Salt la conținut
TimeTracking

Pontaj pentru primării și instituții publice

Organizațiile publice trebuie să arate încotro merge timpul: pe ce proiect, pentru ce finanțare și aprobat de cine. TimeTracking înregistrează orele pe proiect, păstrează fiecare aprobare și corecție într-un jurnal de audit și stochează datele în UE, în timp ce angajații își păstrează programul flexibil.

Începeți gratuitVedeți prețurile
Demo animat: săptămâna unui angajat al unei primării, cu ore de început și de sfârșit flexibile, orele împărțite între un proiect finanțat și munca obișnuită, un manager aprobă, iar fiecare pas este stocat în jurnalul de audit, apoi orele proiectului sunt exportate pentru raportul de finanțare. Zile flexibile, Ore pe proiect, Aprobare, cu jurnal de audit, Export pentru finanțare.

Cum folosesc organizațiile publice TimeTracking

  1. Configurați proiectele și codurile

    Adăugați proiectele, programele și codurile de finanțare pe care trebuie înregistrate orele și atribuiți persoanele care lucrează la ele.

  2. Angajații își înregistrează orele

    Angajații își înregistrează orele pe web sau în aplicație, la orele la care lucrează efectiv, și împart o zi pe mai multe proiecte, când este nevoie.

  3. Managerii aprobă

    Managerii aprobă perioada sau returnează orele cu un comentariu. Persoana care aprobă și data și ora sunt stocate la fiecare aprobare.

  4. Raportați și exportați

    Orele pe proiect și perioadă sunt exportate pentru rapoartele de finanțare, salarizare sau sistemul dumneavoastră financiar, ca fișiere sau prin API. Perioadele exportate sunt blocate.

Program flexibil, înregistrat așa cum a fost lucrat

Mulți angajatori publici oferă program flexibil: începi mai devreme, termini mai târziu, o zi mai lungă urmată de una mai scurtă. TimeTracking înregistrează începutul, sfârșitul și pauzele fiecărei zile pe măsură ce au loc, de pe web, din aplicație sau de la un chioșc la un ghișeu. Managerii văd orele lucrate pe persoană și săptămână, fără ca cineva să completeze din memorie o foaie de pontaj la sfârșitul lunii.

TimeTracking înregistrează orele. Modul în care se compensează orele în plus și în minus rămâne în seama propriilor dumneavoastră reguli privind timpul de lucru și a sistemului de resurse umane, care primesc orele aprobate printr-un export sau prin API.

Ore pe proiect pentru finanțări și granturi

Finanțările europene, naționale și regionale cer adesea dovada orelor consumate pe proiectul finanțat. Când angajații înregistrează orele pe proiect încă din prima zi, această dovadă este un raport, nu o reconstituire. Fiecare înregistrare poartă persoana, data, proiectul și aprobarea.

Rapoartele arată orele pe proiect, persoană și perioadă. Exportați orele unui proiect ca fișier CSV sau XLSX configurabil pentru raportul de finanțare sau citiți-le prin API-ul REST în sistemul dumneavoastră financiar. TimeTracking nu redactează el însuși raportul de finanțare; livrează orele aprobate pe care se bazează raportul.

  • Ore pe proiect, program sau cod de finanțare
  • O zi împărțită pe mai multe proiecte
  • Rapoarte pe proiect, persoană și perioadă
  • CSV, XLSX și API REST

Un jurnal de audit pentru fiecare oră

Auditorii și controlorii pun aceleași întrebări: cine a introdus o oră, cine a aprobat-o și ce s-a schimbat ulterior. TimeTracking stochează sursa fiecărei înregistrări, fiecare aprobare cu nume și dată și oră și fiecare corecție.

Fluxul de stări merge de la ciornă la trimis, aprobat, exportat și blocat. După ce o perioadă este exportată și blocată, nimic nu se mai schimbă pe tăcute: o corecție devine o linie în următoarea perioadă deschisă. Pe Pro, jurnalul de audit poate fi exportat pentru un auditor.

  • Sursa fiecărei înregistrări
  • Numele persoanei care aprobă și data și ora
  • Perioade blocate, corecturi în perioada următoare
  • Export al jurnalului de audit (Pro)

Găzduire în UE și protecția datelor

Datele clienților sunt stocate în UE, în Irlanda. Un acord de prelucrare a datelor este disponibil, iar subprocesatorii sunt listați public, cu locația și starea lor. Accesul se bazează pe roluri: angajații își văd propriile ore, managerii își văd echipa.

TimeTracking nu face capturi de ecran, nu înregistrează tastele și nu urmărește locația. Acest lucru ajută când reprezentanții angajaților sau responsabilul cu protecția datelor analizează instrumentul.

Simplu de evaluat și de achiziționat

Prețurile sunt publice: gratuit până la 5 utilizatori, €1 per utilizator pe lună pe Core și €3 pe Pro, fără module suplimentare și fără număr minim de utilizatori. Astfel este posibil să începeți cu un departament sau o echipă de proiect, să testați în practică și să decideți ulterior asupra unei implementări mai largi.

Documentația privind securitatea, subprocesatorii și API-ul este publică, ceea ce ajută când pregătiți un dosar de achiziție sau o evaluare a impactului asupra protecției datelor.

Se potrivește alături de sistemele dumneavoastră existente

Organizațiile publice folosesc deja sisteme de resurse umane, de salarizare și financiare. TimeTracking face un singur lucru, ore aprobate, și le predă mai departe. Disponibile astăzi: exporturi CSV și XLSX configurabile, un export în format SD Worx, API-ul REST și webhookuri semnate.

Single sign-on (SSO) și provizionarea utilizatorilor prin SCIM vor fi disponibile în curând. Până atunci, angajații se autentifică cu un magic link pe e-mail sau cu un cod unic.

Întrebări frecvente

Pot fi înregistrate orele pe proiecte și coduri de finanțare?

Da. Fiecare înregistrare este legată de un proiect, iar o zi poate fi împărțită pe mai multe proiecte. Rapoartele și exporturile arată orele pe proiect, persoană și perioadă.

Unde sunt stocate datele?

În UE. Baza de date principală rulează în Irlanda, iar lista completă a subprocesatorilor, cu locația lor, este publică.

Pot orele aprobate să fie modificate în continuare?

Orele aprobate pot fi redeschise înainte de export. După ce o perioadă este exportată și blocată, nu se mai schimbă; corecturile merg în următoarea perioadă deschisă și sunt înregistrate în jurnalul de audit.

Suportă TimeTracking single sign-on?

SSO și SCIM vor fi disponibile în curând pe Pro. Astăzi, angajații se autentifică cu un magic link pe e-mail sau cu un cod unic.

Este TimeTracking certificat ISO 27001 sau BIO?

TimeTracking nu pretinde aceste certificări. Pagina de securitate descrie măsurile existente, cum ar fi găzduirea în UE, criptarea, izolarea clienților și jurnalul de audit.

Monitorizează TimeTracking angajații?

Nu. Înregistrează începutul, sfârșitul, pauzele și proiectul. Nu face capturi de ecran, nu înregistrează tastele și nu urmărește locația.

Pagini similare

Încercați TimeTracking gratuit

Gratuit până la 5 utilizatori. Core de la €1 per utilizator pe lună, totul inclus.

Începeți gratuitVedeți prețurile