NPO・非営利団体のための勤怠管理
助成元は、自分たちが資金を出したプロジェクトに、どれだけの時間が使われたかを知りたがります。そして小さなチームには、年末にカレンダーからそれを作り直す余裕がありません。TimeTrackingは、職員とボランティアの、助成金とプロジェクトごとの勤務時間を、非営利団体の予算に合う価格で、その都度記録します。
記録した勤務時間から助成元への報告まで4ステップ
助成金とプロジェクトを追加
助成金、事業、プロジェクトをそれぞれ作成し、それに従事する職員とボランティアを割り当てます。
その都度、勤務時間を記録
スマートフォンやWebで時間を記録し、複数の助成金にまたがって働く場合は、1日を複数に分けます。
毎月承認
コーディネーターがその月を承認するため、報告書の勤務時間は、氏名と日付が付いた確認済みのものになります。
助成元へ報告
助成元への報告書や会計用に、助成金と期間ごとの勤務時間をCSVまたはXLSXでエクスポートします。
助成金ごとの時間を、助成元向けに準備
多くの助成金は、人件費の一部を負担し、その証拠を求めます。プロジェクトごとのタイムシートで、誰かが承認したもの、ときには月ごとのものです。TimeTrackingは、すべての勤務時間を、それが属する助成金やプロジェクトに紐づけて記録し、承認も一緒に保持します。報告の時期には、全員に昨年のことを思い出して作り直してもらう代わりに、1つの助成金の該当期間の勤務時間をエクスポートするだけです。
1人の職員が複数の助成金に従事することもよくあるため、1日をプロジェクトに分けられます。レポートでは、助成金、人、期間ごとの勤務時間を確認でき、一般管理など、どの助成金も負担しない時間は、独自のプロジェクトとして見える状態のままです。
- 助成金、事業、プロジェクトごとの勤務時間
- 1日を複数の助成金に分割
- 助成金、人、期間ごとのレポート
- 承認済みの勤務時間をそのままエクスポート
職員とボランティアを一か所で
ボランティアは多くの慈善団体の屋台骨であり、助成元の中には、プロジェクトの報告書の一部としてボランティアの時間を求めるところもあります。ボランティアは、職員と同じアプリで、自分のスマートフォンから、自分の言語で勤務時間を記録します。SMSで届くワンタイムコードか、メールのリンクでログインするため、業務用のアカウントは必要ありません。
すべての時間がプロジェクトに紐づくため、ボランティアの活動は独自のプロジェクトに計上し、有給の時間とは別に報告できます。勤務時間を記録するボランティアは、全員が1ユーザーとしてカウントされます。
厳しい予算に合う価格
TimeTrackingは、5ユーザーまで無料です。それより大きなチームは、Coreでユーザー1人あたり月額€1で、承認、シフト表、休暇、走行距離、給与計算用エクスポートが加わります。€3のProでは、予測型勤怠管理と監査ログのエクスポートが加わります。オプション料金も、最低ユーザー数もありません。
支払いは、有効なユーザーの分だけです。1回のイベントだけを手伝うボランティアは、後から無効にでき、その勤務時間は履歴に残ります。
- 5ユーザーまで無料
- Coreはユーザー1人あたり月額€1
- オプション料金なし、最低ユーザー数なし
- 有効なユーザーの分だけを支払い
監査にも耐える承認
助成金の監査で聞かれることは、いつも同じです。誰がその時間を働いたか、誰が確認したか、その後に何か変更されたか。TimeTrackingでは、すべての入力、承認、訂正が監査証跡に記録されます。
期間がエクスポートされてロックされると、変更はできません。訂正は次の未締めの期間の行になるため、すでに助成元へ送った報告書は、正しいまま保たれます。
休暇、走行距離、経費も
小さなチームは、事務作業のたびに別のツールを使いたくありません。休暇申請と残日数、家庭訪問や現場活動の走行距離、経費のレシートは、勤務時間の隣にあり、すべてCoreに含まれます。ボランティアが団体のために行った移動も記録できます。
承認された期間は、SD Worx形式のエクスポート、設定可能なCSVまたはXLSXファイル、またはREST APIで給与計算へ渡されます。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
職員とボランティアを尊重
人が非営利団体に加わるのは、その活動に共感するからであり、監視されるためではありません。TimeTrackingは、スクリーンショットを撮らず、キー入力も記録せず、位置情報も追跡しません。記録するのは、開始、終了、休憩、プロジェクトだけです。データはEUのアイルランドでホスティングされています。
よくあるご質問
TimeTrackingは小規模な非営利団体なら無料ですか？
はい。5ユーザーまで無料です。それを超えると、Coreはユーザー1人あたり月額€1、Proは€3で、オプション料金も最低ユーザー数もありません。
ボランティアはユーザーとしてカウントされますか？
はい。勤務時間を記録する人は全員がユーザーです。支払いは有効なユーザーの分だけなので、ときどき手伝うボランティアは、その間は無効にしておけます。
1人が複数の助成金に時間を分けられますか？
はい。1日を複数のプロジェクトに分けられ、レポートでは助成金、人、期間ごとの勤務時間を確認できます。
助成元への報告書のために、助成金ごとの勤務時間をエクスポートできますか？
はい。承認済みの勤務時間を、プロジェクトと期間ごとに、設定可能なCSVまたはXLSXでエクスポートできます。TimeTracking自体は助成元への報告書を作成しません。エクスポートは、報告書に記載する勤務時間を提供します。
TimeTrackingは会計や寄付集めを行いますか？
いいえ。勤務時間、休暇、走行距離、経費に特化しており、それらをお使いのツールへエクスポートします。
データはどこに保存されますか？
EU内です。主要なデータベースはアイルランドで稼働しており、サブプロセッサーの一覧とその所在地は公開されています。