訪問介護の1日を4ステップで
巡回を計画
訪問は、ヘルパーごと、日ごとにシフト表で計画します。表示は自由に決められ、たとえば氏名の代わりに利用者番号やルート名を使えます。
訪問と移動を記録
ヘルパーは、アプリで訪問ごとに開始と終了を記録するか、シフト表から提案された訪問を確認します。利用者間の移動時間と走行距離は、独立した種類として記録されます。
1日を確認して提出
巡回の終わりに、ヘルパーは訪問、移動、合計を1つの画面で確認し、実際と違った部分を修正して、その日を提出します。
承認してエクスポート
チームリーダーが、チームの提出済みの日を承認します。訪問時間、移動時間、走行距離は、それぞれ専用のコードで給与計算へ渡されます。
多くの短い訪問を、その場で記録
訪問介護が、9時から5時のタイムシートに収まることはまれです。午前の巡回は、15分の服薬の訪問、45分の朝の身支度、簡単な確認、そして地域を移動してさらに30分、ということもあります。それをあとから記憶で書き出すと、数分が失われます。TimeTrackingでは、各訪問が開始時刻と終了時刻を持つ独立した入力になるため、作り直しなしで1日の合計が合います。
アプリを閉じてもスマートフォンが再起動してもタイマーは動き続け、電波のない場所で記録した訪問は、スマートフォンがオンラインに戻るまで保持されます。訪問が延びたときは、ヘルパーが数秒で終了時刻を修正できます。
- 各訪問を、開始時刻と終了時刻を持つ独立した入力として管理
- 再起動後も動き続けるタイマー、オフライン待機キュー
- シフト表から提案される訪問（Pro）
- 未入力の日があるときのメールのリマインダー
利用者間の移動時間と走行距離
利用者間の移動は労働時間であり、訪問時間とは異なる扱いで支払われることがよくあります。TimeTrackingは、移動時間を独立した時間区分として、走行距離を出発地と到着地の住所から計算して移動ごとに記録します。給与計算には、訪問時間、移動時間、走行距離が、それぞれ専用のコードに対応づけられた、整った形で届きます。
計画担当者は、各巡回のうち移動がどれだけを占めているかが分かります。ケアより運転のほうが多いルートは、チームからの不満だけでなく、数字にも表れます。
- 移動時間は独立した時間区分
- 設定した単価での移動ごとの走行距離
- 訪問、移動、走行距離ごとの別々の給与コード
ヘルパーが自分の1日を確認
巡回をこなした本人が、何があったかを最もよく知っています。1日の終わりに、ヘルパーはすべての訪問、移動、合計を1つの画面で確認し、延びた訪問を修正し、忘れていた移動を追加して提出します。チームリーダーには、月末に山のような修正ではなく、確認済みの1日が届きます。
チームリーダーは、提出された日をWebまたはスマートフォンで承認するか、コメントを付けて差し戻します。すべての変更と承認は監査証跡に保存されるため、先月の勤務時間についての質問にも、明確な答えが出せます。
利用者のプライバシーが最優先
TimeTrackingが記録するのは、勤務時間、移動、経費です。ケア計画システムでも利用者の記録でもなく、診断、ケア計画、ケア記録は保存しません。訪問の表示は、利用者番号やルート名などで自由に決められるため、アプリに利用者の氏名は必要ありません。
データはEUのアイルランドでホスティングされ、アクセスは役割によって決まります。ヘルパーは自分の勤務時間を、チームリーダーは自分のチームを確認できます。アプリはヘルパーの位置情報を追跡せず、スクリーンショットも作業状況のデータも収集しません。
- ケアデータ、診断、ケア計画は保存しない
- 希望すれば、訪問を利用者番号で表示
- 位置情報の追跡なし、スクリーンショットなし
- アイルランドのEUホスティング
ケア計画の代わりではなく、その隣で
どの利用者にどのケアを提供するかは、ケア計画システムが決めます。TimeTrackingはそれを置き換えようとはしません。巡回の時間の部分を扱います。各ヘルパーが何時間働き、どれだけ移動し、何を給与計算へ渡すかです。
給与計算用エクスポートは、SD Worx形式のエクスポートと、設定可能なCSV・XLSXファイルとして利用でき、REST APIでTimeTrackingをほかのシステムと連携できます。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
すべてのヘルパーにとって、簡単に
訪問介護のチームには、あらゆる年代や背景の人がいます。アプリは20言語で利用でき、大きなボタンを使い、スマートフォン自体の文字サイズに従います。業務用のメールアドレスがないヘルパーは、SMSで届くワンタイムコードでログインします。
現在、タイマーはアプリ内で動作します。ロック画面のタイマーは、今後のネイティブアプリのビルドに依存しており、近日公開予定です。
よくあるご質問
TimeTrackingは利用者やケアのデータを保存しますか？
いいえ。記録するのは、勤務時間、移動時間、走行距離、経費です。ケア計画システムでも利用者の記録でもなく、訪問は氏名の代わりに利用者番号で表示できます。
利用者間の移動時間を別に支払えますか？
はい。移動時間は独立した時間区分で、走行距離は移動ごとに記録されるため、どちらも専用の給与コードを付けてエクスポートできます。
ヘルパーが自分で1日を提出しますか？
それが通常の流れです。ヘルパーが巡回の終わりに訪問と移動を確認して提出し、その後チームリーダーが承認します。事務所が勤務時間を入力・修正することもできます。
アプリはヘルパーの居場所を追跡しますか？
いいえ。位置情報の常時追跡はありません。住所でのジオフェンス通知は計画中で、提供されるときはオプションになります。
自社のケア計画システムと連携できますか？
ケア計画システム向けの既製のコネクターはありません。REST APIとファイルエクスポートで、従業員情報と承認済みの勤務時間を、お使いのシステムとやり取りできます。
訪問介護の事業者には、どのプランが必要ですか？
ユーザー1人あたり月額€1のCoreに、シフト表、移動時間と走行距離、承認、休暇、給与計算用エクスポートが含まれます。€3のProでは、シフト表から提案される訪問が加わります。5ユーザーまでは無料です。