Naar de inhoud
TimeTracking

Urenregistratie voor gemeenten en overheidsorganisaties

Overheidsorganisaties moeten kunnen laten zien waar tijd naartoe gaat: naar welk project, voor welke subsidie en goedgekeurd door wie. TimeTracking registreert uren per project, bewaart elke goedkeuring en correctie in een audittrail en slaat gegevens op in de EU, terwijl medewerkers hun flexibele werktijden houden.

Gratis startenBekijk prijzen
Geanimeerde demo: de week van een gemeenteambtenaar met flexibele begin- en eindtijden, de uren verdeeld over een gesubsidieerd project en regulier werk, een leidinggevende keurt goed terwijl elke stap in de audittrail komt, en de projecturen worden geëxporteerd voor de subsidieverantwoording. Flexibele dagen, Uren per project, Goedkeuren met audittrail, Export voor de subsidie.

Zo werken overheidsorganisaties met TimeTracking

  1. Projecten en codes inrichten

    Voeg de projecten, programma's en subsidiecodes toe waarop uren geschreven moeten worden, en koppel de medewerkers die eraan werken.

  2. Medewerkers schrijven hun uren

    Medewerkers registreren hun uren op het web of in de app, op de tijden waarop ze echt werken, en verdelen een dag over meerdere projecten waar nodig.

  3. Leidinggevenden keuren goed

    Leidinggevenden keuren de periode goed of sturen uren terug met een opmerking. Bij elke goedkeuring worden naam en tijdstip vastgelegd.

  4. Verantwoorden en exporteren

    Uren per project en periode worden geëxporteerd voor subsidieverantwoording, salarisadministratie of je financiële systeem, als bestand of via de API. Geëxporteerde periodes worden vergrendeld.

Flexibele werktijden, vastgelegd zoals gewerkt

Veel overheidswerkgevers bieden flexibele werktijden: vroeg beginnen, laat stoppen, een lange dag gevolgd door een korte. TimeTracking legt begin, eind en pauzes van elke dag vast op het moment zelf, via het web, de app of een kiosk bij de publieksbalie. Leidinggevenden zien gewerkte uren per persoon en week, zonder dat iemand aan het eind van de maand uit het hoofd een urenbriefje invult.

TimeTracking registreert de uren. Hoe plus- en minuren worden verrekend, blijft geregeld in je eigen werktijdenregeling en HR-systeem, dat de goedgekeurde uren via een export of de API ontvangt.

Uren per project voor subsidies

Europese, landelijke en provinciale subsidies vragen vaak om bewijs van de uren die aan het gesubsidieerde project zijn besteed. Als medewerkers vanaf dag één per project schrijven, is dat bewijs een rapport en geen reconstructie. Elke registratie bevat de medewerker, de datum, het project en de goedkeuring.

Rapportages tonen uren per project, medewerker en periode. Exporteer de uren van één project als instelbaar CSV- of XLSX-bestand voor de subsidieverantwoording, of lees ze via de REST API in je financiële systeem in. TimeTracking stelt de verantwoording zelf niet op; het levert de goedgekeurde uren waarop die gebaseerd is.

  • Uren per project, programma of subsidiecode
  • Eén dag verdeeld over meerdere projecten
  • Rapportages per project, medewerker en periode
  • CSV, XLSX en REST API

Een audittrail voor elk uur

Accountants en controllers stellen steeds dezelfde vragen: wie heeft een uur ingevoerd, wie heeft het goedgekeurd en wat is er daarna gewijzigd? TimeTracking bewaart de bron van elke registratie, elke goedkeuring met naam en tijdstip, en elke correctie.

De statusflow loopt van concept naar ingediend, goedgekeurd, geëxporteerd en vergrendeld. Is een periode geëxporteerd en vergrendeld, dan verandert er niets meer ongemerkt: een correctie wordt een regel in de volgende open periode. Op Pro kun je de auditlog exporteren voor de accountant.

  • Bron van elke registratie
  • Naam en tijdstip van de goedkeurder
  • Vergrendelde periodes, correcties in de volgende periode
  • Export van de auditlog (Pro)

Hosting in de EU en gegevensbescherming

Klantgegevens worden opgeslagen in de EU, in Ierland. Er is een verwerkersovereenkomst beschikbaar, en subverwerkers staan openbaar vermeld met locatie en status. Toegang is gebaseerd op rollen: medewerkers zien hun eigen uren, leidinggevenden hun team.

TimeTracking maakt geen screenshots, registreert geen toetsaanslagen en volgt geen locatie. Dat helpt als de ondernemingsraad of de functionaris gegevensbescherming de tool beoordeelt.

Eenvoudig te beoordelen en in te kopen

De prijzen zijn openbaar: gratis tot 5 gebruikers, € 1 per gebruiker per maand op Core en € 3 op Pro, zonder add-ons en zonder minimumaantal gebruikers. Zo kun je beginnen met één afdeling of projectteam, het in de praktijk testen en daarna besluiten over verdere uitrol.

Documentatie over beveiliging, subverwerkers en de API is openbaar. Dat helpt bij het opstellen van een inkoopdossier of een DPIA.

Past naast je bestaande systemen

Overheidsorganisaties hebben al HR-, salaris- en financiële systemen. TimeTracking doet één ding, goedgekeurde uren, en levert die aan. Vandaag live: instelbare CSV- en XLSX-exports, een export in SD Worx-formaat, de REST API en ondertekende webhooks.

Single sign-on (SSO) en SCIM voor gebruikersbeheer komen binnenkort. Tot die tijd loggen medewerkers in met een magic link per mail of een eenmalige code.

Veelgestelde vragen

Kunnen uren op projecten en subsidiecodes worden geschreven?

Ja. Elke registratie is gekoppeld aan een project, en een dag kan over meerdere projecten worden verdeeld. Rapportages en exports tonen uren per project, medewerker en periode.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

In de EU. De hoofddatabase draait in Ierland, en de volledige lijst met subverwerkers en hun locatie is openbaar.

Kunnen goedgekeurde uren nog worden gewijzigd?

Goedgekeurde uren kunnen vóór de export worden heropend. Is een periode geëxporteerd en vergrendeld, dan verandert die niet meer; correcties komen in de volgende open periode en worden vastgelegd in de audittrail.

Ondersteunt TimeTracking single sign-on?

SSO en SCIM komen binnenkort op Pro. Vandaag loggen medewerkers in met een magic link per mail of een eenmalige code.

Is TimeTracking gecertificeerd voor ISO 27001 of de BIO?

TimeTracking claimt deze certificeringen niet. De beveiligingspagina beschrijft welke maatregelen er zijn, zoals hosting in de EU, versleuteling, scheiding tussen organisaties en de auditlog.

Houdt TimeTracking medewerkers in de gaten?

Nee. Het registreert begin, eind, pauzes en het project. Er worden geen screenshots gemaakt, geen toetsaanslagen vastgelegd en geen locaties gevolgd.

Gerelateerde pagina's

Probeer TimeTracking gratis

Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.

Gratis startenBekijk prijzen