出向・長期派遣会社のための勤怠管理
専門人材は、数か月から数年にわたって取引先で働き、多くの場合は取引先のシステムと取引先のプロジェクトコードを使います。TimeTrackingは、配属ごとに承認済みの1か月分を、取引先が見たい形に分けて保持します。事務所が2つのタイムシートを手作業で突き合わせる必要はありません。
出向・長期派遣会社でのTimeTrackingの使い方
配属を1回だけ設定
専門人材、取引先、職種、単価、期間、手当は配属に保存されます。取引先のプロジェクトやコストセンターを追加すると、すべての勤務時間を取引先が使うコードに計上できます。
専門人材が1週間を確認
出向している専門人材の多くは、安定した勤務パターンで働きます。Proでは予測型勤怠管理がいつもの1週間を提案し、本人は例外だけを修正します。タイマーと手入力もいつでも使えます。
取引先の勤務時間を照合
取引先が独自に記録している場合、その月次エクスポートやタイムシートをProのAIパーサーが読み取り、専門人材が記録した内容と照合します。差異は承認の前に表示されます。
月次承認とエクスポート
取引先の直属の上長が、マジックリンクで1か月分を承認します。承認された期間は給与計算へ渡され、ロックされます。訂正は次の期間に入ります。
毎週のシフトではなく、長期の配属
出向は一時的な人材派遣とは異なります。専門人材は1つの取引先で1年以上働くことが多く、週あたりの時間は固定で、月単位のリズムがあり、本人をよく知る担当者がいます。問題になるのは合計時間よりも、プロジェクトごとの内訳、途中で変わった交通費手当、間違った人が承認してしまった月です。
TimeTrackingは、それらすべてを配属に保存します。取引先、職種、単価、期間、交通費などの固定手当、承認できる担当者です。配属が延長されたり単価が変わったりしたときは、1回更新するだけで、以降のすべての入力に反映されます。
- 配属：専門人材 × 取引先 × 職種 × 単価 × 期間
- 取引先ごとに月次、4週ごと、毎週の期間
- 配属ごとの固定手当と走行距離単価
- パートタイムの出向向けに、1人の専門人材が複数の配属を持てる
取引先のプロジェクトコードで勤務時間を管理
多くの取引先は、独自のコードを使って、プロジェクト、作業指示、コストセンターごとに勤務時間を分けて管理したいと考えています。それらを取引先配下のプロジェクトとして設定すると、専門人材はアプリまたはWebで、毎日正しいコードに計上できます。取引先は、自社の経理担当者が期待する構成のまま勤務時間を承認できます。
事務所は配属ごとに同じデータを保持するため、給与計算は合計を、取引先は内訳を、承認済みの1組の勤務時間から確認できます。
2つのタイムシートを、承認済みの1か月に
出向中の専門人材は、取引先独自の勤怠システムにも入力しなければならないことがよくあります。月末に取引先がエクスポートを送ってくると、事務所の誰かが自社の記録と1行ずつ突き合わせます。ProのAIタイムシートパーサーは、そのExcelやCSVのエクスポート、メール、署名済みシートのスキャンを読み取り、専門人材と配属に照合します。
続いて不一致の検出が、2つのバージョンが異なる箇所を表示します。たとえば、片方にしか記録されていない祝日です。取引先に承認を依頼する前に事務所が差異を解決し、その判断は監査証跡に保存されます。
ログイン不要の、直属の上長による承認
承認するのは、多くの場合、月に1回、1〜2名の専門人材を承認する取引先の管理者です。アカウントを作らせるべきではありません。TimeTrackingは、有効期限付きの安全なマジックリンクをメールまたはSMSで送り、1か月分を日別・プロジェクトコード別に表示し、承認者の氏名と承認日時を記録します。
期限が近いのに承認待ちの期間がある場合は、リマインダーが送られます。管理者が多い大口の取引先では、承認を部署ごとに分けられるため、各管理者には自分の担当者だけが表示されます。
給与計算と請求は、今のまま
承認された月は、1ステップで給与計算へエクスポートされます。現在利用できるのは、SD Worx形式のエクスポート、設定可能なCSVとXLSXのエクスポート、REST APIです。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
TimeTrackingは請求書を作成しません。プロジェクトコードと単価を付けた同じ承認済みの勤務時間を、お使いの請求ツールへエクスポートできるため、給与明細と取引先への請求書が同じ数字に基づきます。
同じ月の休暇と病欠
取引先での1か月には、休暇、病欠、事務所での研修日も含まれます。休暇申請と残日数はCoreに含まれるため、勤務時間と並んで期間に表示され、まとめて承認・エクスポートされます。
取引先には、その日が休暇だったことだけが分かり、理由は見えません。給与計算用エクスポートには、日ごとに正しい時間区分が入ります。
- 休暇申請と残日数
- 同じ期間内の病欠
- 給与計算用エクスポートでの時間区分の分離
よくあるご質問
取引先独自のプロジェクトコードで勤務時間を計上できますか？
はい。取引先のプロジェクトやコストセンターを、TimeTrackingのプロジェクトとして追加します。専門人材がそこに計上し、取引先はプロジェクトコードごとに1か月分を承認します。
専門人材は取引先の勤怠システムにも入力しています。それでも手作業で突き合わせる必要がありますか？
Proでは、AIタイムシートパーサーが取引先のエクスポート、メール、スキャンしたシートを読み取り、不一致の検出がTimeTrackingの勤務時間との差異をフラグで表示します。事務所が対応するのは例外だけです。
月次の期間を使えますか？
はい。期間は取引先または配属ごとに、毎週、4週ごと、半月ごと、毎月から設定できます。
取引先は承認するためにアカウントが必要ですか？
いいえ。取引先は、有効期限付きの安全なマジックリンクで承認します。氏名と承認日時は監査証跡に保存されます。
TimeTrackingは取引先に請求書を送りますか？
いいえ。承認済みの勤務時間を、プロジェクトコードと単価付きで、CSV、XLSX、APIを通じて請求ツールへエクスポートします。
どのプランが必要ですか？
Core（ユーザー1人あたり月額€1）には、配属、取引先承認、休暇、給与計算用エクスポートが含まれます。Pro（€3）では、AIタイムシートパーサー、不一致の照合、予測型勤怠管理が加わります。5ユーザーまでは無料です。