Zeiterfassung für Kommunen und öffentliche Einrichtungen
Öffentliche Einrichtungen müssen nachweisen, wohin Arbeitszeit fließt: in welches Projekt, für welches Förderprogramm und von wem freigegeben. TimeTracking erfasst Stunden pro Projekt, hält jede Freigabe und Korrektur im Audit-Log fest und speichert die Daten in der EU, während die Beschäftigten ihre Gleitzeit behalten.
So arbeiten öffentliche Einrichtungen mit TimeTracking
Projekte und Kennungen anlegen
Legen Sie die Projekte, Programme und Förderkennzeichen an, auf die Stunden gebucht werden, und ordnen Sie die Beschäftigten zu, die daran arbeiten.
Beschäftigte buchen ihre Stunden
Beschäftigte erfassen ihre Stunden im Web oder in der App, zu den Zeiten, in denen sie tatsächlich arbeiten, und teilen einen Tag bei Bedarf auf mehrere Projekte auf.
Vorgesetzte geben frei
Vorgesetzte geben den Zeitraum frei oder schicken Stunden mit Kommentar zurück. Name und Zeitpunkt werden bei jeder Freigabe gespeichert.
Nachweisen und exportieren
Stunden pro Projekt und Zeitraum werden für Verwendungsnachweise, Lohnabrechnung oder Finanzsystem exportiert, als Datei oder über die API. Exportierte Zeiträume werden gesperrt.
Gleitzeit, so erfasst wie gearbeitet
Viele öffentliche Arbeitgeber bieten Gleitzeit: früh anfangen, spät aufhören, ein langer Tag gefolgt von einem kurzen. TimeTracking erfasst Beginn, Ende und Pausen jedes Tages, wenn sie stattfinden, im Web, in der App oder an einem Kiosk im Bürgerbüro. Vorgesetzte sehen die Arbeitsstunden pro Person und Woche, ohne dass jemand am Monatsende einen Stundenzettel aus dem Gedächtnis ausfüllt.
TimeTracking erfasst die Stunden. Wie Plus- und Minusstunden ausgeglichen werden, regeln weiterhin Ihre Dienstvereinbarung und Ihr Personalsystem, das die freigegebenen Stunden per Export oder API erhält.
Stunden pro Projekt für Fördermittel
EU-, Bundes- und Landesförderungen verlangen oft einen Nachweis der Stunden, die in das geförderte Projekt geflossen sind. Wenn Beschäftigte vom ersten Tag an pro Projekt buchen, ist dieser Nachweis ein Bericht statt einer Rekonstruktion. Jeder Eintrag enthält Person, Datum, Projekt und Freigabe.
Berichte zeigen Stunden pro Projekt, Person und Zeitraum. Exportieren Sie die Stunden eines Projekts als konfigurierbare CSV- oder XLSX-Datei für den Verwendungsnachweis, oder lesen Sie sie über die REST API in Ihr Finanzsystem ein. TimeTracking erstellt den Verwendungsnachweis nicht selbst; es liefert die freigegebenen Stunden, auf denen er beruht.
- Stunden pro Projekt, Programm oder Förderkennzeichen
- Ein Tag aufgeteilt auf mehrere Projekte
- Berichte pro Projekt, Person und Zeitraum
- CSV, XLSX und REST API
Ein Audit-Log für jede Stunde
Prüferinnen und Prüfer stellen immer dieselben Fragen: Wer hat eine Stunde erfasst, wer hat sie freigegeben und was wurde danach geändert? TimeTracking speichert die Quelle jedes Eintrags, jede Freigabe mit Name und Zeitpunkt und jede Korrektur.
Der Status läuft von Entwurf über eingereicht, freigegeben und exportiert bis gesperrt. Ist ein Zeitraum exportiert und gesperrt, ändert sich nichts mehr unbemerkt: Eine Korrektur wird zu einer Zeile im nächsten offenen Zeitraum. Im Pro-Tarif lässt sich das Audit-Log für die Prüfung exportieren.
- Quelle jedes Eintrags
- Name und Zeitpunkt der Freigabe
- Gesperrte Zeiträume, Korrekturen im nächsten Zeitraum
- Export des Audit-Logs (Pro)
Hosting in der EU und Datenschutz
Kundendaten werden in der EU gespeichert, in Irland. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist verfügbar, und Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich mit Standort und Status aufgeführt. Der Zugriff ist rollenbasiert: Beschäftigte sehen ihre eigenen Stunden, Vorgesetzte ihr Team.
TimeTracking macht keine Screenshots, protokolliert keine Tastenanschläge und verfolgt keinen Standort. Das hilft, wenn Personalrat oder Datenschutzbeauftragte das Werkzeug prüfen.
Einfach zu prüfen und zu beschaffen
Die Preise sind öffentlich: kostenlos bis 5 Nutzer, 1 € pro Nutzer und Monat im Core-Tarif und 3 € im Pro-Tarif, ohne Zusatzmodule und ohne Mindestanzahl an Nutzern. So können Sie mit einem Amt oder einem Projektteam beginnen, es im Alltag testen und danach über eine breitere Einführung entscheiden.
Dokumentation zu Sicherheit, Unterauftragsverarbeitern und API ist öffentlich. Das erleichtert Vergabeunterlagen und eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Passt neben Ihre bestehenden Systeme
Öffentliche Einrichtungen haben bereits Personal-, Lohn- und Finanzsysteme. TimeTracking erledigt eine Aufgabe, freigegebene Stunden, und übergibt sie. Heute verfügbar: konfigurierbare CSV- und XLSX-Exporte, ein Export im SD-Worx-Format, die REST API und signierte Webhooks.
Single Sign-on (SSO) und SCIM für die Benutzerverwaltung folgen demnächst. Bis dahin melden sich Beschäftigte per Magic Link oder Einmalcode an.
Häufige Fragen
Können Stunden auf Projekte und Förderkennzeichen gebucht werden?
Ja. Jeder Eintrag ist einem Projekt zugeordnet, und ein Tag lässt sich auf mehrere Projekte aufteilen. Berichte und Exporte zeigen Stunden pro Projekt, Person und Zeitraum.
Wo werden die Daten gespeichert?
In der EU. Die Hauptdatenbank läuft in Irland, und die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standort ist öffentlich.
Lassen sich freigegebene Stunden noch ändern?
Freigegebene Stunden können vor dem Export wieder geöffnet werden. Ist ein Zeitraum exportiert und gesperrt, ändert er sich nicht mehr; Korrekturen kommen in den nächsten offenen Zeitraum und werden im Audit-Log festgehalten.
Unterstützt TimeTracking Single Sign-on?
SSO und SCIM folgen demnächst im Pro-Tarif. Heute melden sich Beschäftigte per Magic Link oder Einmalcode an.
Ist TimeTracking nach ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz zertifiziert?
TimeTracking beansprucht diese Zertifizierungen nicht. Die Sicherheitsseite beschreibt die getroffenen Maßnahmen, etwa Hosting in der EU, Verschlüsselung, Mandantentrennung und das Audit-Log.
Überwacht TimeTracking die Beschäftigten?
Nein. Es erfasst Beginn, Ende, Pausen und das Projekt. Es macht keine Screenshots, protokolliert keine Tastenanschläge und verfolgt keinen Standort.
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