Työajanseuranta kiinteistöpalveluyrityksille
Kiinteistöpalveluyritys hoitaa siivousta, teknistä huoltoa, vastaanottoa ja isännöintipalveluja kymmenissä asiakaskiinteistöissä, joilla kullakin on oma sopimuksensa ja yhteyshenkilönsä. TimeTracking kirjaa jokaisen tunnin oikealle kiinteistölle ja sopimukselle, pitää lisätyöt erillään ja antaa kunkin kohteen vastaavan hyväksyä vain oman rakennuksensa.
Näin kiinteistöpalveluyritykset käyttävät TimeTrackingia
Kartoita asiakkaat, kiinteistöt ja sopimukset
Jokainen rakennus on kohde asiakkaansa alla. Sopimustyö ja lisätyö ovat erillisiä projekteja, joten niiden tunnit eivät sekoitu.
Tiimit kirjaavat kiinteistöittäin
Vastaanottovirkailijat vahvistavat työvuorolistan vuoronsa, teknikot kirjaavat keikka kerrallaan, siivoojat kirjaavat jokaisen käynnin. Kaikki käyttävät samaa sovellusta omalla kielellään tai rakennuksen kioskitablettia.
Sopimus vs. toteuma
Suunnitellut vs. tehdyt tunnit kiinteistöittäin ja sopimuksittain näyttävät, missä sovitut tunnit ylittyvät, kun kuukausi on vielä käynnissä.
Hyväksyntä kohteittain, sitten vienti
Jokainen asiakkaan yhteyshenkilö hyväksyy oman rakennuksensa tunnit kirjautumislinkillä. Hyväksytyt jaksot menevät palkanlaskentaan ja vientinä laskutukseesi.
Yksi yritys, monta alaa
Kiinteistöpalveluissa saman katon alla on ihmisiä, joiden päivät ovat hyvin erilaisia. Vastaanottovirkailija tekee kiinteää vuoroa yhdessä rakennuksessa. Teknikko käy viikossa kuudessa rakennuksessa. Siivoustiimi tekee lyhyitä iltakäyntejä. Isäntä tuuraa asiakkaan tilaisuudessa. TimeTracking hoitaa kaikki yhdessä järjestelmässä: työvuorolistan vuorot, ajastimella kirjatut keikat ja lyhyet käynnit päätyvät samaan jaksoon, samalla hyväksyntäkululla ja samaan palkka-aineiston vientiin.
Jokainen työntekijä näkee sovelluksessa vain omat vuoronsa ja kirjauksensa. Suunnittelijat näkevät kokonaiskuvan kiinteistöittäin tai asiakkaittain.
- Kiinteät vuorot, keikat ja lyhyet käynnit yhdessä järjestelmässä
- Työvuorolistat rajattavissa kiinteistöittäin tai asiakkaittain
- Sovellukset 20 kielellä, jokainen työntekijä valitsee omansa
- Kioski rakennuksessa työntekijöille, joilla ei ole työpuhelinta
Sopimukset kiinteistöittäin
Useimmat kiinteistöpalvelusopimukset määrittävät tuntimäärän tai palvelutason kiinteistöä kohden. TimeTracking liittää jokaisen tunnin kiinteistöön ja sopimukseen, johon se kuuluu. Suunniteltu vs. tehty kiinteistöittäin näyttää, kun sopimus ylittyy, jolloin asiakasvastaava voi puhua asiakkaan kanssa ennen kuukausiraporttia eikä sen jälkeen.
Kun asiakkaalla on useita kiinteistöjä, raportoit kiinteistöittäin ja yhteensä miltä jaksolta tahansa.
Lisätyöt erillään
Sopimuksen ulkopuolinen työ ratkaisee, tuleeko katetta vai ei: vuoto, joka vaatii teknikon tänä iltana, ylimääräinen siivous remontin jälkeen, asiakastilaisuuden valmistelu. TimeTrackingissa lisätyölle tulee oma projekti samalle kiinteistölle. Sen tunnit eivät katoa sopimustuntien joukkoon, jokaisen kirjauksen muistiinpano kertoo, mitä tehtiin, ja vienti näyttää rivit erikseen.
TimeTracking ei luo laskuja itse. Se toimittaa hyväksytyt tunnit kiinteistöittäin ja projekteittain jo käyttämääsi laskutusohjelmaan muokattavien CSV- ja XLSX-vientien tai REST API:n kautta.
- Sopimustyö ja lisätyö erillisinä projekteina
- Muistiinpano kirjausta kohden selittää lisätyön
- Erilliset rivit raporteissa ja viennissä
Hyväksyntä kohteittain, oikean henkilön toimesta
Suurilla asiakkailla kukaan pääkonttorissa ei tiedä, ovatko alueellisen rakennuksen tunnit oikein. Kohteen vastaava tietää. Hyväksynnät voidaan jakaa kohteittain, jolloin jokainen yhteyshenkilö saa turvallisen kirjautumislinkin vain omaan rakennukseensa. He näkevät kunkin työntekijän päivät, ajat ja muistiinpanot ja hyväksyvät tai hylkäävät rivejä kommentin kera. Tiliä tai salasanaa ei tarvita, ja heidän nimensä ja hyväksynnän ajankohta kirjataan.
Asiakkaille, joilla on paljon hyväksyjiä, voidaan antaa myös valinnainen portaali, jossa kukin esihenkilö näkee vain omat ihmisensä.
Työvuorolistat, jotka seuraavat rakennuksia
Kiinteät pisteet, kuten vastaanottotiski tai palvelupiste, pyörivät toistuvilla vuoroilla. Kun joku sairastuu, suunnittelija näkee, mitä rakennusta asia koskee, ja voi tarjota vuoron avoimena vuorona kollegaryhmälle, esimerkiksi niille, jotka tuntevat rakennuksen jo. Hyväksytyt lomat ja lepoaikasäännöt tarkistetaan ennen työvuorolistan julkaisua.
Pro-paketissa ennakoiva työajanseuranta ehdottaa päivän työvuorolistasta, joten kiinteillä pisteillä työskentelevät vahvistavat tavallisen päivän yhdellä napautuksella.
Palkanlaskenta ja muu järjestelmäkokonaisuutesi
Hyväksytyt tunnit, ylityöt, rakennusten väliset matkat ja kulut menevät palkanlaskentaan yhdellä viennillä: nykyisin SD Worx -muotoinen vienti ja muokattavat CSV- ja XLSX-tiedostot, ja Loket-, Nmbrs- ja AFAS-liittymät ovat tulossa pian. Viedyt jaksot lukitaan, joten palkanlaskenta, asiakasraportti ja TimeTracking ovat aina yhteneväiset. Korjaukset kirjataan seuraavaan avoimeen jaksoon.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksi työntekijä työskennellä useassa asiakaskiinteistössä?
Kyllä. Jokaisessa kirjauksessa on oma kohteensa ja projektinsa, joten teknikolla, joka käy päivässä viidessä rakennuksessa, on viisi oikein kirjattua merkintää.
Näkeekö jokainen asiakas vain oman rakennuksensa?
Kyllä. Hyväksynnät voidaan jakaa kohteittain, jolloin jokainen yhteyshenkilö hyväksyy vain oman rakennuksensa tunnit kirjautumislinkillä.
Miten pidämme lisätyöt erillään sopimustunneista?
Anna lisätyölle oma projekti rakennuksessa. Sen tunnit raportoidaan ja viedään erikseen sopimustunneista.
Luoko TimeTracking laskuja?
Ei. Se vie hyväksytyt tunnit kiinteistöittäin ja projekteittain laskutusohjelmaasi CSV- tai XLSX-tiedostona tai API:n kautta.
Voivatko työntekijät, joilla ei ole työpuhelinta, leimata sisään?
Kyllä. Rakennuksen kioskitabletilla he leimaavat sisään ja ulos henkilökohtaisella 6-numeroisella PIN-koodilla, ja kioskin voi rajata kyseiseen toimipaikkaan.
Minkä paketin tarvitsemme?
Core (€1 käyttäjältä kuukaudessa) kattaa työvuorolistat, asiakashyväksynnät, kilometrit ja palkka-aineiston viennit. Pro (€3) lisää ennakoivan työajanseurannan ja tekoälylukijan tunneille, jotka asiakkaat lähettävät omassa muodossaan.
Aiheeseen liittyvät sivut
Henkilöstöpalveluyritykset
Toimeksiannot, asiakashyväksyntä kirjautumislinkillä, tekoälylukija, ristiriitojen tunnistus ja palkka-aineiston viennit.
Rakentaminen
Offline-tilassa käynnissä pysyvä ajastin, tunnit työmaittain ja kioski portilla.
Logistiikka ja varastot
Listatut vuorot, vahvistus yhdellä napautuksella, kioskileimaus ja oikein hoidetut yövuorot.
Katso hinnat
Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.
Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi
Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.