Urenregistratie voor facilitaire dienstverleners
Een facilitair bedrijf verzorgt schoonmaak, technisch onderhoud, receptie en hospitality in tientallen klantgebouwen, elk met een eigen contract en een eigen contactpersoon. TimeTracking boekt elk uur op het juiste gebouw en contract, houdt meerwerk apart en laat elke locatiemanager alleen zijn eigen gebouw goedkeuren.
Zo werken facilitaire dienstverleners met TimeTracking
Klanten, gebouwen en contracten inrichten
Elk gebouw wordt een locatie onder de klant. Contractwerk en meerwerk zijn aparte projecten, zodat die uren nooit door elkaar lopen.
Teams registreren per gebouw
Receptionisten bevestigen hun geroosterde dienst, monteurs registreren klus voor klus, schoonmakers leggen elk bezoek vast. Iedereen gebruikt dezelfde app in zijn eigen taal, of een kiosktablet in het gebouw.
Contract tegenover werkelijkheid
Gepland tegenover gewerkt per gebouw en contract laat zien waar de afgesproken uren worden overschreden, terwijl de maand nog loopt.
Akkoord per locatie, dan exporteren
Elke contactpersoon keurt via een magic link de uren voor zijn eigen gebouw goed. Goedgekeurde periodes gaan naar de salarisadministratie en als export naar je facturatie.
Eén bedrijf, veel disciplines
Facilitaire dienstverlening betekent mensen met heel verschillende werkdagen onder één dak. Een receptioniste werkt een vaste dienst in één gebouw. Een monteur komt in een week in zes gebouwen. Een schoonmaakploeg doet korte avondbezoeken. Een host springt bij op een evenement van de klant. TimeTracking vangt ze allemaal in één systeem: geroosterde diensten, klussen met een timer en korte bezoeken komen in dezelfde periode terecht, met dezelfde goedkeuring en dezelfde salarisexport.
Elke medewerker ziet in de app alleen zijn eigen diensten en registraties. Planners zien het totaalbeeld per gebouw of klant.
- Vaste diensten, klussen en korte bezoeken in één systeem
- Roosters per gebouw of klant
- Apps in 20 talen, iedereen kiest zelf
- Kiosk in het gebouw voor medewerkers zonder werktelefoon
Contracten per gebouw
In de meeste facilitaire contracten staat een aantal uren of een serviceniveau per gebouw. TimeTracking koppelt elk uur aan het gebouw en aan het contract waar het bij hoort. Gepland tegenover gewerkt per gebouw laat zien wanneer een contract uitloopt, zodat de accountmanager met de klant kan praten vóór de maandrapportage in plaats van erna.
Heeft een klant meerdere gebouwen, dan rapporteer je per gebouw en in totaal, over elke gewenste periode.
Meerwerk apart gehouden
Werk buiten het contract is waar de marge wordt gewonnen of verloren: een lekkage waar vanavond nog een monteur heen moet, een extra schoonmaak na een verbouwing, de opbouw voor een klantevenement. In TimeTracking krijgt meerwerk een eigen project bij hetzelfde gebouw. De uren verdwijnen nooit in de contracturen, een notitie bij elke registratie legt uit wat er is gedaan, en in de export staan de regels apart.
TimeTracking maakt zelf geen facturen. Het levert goedgekeurde uren per gebouw en project aan het facturatiepakket dat je al gebruikt, via instelbare CSV- en XLSX-exports of de REST API.
- Contractwerk en meerwerk als aparte projecten
- Een notitie per registratie die het meerwerk toelicht
- Aparte regels in rapportages en exports
Akkoord per locatie, door de juiste persoon
Bij grote klanten weet niemand op het hoofdkantoor of de uren in een regiogebouw kloppen. De locatiemanager weet dat wel. Goedkeuringen kun je per locatie splitsen, zodat elke contactpersoon een veilige magic link krijgt voor alleen zijn eigen gebouw. Die ziet per medewerker de dagen, tijden en notities, en keurt goed of wijst regels af met een opmerking. Een account of wachtwoord is niet nodig, en naam en tijdstip van goedkeuring worden vastgelegd.
Klanten met veel goedkeurders kunnen daarnaast een optioneel portaal krijgen, waarin elke leidinggevende alleen zijn eigen mensen ziet.
Roosters die de gebouwen volgen
Vaste posten zoals een receptie of servicebalie draaien op terugkerende diensten. Meldt iemand zich ziek, dan ziet de planner welk gebouw het raakt en kan hij de dienst als open dienst aanbieden aan een groep collega's, bijvoorbeeld wie het gebouw al kent. Goedgekeurd verlof en rusttijdregels worden gecontroleerd voordat het rooster wordt gepubliceerd.
Met Pro stelt voorspellende urenregistratie de dag voor op basis van het rooster, zodat medewerkers op een vaste post een normale dag met één tik bevestigen.
Salarisadministratie en de rest van je systemen
Goedgekeurde uren, overuren, reistijd tussen gebouwen en onkosten gaan in één export naar de salarisadministratie: vandaag een SD Worx-export en instelbare CSV- en XLSX-bestanden, koppelingen met Loket, Nmbrs en AFAS komen binnenkort. Geëxporteerde periodes worden vergrendeld, zodat salarisadministratie, klantrapportage en TimeTracking altijd gelijk zijn. Correcties gaan in de volgende open periode.
Veelgestelde vragen
Kan één medewerker in meerdere klantgebouwen werken?
Ja. Elke registratie heeft een eigen locatie en project, dus een monteur die op één dag vijf gebouwen bezoekt, heeft vijf correct geboekte registraties.
Ziet elke klant alleen zijn eigen gebouw?
Ja. Goedkeuringen kun je per locatie splitsen, zodat elke contactpersoon via een magic link alleen de uren voor zijn eigen gebouw goedkeurt.
Hoe houden we meerwerk apart van de contracturen?
Geef meerwerk een eigen project bij het gebouw. De uren worden apart van de contracturen gerapporteerd en geëxporteerd.
Maakt TimeTracking facturen?
Nee. Het exporteert goedgekeurde uren per gebouw en project naar je facturatiepakket als CSV of XLSX, of via de API.
Kunnen medewerkers zonder werktelefoon inklokken?
Ja. Op een kiosktablet in het gebouw klokken ze in en uit met een persoonlijke 6-cijferige pincode, en de kiosk kun je beperken tot die locatie.
Welk abonnement hebben we nodig?
Core voor € 1 per gebruiker per maand dekt roosters, goedkeuring door klanten, kilometers en salarisexports. Pro voor € 3 voegt voorspellende urenregistratie toe, plus de AI-parser voor uren die klanten in hun eigen format aanleveren.
Gerelateerde pagina's
Uitzendbureaus
Plaatsingen, goedkeuring door de klant via magic link, AI-parser, conflictdetectie en salarisexports.
Bouw
Een timer die offline doorloopt, uren per bouwplaats en een kiosk bij de poort.
Logistiek en magazijnen
Geroosterde diensten, bevestigen met één tik, inklokken bij de kiosk en nachtdiensten die kloppen.
Bekijk prijzen
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.
Probeer TimeTracking gratis
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.