Evidence pracovní doby pro poskytovatele facility služeb
Společnost poskytující facility služby zajišťuje úklid, technickou údržbu, recepci i catering v desítkách budov zákazníků, každá s vlastní smlouvou a vlastní kontaktní osobou. TimeTracking zapíše každou hodinu na správnou budovu a smlouvu, drží vícepráce zvlášť a nechá každého správce objektu schvalovat jen svou budovu.
Jak poskytovatelé facility služeb používají TimeTracking
Zmapujte zákazníky, budovy a smlouvy
Každá budova se stane pracovištěm pod svým zákazníkem. Smluvní práce a vícepráce jsou samostatné projekty, takže se jejich hodiny nikdy nesmíchají.
Týmy evidují po budovách
Recepční potvrdí svou naplánovanou směnu, technici evidují zakázku po zakázce, uklízeči zapisují každou návštěvu. Všichni používají stejnou aplikaci ve svém jazyce, nebo tabletový kiosek v budově.
Smlouva oproti skutečnosti
Plán oproti skutečnosti podle budovy a smlouvy ukáže, kde se překračují sjednané hodiny, zatímco měsíc ještě běží.
Schválení po objektech, pak export
Každá kontaktní osoba zákazníka schválí hodiny své budovy přes magický odkaz. Schválená období jdou do mezd a jako export do vaší fakturace.
Jedna firma, mnoho oborů
Facility služby znamenají lidi s velmi odlišnými dny pod jednou střechou. Recepční pracuje pevnou směnu v jedné budově. Technik navštíví za týden šest budov. Úklidová parta dělá krátké večerní návštěvy. Hostesa zaskočí na akci zákazníka. TimeTracking zvládne všechny v jednom systému: naplánované směny, zakázky s časovačem i krátké návštěvy skončí ve stejném období, se stejným schvalováním a stejným exportem do mezd.
Každý zaměstnanec v aplikaci vidí jen své směny a záznamy. Plánovači vidí celkový obraz podle budovy nebo zákazníka.
- Pevné směny, zakázky a krátké návštěvy v jednom systému
- Rozpisy filtrované podle budovy nebo zákazníka
- Aplikace ve 20 jazycích, které si volí každý zaměstnanec
- Kiosek v budově pro zaměstnance bez služebního telefonu
Smlouvy podle budov
Většina facility smluv sjednává počet hodin nebo úroveň služeb na budovu. TimeTracking propojí každou hodinu s budovou a smlouvou, do které patří. Plán oproti skutečnosti podle budovy ukáže, kdy smlouva přetéká, takže account manažer může mluvit se zákazníkem před měsíčním reportem, ne po něm.
Když má zákazník několik budov, reportujete podle budovy i celkově, za libovolné období.
Vícepráce zvlášť
Práce mimo smlouvu je místo, kde se marže získává nebo ztrácí: porucha, kterou musí dnes večer řešit technik, mimořádný úklid po rekonstrukci, příprava akce zákazníka. V TimeTracking dostane vícepráce vlastní projekt ve stejné budově. Její hodiny nezmizí mezi hodinami smlouvy, poznámka u každého záznamu vysvětlí, co se dělalo, a export ukazuje řádky odděleně.
TimeTracking samo faktury nevystavuje. Schválené hodiny podle budovy a projektu dodá do fakturačního nástroje, který už používáte, přes konfigurovatelné exporty CSV a XLSX nebo REST API.
- Smluvní práce a vícepráce jako samostatné projekty
- Poznámka u záznamu s vysvětlením vícepráce
- Oddělené řádky v přehledech a exportech
Schválení po objektech, správnou osobou
U velkých zákazníků nikdo v centrále neví, zda jsou hodiny v regionální budově správné. Správce objektu to ví. Schvalování lze rozdělit podle objektů, takže každá kontaktní osoba dostane zabezpečený magický odkaz jen pro svou budovu. Vidí dny, časy a poznámky každého zaměstnance a řádky schválí nebo zamítne s komentářem. Není potřeba účet ani heslo a její jméno a čas schválení se zaznamenají.
Zákazníci s mnoha schvalujícími mohou dostat i volitelný portál, kde každý manažer vidí jen své lidi.
Rozpisy, které sledují budovy
Pevná stanoviště, například recepce či servisní místo, běží na opakujících se směnách. Když se někdo nahlásí nemocný, plánovač vidí, která budova je zasažena, a může směnu nabídnout jako volnou směnu skupině kolegů, například těm, kdo budovu už znají. Schválená dovolená a pravidla odpočinku se kontrolují před zveřejněním rozpisu.
V tarifu Pro prediktivní evidence času navrhne den z rozpisu, takže zaměstnanci na pevných stanovištích potvrdí běžný den jedním klepnutím.
Mzdy a zbytek vašich systémů
Schválené hodiny, přesčasy, cesty mezi budovami a výdaje jdou do mezd jedním exportem: dnes export ve formátu SD Worx a konfigurovatelné soubory CSV a XLSX, konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou. Exportovaná období jsou uzamčená, takže mzdy, report pro zákazníka a TimeTracking se vždy shodují. Opravy jdou do dalšího otevřeného období.
Časté dotazy
Může jeden zaměstnanec pracovat v několika budovách zákazníků?
Ano. Každý záznam nese vlastní pracoviště a projekt, takže technik, který za den navštíví pět budov, má pět správně zapsaných záznamů.
Může každý zákazník vidět jen svou budovu?
Ano. Schvalování lze rozdělit podle objektů, takže každá kontaktní osoba přes magický odkaz schvaluje jen hodiny své budovy.
Jak oddělíme vícepráce od smluvních hodin?
Vícepráce dejte do vlastního projektu v dané budově. Její hodiny se vykazují a exportují odděleně od smluvních hodin.
Vystavuje TimeTracking faktury?
Ne. Schválené hodiny podle budovy a projektu exportuje do vašeho fakturačního nástroje jako CSV nebo XLSX, případně přes API.
Mohou zaznamenat příchod zaměstnanci bez služebního telefonu?
Ano. Tabletový kiosek v budově jim umožní zaznamenat příchod a odchod osobním 6místným PINem a kiosek lze omezit na dané místo.
Který tarif potřebujeme?
Core za €1 za uživatele měsíčně zahrnuje rozpisy, schvalování zákazníkem, kilometry a exporty do mezd. Pro za €3 přidává prediktivní evidenci času a AI čtečku pro hodiny, které zákazníci posílají ve vlastním formátu.
Související stránky
Personální agentury
Zakázky, schválení zákazníkem přes magický odkaz, AI čtečka, detekce konfliktů a exporty do mezd.
Stavebnictví
Časovač, který běží i offline, hodiny podle stavby a kiosek u brány.
Logistika a sklady
Plánované směny, potvrzení jedním klepnutím, příchod na kiosku a správně zpracované noční směny.
Zobrazit ceník
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.
Vyzkoušejte TimeTracking zdarma
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.