Langsung ke konten
TimeTracking

Pencatatan waktu kerja untuk penyedia layanan fasilitas

Perusahaan layanan fasilitas menjalankan kebersihan, pemeliharaan teknis, resepsionis, dan layanan tamu di puluhan gedung klien, masing-masing dengan kontrak dan kontak sendiri. TimeTracking mencatat setiap jam pada gedung dan kontrak yang benar, memisahkan pekerjaan tambahan, dan membiarkan setiap manajer lokasi hanya menyetujui gedungnya sendiri.

Mulai gratisLihat harga
Demo animasi: tim layanan fasilitas berisi petugas kebersihan, teknisi, dan resepsionis bekerja di tiga gedung klien, pekerjaan tambahan dicatat pada proyeknya sendiri, jam kerja aktual dibandingkan dengan kontrak, dan kontak di setiap gedung hanya menyetujui gedungnya sendiri. Tim campuran, banyak gedung, Pekerjaan tambahan dipisah, Kontrak versus aktual, Setiap lokasi menyetujui.

Cara penyedia layanan fasilitas memakai TimeTracking

  1. Petakan klien, gedung, dan kontrak

    Setiap gedung menjadi lokasi di bawah kliennya. Pekerjaan kontrak dan pekerjaan tambahan adalah proyek terpisah, sehingga jamnya tidak pernah tercampur.

  2. Tim mencatat per gedung

    Resepsionis mengonfirmasi shift terjadwalnya, teknisi mencatat pekerjaan demi pekerjaan, petugas kebersihan mencatat setiap kunjungan. Semua memakai aplikasi yang sama dalam bahasanya sendiri, atau tablet kios di gedung.

  3. Kontrak versus aktual

    Jam rencana versus aktual per gedung dan kontrak menunjukkan di mana jam yang disepakati terlampaui, selagi bulan masih berjalan.

  4. Persetujuan per lokasi, lalu ekspor

    Setiap kontak klien menyetujui jam untuk gedungnya sendiri lewat magic link. Periode yang disetujui masuk ke penggajian dan, sebagai ekspor, ke penagihan Anda.

Satu perusahaan, banyak disiplin

Layanan fasilitas berarti orang dengan hari kerja yang sangat berbeda di bawah satu atap. Resepsionis bekerja dalam shift tetap di satu gedung. Teknisi mengunjungi enam gedung dalam seminggu. Tim kebersihan melakukan kunjungan malam yang singkat. Seorang host membantu di acara klien. TimeTracking menangani semuanya dalam satu sistem: shift terjadwal, pekerjaan yang dicatat dengan timer, dan kunjungan singkat semuanya masuk ke periode yang sama, dengan alur persetujuan yang sama dan ekspor penggajian yang sama.

Setiap karyawan hanya melihat shift dan entrinya sendiri di aplikasi. Perencana melihat gambaran lengkap per gedung atau klien.

  • Shift tetap, pekerjaan, dan kunjungan singkat dalam satu sistem
  • Jadwal yang difilter per gedung atau klien
  • Aplikasi dalam 20 bahasa, dipilih oleh setiap karyawan
  • Kios di gedung untuk staf tanpa ponsel kerja

Kontrak per gedung

Sebagian besar kontrak fasilitas menyepakati sejumlah jam atau tingkat layanan per gedung. TimeTracking menghubungkan setiap jam ke gedung dan kontrak yang bersangkutan. Rencana versus aktual per gedung menunjukkan saat kontrak berjalan melebihi batas, sehingga account manager dapat berbicara dengan klien sebelum laporan bulanan, bukan sesudahnya.

Saat klien punya beberapa gedung, Anda melaporkan per gedung dan secara total, untuk periode apa pun.

Pekerjaan tambahan dipisah

Pekerjaan di luar kontrak adalah tempat margin dimenangkan atau hilang: kebocoran yang butuh teknisi malam ini, pembersihan ekstra setelah renovasi, persiapan acara klien. Di TimeTracking pekerjaan tambahan mendapat proyeknya sendiri di gedung yang sama. Jamnya tidak pernah hilang di dalam jam kontrak, catatan pada setiap entri menjelaskan apa yang dikerjakan, dan ekspor menampilkan barisnya secara terpisah.

TimeTracking tidak membuat faktur sendiri. TimeTracking menyerahkan jam yang disetujui per gedung dan proyek ke aplikasi faktur yang sudah Anda pakai, lewat ekspor CSV dan XLSX yang dapat dikonfigurasi atau REST API.

  • Pekerjaan kontrak dan pekerjaan tambahan sebagai proyek terpisah
  • Catatan per entri yang menjelaskan pekerjaan tambahan
  • Baris terpisah di laporan dan ekspor

Persetujuan per lokasi, oleh orang yang tepat

Pada klien besar, tidak ada orang di kantor pusat yang tahu apakah jam di gedung regional sudah benar. Manajer lokasinya yang tahu. Persetujuan dapat dipisah per lokasi, sehingga setiap kontak menerima magic link yang aman hanya untuk gedungnya sendiri. Mereka melihat hari, waktu, dan catatan setiap karyawan, lalu menyetujui atau menolak baris dengan komentar. Tidak perlu akun atau kata sandi, dan nama mereka serta waktu persetujuan dicatat.

Klien dengan banyak pemberi persetujuan juga dapat memperoleh portal opsional, tempat setiap manajer hanya melihat orang-orangnya sendiri.

Jadwal yang mengikuti gedung

Pos tetap seperti meja resepsionis atau titik layanan berjalan dengan shift berulang. Saat seseorang melapor sakit, perencana melihat gedung mana yang terdampak dan dapat menawarkan shift sebagai shift terbuka kepada sekelompok rekan, misalnya yang sudah mengenal gedung tersebut. Cuti yang disetujui dan aturan waktu istirahat diperiksa sebelum jadwal dipublikasikan.

Di Pro, pencatatan waktu prediktif mengusulkan hari kerja dari jadwal, sehingga staf di pos tetap mengonfirmasi hari yang normal dengan satu ketukan.

Penggajian dan sisa sistem Anda

Jam yang disetujui, lembur, perjalanan antar gedung, dan biaya masuk ke penggajian dalam satu ekspor: ekspor format SD Worx dan file CSV dan XLSX yang dapat dikonfigurasi hari ini, dengan konektor Loket, Nmbrs, dan AFAS segera hadir. Periode yang diekspor dikunci, sehingga penggajian, laporan klien, dan TimeTracking selalu cocok. Koreksi masuk ke periode terbuka berikutnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah satu karyawan bekerja di beberapa gedung klien?

Bisa. Setiap entri membawa lokasi dan proyeknya sendiri, sehingga teknisi yang mengunjungi lima gedung dalam sehari memiliki lima entri yang tercatat dengan benar.

Bisakah setiap klien hanya melihat gedungnya sendiri?

Bisa. Persetujuan dapat dipisah per lokasi, sehingga setiap kontak hanya menyetujui jam untuk gedungnya sendiri lewat magic link.

Bagaimana kami memisahkan pekerjaan tambahan dari jam kontrak?

Beri pekerjaan tambahan proyeknya sendiri di gedung tersebut. Jamnya dilaporkan dan diekspor terpisah dari jam kontrak.

Apakah TimeTracking membuat faktur?

Tidak. TimeTracking mengekspor jam yang disetujui per gedung dan proyek ke aplikasi faktur Anda sebagai CSV atau XLSX, atau lewat API.

Bisakah staf tanpa ponsel kerja absen?

Bisa. Tablet kios di gedung memungkinkan mereka absen masuk dan keluar dengan PIN pribadi 6 digit, dan kios dapat dibatasi untuk lokasi tersebut.

Paket mana yang kami butuhkan?

Core seharga €1 per pengguna per bulan mencakup jadwal, persetujuan klien, jarak tempuh, dan ekspor penggajian. Pro seharga €3 menambahkan pencatatan waktu prediktif dan parser AI untuk jam yang dikirim klien dalam format mereka sendiri.

Halaman terkait

Coba TimeTracking gratis

Gratis hingga 5 pengguna. Core mulai €1 per pengguna per bulan, semuanya sudah termasuk.

Mulai gratisLihat harga