Control horario para ayuntamientos y organismos públicos
Las organizaciones públicas deben poder mostrar adónde va el tiempo: en qué proyecto, para qué subvención y aprobado por quién. TimeTracking registra las horas por proyecto, guarda cada aprobación y cada corrección en un registro de auditoría y almacena los datos en la UE, mientras el personal mantiene su jornada flexible.
Cómo usan TimeTracking las organizaciones públicas
Configure proyectos y códigos
Añada los proyectos, programas y códigos de subvención a los que hay que imputar horas, y asigne a las personas que trabajan en ellos.
El personal imputa sus horas
Los empleados registran sus horas en la web o en la app, en los momentos en que realmente trabajan, y reparten un día entre varios proyectos cuando hace falta.
Los responsables aprueban
Los responsables aprueban el periodo o devuelven las horas con un comentario. Con cada aprobación se guardan el aprobador y la marca de tiempo.
Informe y exportación
Las horas por proyecto y periodo se exportan para los informes de subvenciones, la nómina o su sistema financiero, como archivos o mediante la API. Los periodos exportados se bloquean.
Jornada flexible, registrada tal como se trabaja
Muchos empleadores públicos ofrecen jornada flexible: entrar temprano, salir tarde, un día largo seguido de uno más corto. TimeTracking registra el inicio, el fin y las pausas de cada día a medida que ocurren, desde la web, la app o un quiosco en una ventanilla de atención. Los responsables ven las horas trabajadas por persona y semana, sin que nadie rellene una hoja de horas de memoria a final de mes.
TimeTracking registra las horas. La forma de compensar las horas de más y de menos queda en sus propias normas de jornada y en su sistema de RR. HH., que reciben las horas aprobadas mediante una exportación o la API.
Horas por proyecto para subvenciones y ayudas
Las subvenciones europeas, nacionales y regionales suelen exigir una justificación de las horas dedicadas al proyecto financiado. Cuando el personal imputa horas por proyecto desde el primer día, esa justificación es un informe y no una reconstrucción. Cada registro lleva la persona, la fecha, el proyecto y la aprobación.
Los informes muestran las horas por proyecto, persona y periodo. Exporte las horas de un proyecto como un archivo CSV o XLSX configurable para el informe de la subvención, o consúltelas mediante la API REST desde su sistema financiero. TimeTracking no redacta el informe de la subvención; entrega las horas aprobadas en las que se basa.
- Horas por proyecto, programa o código de subvención
- Un día repartido entre varios proyectos
- Informes por proyecto, persona y periodo
- CSV, XLSX y API REST
Un registro de auditoría para cada hora
Los auditores y los interventores hacen siempre las mismas preguntas: quién introdujo una hora, quién la aprobó y qué cambió después. TimeTracking guarda el origen de cada registro, cada aprobación con nombre y marca de tiempo, y cada corrección.
El flujo de estados va de borrador a enviado, aprobado, exportado y bloqueado. Cuando un periodo se exporta y se bloquea, nada cambia en silencio: una corrección se convierte en una línea del siguiente periodo abierto. En Pro, el registro de auditoría se puede exportar para un auditor.
- Origen de cada registro
- Nombre del aprobador y marca de tiempo
- Periodos bloqueados, correcciones en el periodo siguiente
- Exportación del registro de auditoría (Pro)
Alojamiento en la UE y protección de datos
Los datos de los clientes se almacenan en la UE, en Irlanda. Hay un contrato de encargado del tratamiento disponible, y los subencargados figuran públicamente con su ubicación y su estado. El acceso se basa en roles: los empleados ven sus propias horas y los responsables ven a su equipo.
TimeTracking no hace capturas de pantalla, no registra pulsaciones y no rastrea la ubicación. Eso ayuda cuando el comité de empresa o el delegado de protección de datos revisan la herramienta.
Sencillo de evaluar y de contratar
Los precios son públicos: gratis hasta 5 usuarios, €1 por usuario al mes en Core y €3 en Pro, sin complementos ni mínimo de usuarios. Eso permite empezar con un departamento o un equipo de proyecto, probarlo en la práctica y decidir después un despliegue más amplio.
La documentación sobre seguridad, subencargados y API es pública, lo que ayuda al preparar un expediente de contratación o una evaluación de impacto relativa a la protección de datos.
Encaja junto a sus sistemas actuales
Las organizaciones públicas ya tienen sistemas de RR. HH., de nóminas y financieros. TimeTracking hace una sola cosa, las horas aprobadas, y las entrega. Disponible hoy: exportaciones CSV y XLSX configurables, una exportación en formato SD Worx, la API REST y webhooks firmados.
El inicio de sesión único (SSO) y el aprovisionamiento de usuarios con SCIM llegarán próximamente. Hasta entonces, el personal accede con un enlace mágico por email o con un código de un solo uso.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden imputar horas a proyectos y códigos de subvención?
Sí. Cada registro está vinculado a un proyecto, y un día se puede repartir entre varios proyectos. Los informes y las exportaciones muestran las horas por proyecto, persona y periodo.
¿Dónde se almacenan los datos?
En la UE. La base de datos principal funciona en Irlanda, y la lista completa de subencargados con su ubicación es pública.
¿Se pueden modificar las horas ya aprobadas?
Las horas aprobadas se pueden reabrir antes de la exportación. Cuando un periodo se exporta y se bloquea, ya no cambia; las correcciones van al siguiente periodo abierto y quedan registradas en el registro de auditoría.
¿Admite TimeTracking el inicio de sesión único?
SSO y SCIM llegarán próximamente en Pro. Hoy el personal accede con un enlace mágico por email o con un código de un solo uso.
¿Cuenta TimeTracking con certificación ISO 27001 o ENS?
TimeTracking no se atribuye estas certificaciones. La página de seguridad describe las medidas vigentes, como el alojamiento en la UE, el cifrado, el aislamiento entre clientes y el registro de auditoría.
¿Vigila TimeTracking a los empleados?
No. Registra el inicio, el fin, las pausas y el proyecto. No hace capturas de pantalla, no registra pulsaciones y no rastrea la ubicación.
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