Přejít na obsah
TimeTracking

Evidence pracovní doby pro obce a veřejné instituce

Veřejné organizace musejí prokázat, kam čas jde: na který projekt, pro kterou dotaci a kdo to schválil. TimeTracking eviduje hodiny podle projektu, uchovává každé schválení a opravu v auditní stopě a ukládá data v EU, zatímco zaměstnanci si ponechají pružnou pracovní dobu.

Začít zdarmaZobrazit ceník
Animované demo: týden zaměstnance obce s pružným začátkem a koncem pracovní doby, hodiny rozdělené mezi dotovaný projekt a běžnou práci, vedoucí schválí a každý krok se uloží do auditní stopy a hodiny projektu se exportují pro zprávu o dotaci. Pružné dny, Hodiny podle projektu, Schválení s auditní stopou, Export pro dotaci.

Jak veřejné organizace používají TimeTracking

  1. Nastavte projekty a kódy

    Přidejte projekty, programy a kódy dotací, na které se musejí hodiny zapisovat, a přiřaďte lidi, kteří na nich pracují.

  2. Zaměstnanci zapisují hodiny

    Zaměstnanci zaznamenávají hodiny na webu nebo v aplikaci v době, kdy skutečně pracují, a v případě potřeby rozdělí den mezi několik projektů.

  3. Vedoucí schvalují

    Vedoucí schválí období nebo hodiny vrátí s komentářem. Ke každému schválení se uloží schvalující a časové razítko.

  4. Reportujte a exportujte

    Hodiny podle projektu a období se exportují pro zprávy o dotacích, mzdy nebo váš finanční systém, jako soubory nebo přes API. Exportovaná období jsou uzamčená.

Pružná pracovní doba, zaznamenaná tak, jak se pracovalo

Mnoho veřejných zaměstnavatelů nabízí pružnou pracovní dobu: začít dřív, skončit později, delší den následovaný kratším. TimeTracking zaznamenává začátek, konec a přestávky každého dne za pochodu, z webu, aplikace nebo kiosku u přepážky. Vedoucí vidí odpracované hodiny podle osoby a týdne, aniž by někdo na konci měsíce vyplňoval výkaz z paměti.

TimeTracking eviduje hodiny. Jak se vyrovnávají plusové a minusové hodiny, zůstává na vašich pravidlech pracovní doby a personálním systému, které schválené hodiny dostanou exportem nebo přes API.

Hodiny podle projektu pro dotace a granty

Evropské, národní a regionální dotace často vyžadují doložení hodin strávených na financovaném projektu. Když zaměstnanci zapisují hodiny podle projektu od prvního dne, je doložení reportem, ne rekonstrukcí. Každý záznam nese osobu, datum, projekt a schválení.

Přehledy ukazují hodiny podle projektu, osoby a období. Hodiny jednoho projektu exportujte jako konfigurovatelný soubor CSV nebo XLSX pro zprávu o dotaci, nebo je načtěte přes REST API do finančního systému. TimeTracking zprávu o dotaci samo nepíše, dodává schválené hodiny, na kterých je založena.

  • Hodiny podle projektu, programu nebo kódu dotace
  • Jeden den rozdělený mezi několik projektů
  • Přehledy podle projektu, osoby a období
  • CSV, XLSX a REST API

Auditní stopa pro každou hodinu

Auditoři a kontroloři kladou stále stejné otázky: kdo hodinu zadal, kdo ji schválil a co se poté změnilo. TimeTracking ukládá zdroj každého záznamu, každé schválení se jménem a časovým razítkem a každou opravu.

Stavový tok vede od konceptu přes odeslané, schválené a exportované až po uzamčené. Po exportu a uzamčení období se nic nemění potichu: oprava se stane řádkem v dalším otevřeném období. V tarifu Pro lze auditní log exportovat pro auditora.

  • Zdroj každého záznamu
  • Jméno schvalujícího a časové razítko
  • Uzamčená období, opravy v dalším období
  • Export auditního logu (Pro)

Hosting v EU a ochrana údajů

Data zákazníků jsou uložena v EU, v Irsku. K dispozici je smlouva o zpracování osobních údajů a subdodavatelé jsou veřejně uvedeni s lokalitou a stavem. Přístup se řídí rolemi: zaměstnanci vidí své hodiny, vedoucí svůj tým.

TimeTracking nepořizuje snímky obrazovky, nezaznamenává stisky kláves a nesleduje polohu. To pomáhá, když nástroj posuzuje zaměstnanecká rada nebo pověřenec pro ochranu osobních údajů.

Snadné posouzení a pořízení

Ceny jsou veřejné: zdarma do 5 uživatelů, €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core a €3 v tarifu Pro, bez doplňků a minimálního počtu licencí. Díky tomu lze začít s jedním oddělením nebo projektovým týmem, vyzkoušet to v praxi a o širším nasazení rozhodnout později.

Dokumentace k zabezpečení, subdodavatelům a API je veřejná, což pomáhá při přípravě podkladů pro zadání zakázky nebo posouzení vlivu na ochranu osobních údajů.

Zapadne vedle vašich stávajících systémů

Veřejné organizace už provozují personální, mzdové a finanční systémy. TimeTracking dělá jednu věc, schválené hodiny, a předává je dál. Dnes funguje: konfigurovatelné exporty CSV a XLSX, export ve formátu SD Worx, REST API a podepsané webhooky.

Jednotné přihlášení (SSO) a automatická správa uživatelů přes SCIM brzy přibudou. Do té doby se zaměstnanci přihlašují magickým odkazem z e-mailu nebo jednorázovým kódem.

Časté dotazy

Lze hodiny zapisovat na projekty a kódy dotací?

Ano. Každý záznam je propojen s projektem a den lze rozdělit mezi několik projektů. Přehledy a exporty ukazují hodiny podle projektu, osoby a období.

Kde jsou data uložena?

V EU. Primární databáze běží v Irsku a úplný seznam subdodavatelů s jejich lokalitou je veřejný.

Lze schválené hodiny ještě změnit?

Schválené hodiny lze před exportem znovu otevřít. Po exportu a uzamčení se období už nemění, opravy jdou do dalšího otevřeného období a zaznamenají se do auditní stopy.

Podporuje TimeTracking jednotné přihlášení?

SSO a SCIM brzy přibudou v tarifu Pro. Dnes se zaměstnanci přihlašují magickým odkazem z e-mailu nebo jednorázovým kódem.

Má TimeTracking certifikaci ISO 27001 nebo BIO?

TimeTracking si tyto certifikace nenárokuje. Stránka o zabezpečení popisuje zavedená opatření, například hosting v EU, šifrování, izolaci tenantů a auditní log.

Monitoruje TimeTracking zaměstnance?

Ne. Zaznamenává začátek, konec, přestávky a projekt. Nepořizuje snímky obrazovky, nezaznamenává stisky kláves a nesleduje polohu.

Související stránky

Vyzkoušejte TimeTracking zdarma

Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.

Začít zdarmaZobrazit ceník