Timeregistrering for leverandører av eiendomsdrift
Et selskap innen eiendomsdrift og facility services driver renhold, teknisk vedlikehold, resepsjon og servering i dusinvis av kundebygg, hvert med egen avtale og egen kontaktperson. TimeTracking fører hver time på riktig bygg og avtale, holder tilleggsarbeid adskilt og lar hver byggleder godkjenne bare sitt eget bygg.
Slik bruker leverandører av eiendomsdrift TimeTracking
Kartlegg kunder, bygg og avtaler
Hvert bygg blir et arbeidssted under kunden. Avtalt arbeid og tilleggsarbeid er separate prosjekter, så timene deres aldri blandes.
Teamene registrerer per bygg
Resepsjonister bekrefter sin planlagte vakt, teknikere registrerer oppdrag for oppdrag, renholdere registrerer hvert besøk. Alle bruker den samme appen på sitt eget språk, eller et kiosknettbrett i bygget.
Avtale mot faktisk
Planlagt mot arbeidet per bygg og avtale viser hvor avtalte timer overskrides, mens måneden fortsatt pågår.
Godkjenning per bygg, deretter eksport
Hver kontaktperson hos kunden godkjenner timene for sitt eget bygg via en magisk lenke. Godkjente perioder går til lønn og, som eksport, til faktureringen din.
Ett selskap, mange fagområder
Eiendomsdrift betyr folk med svært ulike dager under samme tak. En resepsjonist har en fast vakt i ett bygg. En tekniker besøker seks bygg i uka. Et renholdslag gjør korte kveldsbesøk. En vert hopper inn på et kundearrangement. TimeTracking håndterer alle i ett system: planlagte vakter, oppdrag registrert med timer og korte besøk havner i samme periode, med samme godkjenningsflyt og samme lønnseksport.
Hver ansatt ser bare sine egne vakter og registreringer i appen. Planleggerne ser hele bildet per bygg eller kunde.
- Faste vakter, oppdrag og korte besøk i ett system
- Vaktplaner filtrert per bygg eller kunde
- Apper på 20 språk, valgt av hver enkelt ansatt
- Kiosk i bygget for ansatte uten jobbtelefon
Avtaler per bygg
De fleste driftsavtaler fastsetter et antall timer eller et servicenivå per bygg. TimeTracking knytter hver time til bygget og til avtalen den hører til. Planlagt mot arbeidet per bygg viser når en avtale går over, så kundeansvarlig kan snakke med kunden før månedsrapporten i stedet for etter den.
Når en kunde har flere bygg, rapporterer du per bygg og samlet, for en valgfri periode.
Tilleggsarbeid holdt adskilt
Arbeid utenfor avtalen er der marginen vinnes eller tapes: en lekkasje som trenger en tekniker i kveld, en ekstra rengjøring etter en oppussing, oppsett til et kundearrangement. I TimeTracking får tilleggsarbeid et eget prosjekt på samme bygg. Timene forsvinner aldri i avtaletimene, et notat på hver registrering forklarer hva som ble gjort, og eksporten viser linjene hver for seg.
TimeTracking lager ikke fakturaer selv. Programmet leverer godkjente timer per bygg og prosjekt til faktureringsverktøyet du allerede bruker, via konfigurerbare CSV- og XLSX-eksporter eller REST-API-et.
- Avtalt arbeid og tilleggsarbeid som separate prosjekter
- Et notat per registrering som forklarer tilleggsarbeidet
- Egne linjer i rapporter og eksporter
Godkjenning per bygg, av riktig person
Hos store kunder vet ingen på hovedkontoret om timene i et regionalt bygg stemmer. Bygglederen vet det. Godkjenninger kan deles opp per arbeidssted, så hver kontaktperson får en sikker magisk lenke bare for sitt eget bygg. De ser hver ansattes dager, tider og notater og godkjenner eller avviser linjer med en kommentar. Det trengs ingen konto eller noe passord, og navnet deres og tidspunktet for godkjenningen lagres.
Kunder med mange godkjennere kan også få en valgfri portal, der hver leder bare ser sine egne folk.
Vaktplaner som følger byggene
Faste poster som en resepsjon eller et servicepunkt går på gjentakende vakter. Når noen melder seg syke, ser planleggeren hvilket bygg som er berørt og kan tilby vakta som en ledig vakt til en gruppe kolleger, for eksempel de som allerede kjenner bygget. Godkjent fravær og hviletidsregler kontrolleres før vaktplanen publiseres.
På Pro foreslår prediktiv timeregistrering dagen ut fra vaktplanen, så ansatte på faste poster bekrefter en vanlig dag med ett trykk.
Lønn og resten av verktøyene dine
Godkjente timer, overtid, reise mellom bygg og utlegg går til lønn i én eksport: en eksport i SD Worx-format og konfigurerbare CSV- og XLSX-filer i dag, med koblinger til Loket, Nmbrs og AFAS som kommer snart. Eksporterte perioder låses, så lønn, kunderapporten og TimeTracking alltid stemmer overens. Rettelser går inn i neste åpne periode.
Ofte stilte spørsmål
Kan en ansatt jobbe i flere kundebygg?
Ja. Hver registrering har sitt eget arbeidssted og prosjekt, så en tekniker som besøker fem bygg på én dag, får fem riktig førte registreringer.
Kan hver kunde bare se sitt eget bygg?
Ja. Godkjenninger kan deles opp per arbeidssted, så hver kontaktperson godkjenner bare timene for sitt eget bygg via en magisk lenke.
Hvordan holder vi tilleggsarbeid adskilt fra avtaletimer?
Gi tilleggsarbeidet et eget prosjekt på bygget. Timene rapporteres og eksporteres separat fra avtaletimene.
Lager TimeTracking fakturaer?
Nei. Programmet eksporterer godkjente timer per bygg og prosjekt til faktureringsverktøyet ditt som CSV eller XLSX, eller via API-et.
Kan ansatte uten jobbtelefon stemple inn?
Ja. Et kiosknettbrett i bygget lar dem stemple inn og ut med en personlig PIN-kode på 6 sifre, og kiosken kan begrenses til det stedet.
Hvilken plan trenger vi?
Core til €1 per bruker per måned dekker vaktplaner, kundegodkjenninger, kjøring og lønnseksport. Pro til €3 legger til prediktiv timeregistrering og AI-tolken for timer kundene sender i sitt eget format.
Relaterte sider
Bemanningsbyråer
Oppdrag, kundegodkjenning via magisk lenke, AI-tolk, avviksdeteksjon og lønnseksport.
Bygg og anlegg
En timer som går videre offline, timer per byggeplass og en kiosk ved porten.
Logistikk og lager
Planlagte vakter, bekreftelse med ett trykk, innstempling på kiosk og nattvakter som blir riktige.
Se priser
Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.
Prøv TimeTracking gratis
Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.