Siirry sisältöön
TimeTracking

Työajanseuranta kunnille ja julkisille toimijoille

Julkisten organisaatioiden täytyy osoittaa, mihin aika menee: millä hankkeella, minkä tuen piirissä ja kenen hyväksymänä. TimeTracking kirjaa tunnit hankkeittain, säilyttää jokaisen hyväksynnän ja korjauksen muutoshistoriassa ja tallentaa tiedot EU:hun, ja henkilöstö säilyttää liukuvan työaikansa.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat
Animoitu demo: kunnan työntekijän viikko liukuvine alku- ja loppuaikoineen, tunnit jaettuina tuettuun hankkeeseen ja tavalliseen työhön, esihenkilö hyväksyy ja jokainen vaihe tallentuu muutoshistoriaan, ja hankkeen tunnit viedään tukiraporttia varten. Liukuvat päivät, Tunnit hankkeittain, Hyväksyntä muutoshistorialla, Vienti tukea varten.

Näin julkiset organisaatiot käyttävät TimeTrackingia

  1. Määritä hankkeet ja koodit

    Lisää hankkeet, ohjelmat ja tukikoodit, joille tunnit pitää kirjata, ja liitä niihin työskentelevät henkilöt.

  2. Henkilöstö kirjaa tuntinsa

    Työntekijät kirjaavat tuntinsa verkossa tai sovelluksessa todellisina työaikoinaan ja jakavat päivän tarvittaessa useille hankkeille.

  3. Esihenkilöt hyväksyvät

    Esihenkilöt hyväksyvät jakson tai palauttavat tunnit kommentin kera. Hyväksyjä ja aikaleima tallennetaan jokaisen hyväksynnän mukana.

  4. Raportoi ja vie

    Tunnit hankkeittain ja jaksoittain viedään tukiraportteja, palkanlaskentaa tai taloushallintojärjestelmääsi varten tiedostoina tai API:n kautta. Viedyt jaksot lukitaan.

Liukuva työaika, kirjattuna toteutuneena

Moni julkinen työnantaja tarjoaa liukuvaa työaikaa: aloita aikaisin, lopeta myöhään, pidempi päivä ja sitten lyhyempi. TimeTracking kirjaa jokaisen päivän alun, lopun ja tauot sitä mukaa kun ne tapahtuvat, verkossa, sovelluksessa tai asiakaspalvelupisteen kioskilla. Esihenkilöt näkevät tehdyt tunnit henkilöittäin ja viikoittain, ilman että kukaan täyttää tuntilistaa muistista kuukauden lopussa.

TimeTracking kirjaa tunnit. Se, miten plus- ja miinustunnit tasataan, jää omien työaikasääntöjenne ja HR-järjestelmänne varaan, jotka saavat hyväksytyt tunnit viennin tai API:n kautta.

Tunnit hankkeittain tukia ja avustuksia varten

Eurooppalaiset, kansalliset ja alueelliset tuet edellyttävät usein todisteita rahoitettuun hankkeeseen käytetyistä tunneista. Kun henkilöstö kirjaa tunnit hankkeittain alusta lähtien, todiste on raportti eikä jälkikäteinen rekonstruktio. Jokaisessa kirjauksessa on henkilö, päivämäärä, hanke ja hyväksyntä.

Raportit näyttävät tunnit hankkeittain, henkilöittäin ja jaksoittain. Vie yhden hankkeen tunnit muokattavana CSV- tai XLSX-tiedostona tukiraporttia varten tai lue ne REST API:n kautta taloushallintojärjestelmääsi. TimeTracking ei kirjoita tukiraporttia itse; se toimittaa hyväksytyt tunnit, joihin raportti perustuu.

  • Tunnit hankkeittain, ohjelmittain tai tukikoodeittain
  • Yksi päivä jaettuna usealle hankkeelle
  • Raportit hankkeittain, henkilöittäin ja jaksoittain
  • CSV, XLSX ja REST API

Muutoshistoria jokaiselle tunnille

Tarkastajat ja controllerit kysyvät samoja kysymyksiä: kuka kirjasi tunnin, kuka hyväksyi sen ja mikä muuttui jälkeenpäin. TimeTracking tallentaa jokaisen kirjauksen lähteen, jokaisen hyväksynnän nimellä ja aikaleimalla sekä jokaisen korjauksen.

Tilavirta kulkee luonnoksesta lähetettyyn, hyväksyttyyn, vietyyn ja lukittuun. Kun jakso on viety ja lukittu, mikään ei muutu äänettömästi: korjauksesta tulee rivi seuraavaan avoimeen jaksoon. Pro-paketissa muutoslokin voi viedä tarkastajalle.

  • Jokaisen kirjauksen lähde
  • Hyväksyjän nimi ja aikaleima
  • Lukitut jaksot, korjaukset seuraavassa jaksossa
  • Muutoslokin vienti (Pro)

EU-palvelinsijainti ja tietosuoja

Asiakastiedot tallennetaan EU:hun, Irlantiin. Tietojenkäsittelysopimus on saatavilla, ja alikäsittelijät on lueteltu julkisesti sijainteineen ja tiloineen. Pääsy perustuu rooleihin: työntekijät näkevät omat tuntinsa, esihenkilöt tiiminsä.

TimeTracking ei ota kuvakaappauksia, ei kirjaa näppäilyjä eikä seuraa sijaintia. Se auttaa, kun henkilöstön edustajat tai tietosuojavastaava arvioivat työkalua.

Helppo arvioida ja hankkia

Hinnat ovat julkisia: ilmainen enintään 5 käyttäjälle, €1 käyttäjältä kuukaudessa Core-paketissa ja €3 Pro-paketissa, ilman lisäosia ja ilman vähimmäiskäyttäjämäärää. Siksi on mahdollista aloittaa yhdestä osastosta tai hankeryhmästä, kokeilla käytännössä ja päättää laajemmasta käyttöönotosta vasta sen jälkeen.

Tietoturvaa, alikäsittelijöitä ja API:a koskeva dokumentaatio on julkista, mikä auttaa hankinta-aineiston tai tietosuojan vaikutustenarvioinnin valmistelussa.

Sopii nykyisten järjestelmiesi rinnalle

Julkisilla organisaatioilla on jo HR-, palkka- ja taloushallintojärjestelmät. TimeTracking tekee yhden työn, hyväksytyt tunnit, ja luovuttaa ne. Käytössä jo nyt: muokattavat CSV- ja XLSX-viennit, SD Worx -muotoinen vienti, REST API ja allekirjoitetut webhookit.

Kertakirjautuminen (SSO) ja SCIM-käyttäjähallinta ovat tulossa pian. Siihen asti henkilöstö kirjautuu sähköpostin kirjautumislinkillä tai kertakäyttökoodilla.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tunnit kirjata hankkeille ja tukikoodeille?

Kyllä. Jokainen kirjaus on liitetty hankkeeseen, ja päivän voi jakaa usealle hankkeelle. Raportit ja viennit näyttävät tunnit hankkeittain, henkilöittäin ja jaksoittain.

Missä tiedot säilytetään?

EU:ssa. Ensisijainen tietokanta toimii Irlannissa, ja täydellinen luettelo alikäsittelijöistä sijainteineen on julkinen.

Voiko hyväksyttyjä tunteja vielä muuttaa?

Hyväksytyt tunnit voi avata uudelleen ennen vientiä. Kun jakso on viety ja lukittu, se ei enää muutu; korjaukset menevät seuraavaan avoimeen jaksoon ja kirjataan muutoshistoriaan.

Tukeeko TimeTracking kertakirjautumista?

SSO ja SCIM ovat tulossa pian Pro-pakettiin. Nykyisin henkilöstö kirjautuu sähköpostin kirjautumislinkillä tai kertakäyttökoodilla.

Onko TimeTrackingilla ISO 27001- tai BIO-sertifikaatti?

TimeTracking ei väitä omistavansa näitä sertifikaatteja. Tietoturvasivu kuvaa käytössä olevat toimenpiteet, kuten EU-palvelinsijainnin, salauksen, asiakkaiden erottelun ja muutoslokin.

Valvooko TimeTracking työntekijöitä?

Ei. Se kirjaa alun, lopun, tauot ja hankkeen. Se ei ota kuvakaappauksia, ei kirjaa näppäilyjä eikä seuraa sijaintia.

Aiheeseen liittyvät sivut

Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat