Suivi du temps pour les prestataires de facility services
Une entreprise de facility services assure nettoyage, maintenance technique, accueil et services dans des dizaines de bâtiments clients, chacun avec son contrat et son interlocuteur. TimeTracking impute chaque heure sur le bon bâtiment et le bon contrat, sépare les travaux hors contrat et laisse chaque responsable de site valider uniquement son bâtiment.
Comment les prestataires de facility services utilisent TimeTracking
Cartographiez clients, bâtiments et contrats
Chaque bâtiment devient un site sous son client. Travaux sous contrat et travaux hors contrat sont des projets distincts : leurs heures ne se mélangent jamais.
Les équipes pointent par bâtiment
Les hôtes d’accueil confirment leur poste planifié, les techniciens pointent intervention par intervention, les agents de nettoyage saisissent chaque passage. Tous utilisent la même application dans leur langue, ou une borne tablette dans le bâtiment.
Contrat et réalisé
Le comparatif prévu et travaillé par bâtiment et par contrat montre où les heures convenues sont dépassées, alors que le mois est encore en cours.
Validation par site, puis export
Chaque interlocuteur client valide les heures de son propre bâtiment via un lien magique. Les périodes validées partent vers la paie et, sous forme d’export, vers votre facturation.
Une entreprise, de nombreux métiers
Le facility management réunit sous un même toit des personnes aux journées très différentes. Un hôte d’accueil tient un poste fixe dans un bâtiment. Un technicien visite six bâtiments dans la semaine. Une équipe de nettoyage fait de courts passages en soirée. Un hôte renforce un événement client. TimeTracking les gère tous dans un seul système : postes planifiés, interventions chronométrées et courts passages arrivent dans la même période, avec le même circuit de validation et le même export de paie.
Chaque collaborateur ne voit dans l’application que ses propres postes et saisies. Les planificateurs ont la vue d’ensemble par bâtiment ou par client.
- Postes fixes, interventions et courts passages dans un seul système
- Plannings filtrés par bâtiment ou par client
- Applications en 20 langues, choisies par chaque collaborateur
- Borne dans le bâtiment pour le personnel sans téléphone professionnel
Des contrats par bâtiment
La plupart des contrats de services convenus portent sur un nombre d’heures ou un niveau de service par bâtiment. TimeTracking relie chaque heure au bâtiment et au contrat auxquels elle appartient. Le comparatif prévu et travaillé par bâtiment montre quand un contrat dérape : le responsable de compte peut en parler au client avant le rapport mensuel, pas après.
Quand un client a plusieurs bâtiments, vous établissez des rapports par bâtiment et au total, sur n’importe quelle période.
Les travaux hors contrat à part
Le travail hors contrat est là où la marge se gagne ou se perd : une fuite qui exige un technicien ce soir, un nettoyage supplémentaire après des travaux, une mise en place pour un événement client. Dans TimeTracking, ces travaux ont leur propre projet dans le même bâtiment. Leurs heures ne disparaissent jamais dans les heures du contrat, une note sur chaque saisie explique ce qui a été fait, et l’export présente les lignes séparément.
TimeTracking ne crée pas de factures lui-même. Il livre les heures validées par bâtiment et par projet à l’outil de facturation que vous utilisez déjà, via des exports CSV et XLSX configurables ou l’API REST.
- Travaux sous contrat et hors contrat comme projets distincts
- Une note par saisie pour expliquer le travail hors contrat
- Lignes séparées dans les rapports et les exports
Validation par site, par la bonne personne
Chez les grands clients, personne au siège ne sait si les heures d’un bâtiment en région sont justes. Le responsable de site, lui, le sait. Les validations peuvent être réparties par site : chaque interlocuteur reçoit un lien magique sécurisé pour son seul bâtiment. Il voit les jours, horaires et notes de chaque collaborateur et valide ou refuse des lignes avec un commentaire. Aucun compte ni mot de passe n’est nécessaire, et son nom ainsi que l’heure de validation sont enregistrés.
Les clients qui ont de nombreux valideurs peuvent aussi disposer d’un portail en option, où chaque responsable ne voit que ses propres équipes.
Des plannings qui suivent les bâtiments
Les postes fixes, comme une réception ou un point de service, tournent sur des postes récurrents. Quand quelqu’un est malade, le planificateur voit quel bâtiment est touché et peut proposer le poste comme poste ouvert à un groupe de collègues, par exemple ceux qui connaissent déjà le bâtiment. Les congés validés et les règles de temps de repos sont vérifiés avant la publication du planning.
Avec Pro, le suivi du temps prédictif propose la journée à partir du planning : le personnel sur poste fixe confirme une journée normale d’une seule pression.
La paie et le reste de votre environnement
Heures validées, heures supplémentaires, trajets entre bâtiments et frais partent vers la paie en un seul export : un export au format SD Worx et des fichiers CSV et XLSX configurables dès aujourd’hui, avec des connecteurs Loket, Nmbrs et AFAS bientôt disponibles. Les périodes exportées sont verrouillées : la paie, le rapport client et TimeTracking concordent toujours. Les corrections vont dans la prochaine période ouverte.
Questions fréquentes
Un collaborateur peut-il travailler dans plusieurs bâtiments clients ?
Oui. Chaque saisie porte son propre site et son propre projet : un technicien qui visite cinq bâtiments dans la journée a cinq saisies correctement imputées.
Chaque client peut-il ne voir que son propre bâtiment ?
Oui. Les validations peuvent être réparties par site : chaque interlocuteur ne valide que les heures de son propre bâtiment via un lien magique.
Comment séparer les travaux hors contrat des heures du contrat ?
Donnez aux travaux hors contrat leur propre projet dans le bâtiment. Leurs heures sont présentées et exportées séparément des heures du contrat.
TimeTracking crée-t-il des factures ?
Non. Il exporte les heures validées par bâtiment et par projet vers votre outil de facturation en CSV ou XLSX, ou via l’API.
Le personnel sans téléphone professionnel peut-il pointer ?
Oui. Une borne tablette dans le bâtiment lui permet de pointer l’arrivée et le départ avec un code PIN personnel à 6 chiffres, et la borne peut être limitée à cet emplacement.
De quelle offre avons-nous besoin ?
Core à 1 € par utilisateur et par mois couvre les plannings, les validations client, les kilomètres et les exports de paie. Pro à 3 € ajoute le suivi du temps prédictif et l’analyseur IA pour les heures que les clients envoient dans leur propre format.
Pages associées
Agences d’intérim
Missions, validation client par lien magique, lecture IA, détection des conflits et exports de paie.
BTP
Un chronomètre qui continue hors ligne, des heures par chantier et une borne à l’entrée.
Logistique et entrepôts
Postes planifiés, confirmation en un geste, pointage sur borne et postes de nuit bien gérés.
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