ファシリティサービス会社のための勤怠管理
ファシリティサービス会社は、数十の取引先ビルで、清掃、設備の保守、受付、接客を運営し、それぞれに独自の契約と担当者がいます。TimeTrackingは、すべての勤務時間を正しいビルと契約に計上し、追加作業を分けて管理し、各現場の責任者が自分のビルだけを承認できるようにします。
ファシリティサービス会社でのTimeTrackingの使い方
取引先、ビル、契約を整理
各ビルは取引先の下の現場になります。契約業務と追加作業は別々のプロジェクトにするため、勤務時間が混ざることはありません。
チームがビルごとに記録
受付スタッフはシフト表のシフトを確認し、技術者は案件ごとに記録し、清掃スタッフは訪問ごとに記録します。全員が同じアプリを自分の言語で使うか、ビル内のキオスクのタブレットを使います。
契約と実績の比較
ビルと契約ごとの予定と実績の比較で、その月が進行している間に、合意した時間を超えている箇所が分かります。
現場ごとの承認、そしてエクスポート
取引先の各担当者が、自分のビルの勤務時間をマジックリンクで承認します。承認された期間は給与計算へ渡され、請求用にもエクスポートされます。
1つの会社に、多くの職種
ファシリティサービスでは、1つの会社の中に、1日の過ごし方がまったく異なる人々がいます。受付スタッフは1つのビルで固定のシフトで働きます。技術者は1週間に6つのビルを訪問します。清掃チームは夜に短い訪問をします。接客スタッフは取引先のイベントに入ります。TimeTrackingは、そのすべてを1つのシステムで扱います。シフト表のシフト、タイマーで記録する案件、短い訪問が、同じ期間に、同じ承認フロー、同じ給与計算用エクスポートで集約されます。
各従業員がアプリで見られるのは、自分のシフトと入力だけです。計画担当者は、ビルや取引先ごとに全体を把握できます。
- 固定シフト、案件、短い訪問を1つのシステムで
- ビルや取引先で絞り込めるシフト表
- 20言語のアプリ、各従業員が選択
- 業務用スマートフォンのないスタッフ向けに、ビル内のキオスク
ビルごとの契約
ファシリティ契約の多くは、ビルごとの時間数やサービスレベルを取り決めています。TimeTrackingは、すべての勤務時間を、そのビルと該当する契約に紐づけます。ビルごとの予定と実績の比較で、契約が超過していることが分かるため、アカウントマネージャーは月次報告の後ではなく、前に取引先と話せます。
取引先に複数のビルがある場合は、任意の期間について、ビルごとと合計で報告できます。
追加作業を分けて管理
契約外の作業は、利益が生まれるか失われるかの分かれ目です。今夜技術者が必要な水漏れ、改装後の追加清掃、取引先のイベントの設営などです。TimeTrackingでは、追加作業は同じビルの独自のプロジェクトになります。その勤務時間が契約時間に埋もれることはなく、各入力のメモで実施した内容を説明でき、エクスポートでは別の行として表示されます。
TimeTracking自体は請求書を作成しません。承認済みの勤務時間を、ビルとプロジェクトごとに、設定可能なCSV・XLSXエクスポートやREST APIで、お使いの請求ツールへ届けます。
- 契約業務と追加作業を別々のプロジェクトで管理
- 追加作業を説明する、入力ごとのメモ
- レポートとエクスポートで別の行として表示
現場ごとに、適切な人が承認
大口の取引先では、本社の誰も、地方のビルの勤務時間が正しいかどうかは分かりません。分かるのは現場の責任者です。承認は現場ごとに分けられるため、各担当者には自分のビルだけのマジックリンクが届きます。従業員ごとの日、時刻、メモを確認し、行を承認するか、コメントを付けて差し戻します。アカウントもパスワードも不要で、氏名と承認日時は記録されます。
承認者が多い取引先には、各管理者が自分の担当者だけを確認できる、オプションのポータルも用意できます。
ビルに合わせたシフト表
受付デスクやサービスポイントなどの固定ポストは、繰り返しシフトで運用されます。誰かが病欠したときは、計画担当者がどのビルに影響が出るかを確認し、そのシフトを、たとえばすでにそのビルを知っている同僚のグループにオープンシフトとして提示できます。承認済みの休暇と休息時間のルールは、シフト表を公開する前にチェックされます。
Proでは、予測型勤怠管理がシフト表からその日を提案するため、固定ポストのスタッフは通常の1日をワンタップで確認できます。
給与計算と、ほかの環境
承認された勤務時間、時間外労働、ビル間の移動、経費は、1回のエクスポートで給与計算へ渡されます。現在はSD Worx形式のエクスポートと設定可能なCSV・XLSXファイルで、Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。エクスポートされた期間はロックされるため、給与計算、取引先への報告、TimeTrackingは常に一致します。訂正は、次の未締めの期間に入ります。
よくあるご質問
1人の従業員が複数の取引先のビルで働けますか？
はい。すべての入力に独自の現場とプロジェクトが付くため、1日に5つのビルを訪問する技術者にも、正しく計上された5件の入力が残ります。
各取引先は自分のビルだけを確認できますか？
はい。承認は現場ごとに分けられるため、各担当者はマジックリンクで、自分のビルの勤務時間だけを承認します。
追加作業を契約時間と分けて管理するには？
追加作業に、そのビルの独自のプロジェクトを設定します。その勤務時間は、契約時間とは別に報告・エクスポートされます。
TimeTrackingは請求書を作成しますか？
いいえ。承認済みの勤務時間を、ビルとプロジェクトごとに、CSV、XLSX、APIで請求ツールへエクスポートします。
業務用スマートフォンのないスタッフも打刻できますか？
はい。ビル内のキオスクのタブレットで、個人用の6桁のPINを使って出勤・退勤を打刻できます。キオスクは、その場所に限定できます。
どのプランが必要ですか？
ユーザー1人あたり月額€1のCoreに、シフト表、取引先承認、走行距離、給与計算用エクスポートが含まれます。€3のProでは、予測型勤怠管理と、取引先が独自の形式で送ってくる勤務時間のためのAIパーサーが加わります。