Gå til indhold
TimeTracking

Tidsregistrering til kommuner og offentlige myndigheder

Offentlige organisationer skal kunne vise, hvor tiden går hen: på hvilket projekt, til hvilket tilskud og godkendt af hvem. TimeTracking registrerer timer pr. projekt, gemmer hver godkendelse og rettelse i et revisionsspor og lagrer data i EU, mens medarbejderne beholder deres fleksible arbejdstid.

Start gratisSe priser
Animeret demo: en kommunal medarbejders uge med fleksibel start og slut, timerne fordelt på et støttet projekt og almindeligt arbejde, en leder godkender, og hvert trin gemmes i revisionssporet, og projekttimerne eksporteres til tilskudsrapporten. Fleksible dage, Timer pr. projekt, Godkend, med revisionsspor, Eksport til tilskuddet.

Sådan bruger offentlige organisationer TimeTracking

  1. Opsæt projekter og koder

    Tilføj de projekter, programmer og tilskudskoder, som timer skal bogføres på, og tildel de personer, der arbejder på dem.

  2. Medarbejderne registrerer deres timer

    Medarbejdere registrerer deres timer på nettet eller i appen, på de tidspunkter de faktisk arbejder, og fordeler en dag på flere projekter, hvor det er nødvendigt.

  3. Lederne godkender

    Ledere godkender perioden eller sender timer tilbage med en kommentar. Godkender og tidsstempel gemmes ved hver godkendelse.

  4. Rapportér og eksportér

    Timer pr. projekt og periode eksporteres til tilskudsrapporter, løn eller dit økonomisystem, som filer eller via API'et. Eksporterede perioder er låst.

Fleksibel arbejdstid, registreret som arbejdet

Mange offentlige arbejdsgivere tilbyder fleksibel arbejdstid: start tidligt, slut sent, en længere dag efterfulgt af en kortere. TimeTracking registrerer start, slut og pauser for hver dag, som de sker, fra nettet, appen eller en kiosk i en borgerservice. Ledere ser arbejdede timer pr. person og uge, uden at nogen udfylder en timeseddel fra hukommelsen ved månedens slutning.

TimeTracking registrerer timerne. Hvordan plus- og minustimer afregnes, bliver hos dine egne arbejdstidsregler og dit HR-system, som modtager de godkendte timer via en eksport eller API'et.

Timer pr. projekt til tilskud og puljer

Europæiske, nationale og regionale tilskud kræver ofte dokumentation for de timer, der er brugt på det støttede projekt. Når medarbejderne bogfører timer pr. projekt fra dag ét, er den dokumentation en rapport og ikke en rekonstruktion. Hver registrering bærer personen, datoen, projektet og godkendelsen.

Rapporter viser timer pr. projekt, person og periode. Eksportér timerne for ét projekt som en konfigurerbar CSV- eller XLSX-fil til tilskudsrapporten, eller læs dem via REST API'et ind i dit økonomisystem. TimeTracking skriver ikke selv tilskudsrapporten. Det leverer de godkendte timer, rapporten bygger på.

  • Timer pr. projekt, program eller tilskudskode
  • Én dag fordelt på flere projekter
  • Rapporter pr. projekt, person og periode
  • CSV, XLSX og REST API

Et revisionsspor for hver time

Revisorer og controllere stiller de samme spørgsmål: Hvem indtastede en time, hvem godkendte den, og hvad blev ændret bagefter. TimeTracking gemmer kilden til hver registrering, hver godkendelse med navn og tidsstempel og hver rettelse.

Statusforløbet går fra kladde til indsendt, godkendt, eksporteret og låst. Når en periode er eksporteret og låst, ændres intet i det stille: En rettelse bliver en linje i næste åbne periode. På Pro kan revisionsloggen eksporteres til en revisor.

  • Kilden til hver registrering
  • Godkenders navn og tidsstempel
  • Låste perioder, rettelser i næste periode
  • Eksport af revisionslog (Pro)

EU-hosting og databeskyttelse

Kundedata lagres i EU, i Irland. En databehandleraftale er tilgængelig, og underdatabehandlere er offentligt oplistet med deres placering og status. Adgangen er rollebaseret: Medarbejdere ser deres egne timer, ledere ser deres team.

TimeTracking tager ingen skærmbilleder, registrerer ikke tastetryk og følger ikke placering. Det hjælper, når medarbejderrepræsentationen eller databeskyttelsesrådgiveren gennemgår værktøjet.

Enkelt at vurdere og indkøbe

Priserne er offentlige: gratis op til 5 brugere, €1 pr. bruger pr. måned på Core og €3 på Pro, uden tilkøb og uden minimumsantal pladser. Det gør det muligt at starte med én afdeling eller ét projekthold, afprøve det i praksis og bagefter beslutte en bredere udrulning.

Dokumentationen om sikkerhed, underdatabehandlere og API'et er offentlig, hvilket hjælper, når du forbereder en udbudssag eller en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse.

Passer ved siden af dine eksisterende systemer

Offentlige organisationer kører allerede HR-, løn- og økonomisystemer. TimeTracking gør ét job, godkendte timer, og afleverer dem videre. Live i dag: konfigurerbare CSV- og XLSX-eksporter, en eksport i SD Worx-format, REST API'et og signerede webhooks.

Single sign-on (SSO) og SCIM-brugeroprettelse kommer snart. Indtil da logger medarbejdere ind med et magic link på e-mail eller en engangskode.

Ofte stillede spørgsmål

Kan timer bogføres på projekter og tilskudskoder?

Ja. Hver registrering er knyttet til et projekt, og en dag kan fordeles på flere projekter. Rapporter og eksporter viser timer pr. projekt, person og periode.

Hvor lagres data?

I EU. Den primære database kører i Irland, og den fulde liste over underdatabehandlere med deres placering er offentlig.

Kan godkendte timer stadig ændres?

Godkendte timer kan genåbnes før eksport. Når en periode er eksporteret og låst, ændres den ikke længere. Rettelser går ind i næste åbne periode og registreres i revisionssporet.

Understøtter TimeTracking single sign-on?

SSO og SCIM kommer snart på Pro. I dag logger medarbejdere ind med et magic link på e-mail eller en engangskode.

Er TimeTracking ISO 27001- eller BIO-certificeret?

TimeTracking hævder ikke disse certificeringer. Sikkerhedssiden beskriver de foranstaltninger, der er på plads, som EU-hosting, kryptering, adskillelse af kunder og revisionsloggen.

Overvåger TimeTracking medarbejdere?

Nej. Det registrerer start, slut, pauser og projektet. Det tager ingen skærmbilleder, registrerer ikke tastetryk og følger ikke placering.

Relaterede sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.

Start gratisSe priser