Hopp til innholdet
TimeTracking

Timeregistrering for kommuner og offentlige virksomheter

Offentlige virksomheter må kunne vise hvor tiden går: på hvilket prosjekt, for hvilket tilskudd og godkjent av hvem. TimeTracking registrerer timer per prosjekt, holder hver godkjenning og rettelse i et revisjonsspor og lagrer data i EU, mens de ansatte beholder fleksitiden sin.

Kom i gang gratisSe priser
Animert demo: en kommuneansatts uke med fleksible start- og sluttider, timene fordelt på et støttet prosjekt og vanlig arbeid, en leder godkjenner og hvert steg lagres i revisjonssporet, og prosjekttimene eksporteres til tilskuddsrapporten. Fleksible dager, Timer per prosjekt, Godkjenn, med revisjonsspor, Eksport til tilskuddet.

Slik bruker offentlige virksomheter TimeTracking

  1. Sett opp prosjekter og koder

    Legg inn prosjektene, programmene og tilskuddskodene timer skal føres på, og tildel personene som jobber med dem.

  2. De ansatte fører timene sine

    De ansatte registrerer timene sine på nettet eller i appen, til de tidene de faktisk jobber, og deler en dag på flere prosjekter ved behov.

  3. Lederne godkjenner

    Lederne godkjenner perioden eller sender timer tilbake med en kommentar. Godkjenner og tidspunkt lagres med hver godkjenning.

  4. Rapporter og eksporter

    Timer per prosjekt og periode eksporteres til tilskuddsrapporter, lønn eller økonomisystemet ditt, som filer eller via API-et. Eksporterte perioder låses.

Fleksitid, registrert slik den er jobbet

Mange offentlige arbeidsgivere tilbyr fleksitid: starte tidlig, slutte sent, en lengre dag etterfulgt av en kortere. TimeTracking registrerer start, slutt og pauser for hver dag mens de skjer, fra nettet, appen eller en kiosk i en skranke. Lederne ser arbeidede timer per person og uke, uten at noen fyller ut en timeliste fra hukommelsen ved månedsslutt.

TimeTracking registrerer timene. Hvordan pluss- og minustimer gjøres opp, bestemmes fortsatt av dine egne arbeidstidsregler og HR-systemet ditt, som mottar de godkjente timene via en eksport eller API-et.

Timer per prosjekt for tilskudd og støtte

Europeiske, nasjonale og regionale tilskudd krever ofte dokumentasjon på timene brukt på det finansierte prosjektet. Når de ansatte fører timer per prosjekt fra første dag, er den dokumentasjonen en rapport og ikke en rekonstruksjon. Hver registrering har personen, datoen, prosjektet og godkjenningen med seg.

Rapporter viser timer per prosjekt, person og periode. Eksporter timene for ett prosjekt som en konfigurerbar CSV- eller XLSX-fil til tilskuddsrapporten, eller les dem via REST-API-et inn i økonomisystemet ditt. TimeTracking skriver ikke selve tilskuddsrapporten. Det leverer de godkjente timene rapporten bygger på.

  • Timer per prosjekt, program eller tilskuddskode
  • Én dag delt på flere prosjekter
  • Rapporter per prosjekt, person og periode
  • CSV, XLSX og REST-API

Et revisjonsspor for hver time

Revisorer og kontrollører stiller de samme spørsmålene: hvem førte en time, hvem godkjente den og hva ble endret etterpå. TimeTracking lagrer kilden til hver registrering, hver godkjenning med navn og tidspunkt og hver rettelse.

Statusflyten går fra utkast til innsendt, godkjent, eksportert og låst. Når en periode er eksportert og låst, endres ingenting i det stille: en rettelse blir en linje i neste åpne periode. På Pro kan revisjonsloggen eksporteres til en revisor.

  • Kilden til hver registrering
  • Godkjenners navn og tidspunkt
  • Låste perioder, rettelser i neste periode
  • Eksport av revisjonslogg (Pro)

Lagring i EU og personvern

Kundedata lagres i EU, i Irland. En databehandleravtale er tilgjengelig, og underleverandører er offentlig oppført med sted og status. Tilgangen er rollebasert: ansatte ser sine egne timer, ledere ser teamet sitt.

TimeTracking tar ingen skjermbilder, logger ikke tastetrykk og sporer ikke posisjon. Det hjelper når de tillitsvalgte eller personvernombudet vurderer verktøyet.

Enkelt å vurdere og anskaffe

Prisene er offentlige: gratis for opptil 5 brukere, €1 per bruker per måned på Core og €3 på Pro, uten tilleggsmoduler og uten minimum antall brukere. Det gjør det mulig å starte med én avdeling eller ett prosjektteam, teste det i praksis og bestemme seg for bredere utrulling etterpå.

Dokumentasjon om sikkerhet, underleverandører og API-et er offentlig, noe som hjelper når du forbereder et anskaffelsesdokument eller en personvernkonsekvensvurdering.

Passer ved siden av systemene du allerede har

Offentlige virksomheter har allerede HR-, lønns- og økonomisystemer. TimeTracking gjør én jobb, godkjente timer, og leverer dem videre. I drift i dag: konfigurerbare CSV- og XLSX-eksporter, en eksport i SD Worx-format, REST-API-et og signerte webhooks.

Single sign-on (SSO) og SCIM-brukerprovisjonering kommer snart. Inntil da logger de ansatte inn med en magisk lenke på e-post eller en engangskode.

Ofte stilte spørsmål

Kan timer føres på prosjekter og tilskuddskoder?

Ja. Hver registrering er knyttet til et prosjekt, og en dag kan deles på flere prosjekter. Rapporter og eksporter viser timer per prosjekt, person og periode.

Hvor lagres dataene?

I EU. Primærdatabasen kjører i Irland, og den fullstendige listen over underleverandører med sted er offentlig.

Kan godkjente timer fortsatt endres?

Godkjente timer kan gjenåpnes før eksport. Når en periode er eksportert og låst, endres den ikke lenger. Rettelser går inn i neste åpne periode og lagres i revisjonssporet.

Støtter TimeTracking single sign-on?

SSO og SCIM kommer snart på Pro. I dag logger de ansatte inn med en magisk lenke på e-post eller en engangskode.

Er TimeTracking sertifisert etter ISO 27001 eller BIO?

TimeTracking hevder ikke disse sertifiseringene. Sikkerhetssiden beskriver tiltakene som er på plass, som lagring i EU, kryptering, isolasjon mellom kunder og revisjonsloggen.

Overvåker TimeTracking de ansatte?

Nei. Det registrerer start, slutt, pauser og prosjektet. Det tar ingen skjermbilder, logger ikke tastetrykk og sporer ikke posisjon.

Relaterte sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.

Kom i gang gratisSe priser