Control horario para empresas de servicios integrales y facility management
Una empresa de servicios integrales gestiona limpieza, mantenimiento técnico, recepción y atención en decenas de edificios de clientes, cada uno con su propio contrato y su propia persona de contacto. TimeTracking imputa cada hora al edificio y al contrato correctos, mantiene los trabajos extra por separado y permite que cada responsable de centro apruebe solo su propio edificio.
Cómo usan TimeTracking las empresas de servicios integrales
Organice clientes, edificios y contratos
Cada edificio se convierte en un centro de trabajo bajo su cliente. El trabajo del contrato y los trabajos extra son proyectos distintos, de modo que sus horas nunca se mezclan.
Los equipos registran por edificio
Los recepcionistas confirman su turno planificado, los técnicos registran trabajo a trabajo y el personal de limpieza anota cada visita. Todos usan la misma app en su propio idioma, o una tableta con quiosco en el edificio.
Contrato frente a realidad
Las horas planificadas frente a las trabajadas por edificio y contrato muestran dónde se superan las horas acordadas, mientras el mes aún está en curso.
Aprobación por centro y después exportación
Cada contacto del cliente aprueba las horas de su propio edificio mediante un enlace mágico. Los periodos aprobados pasan a nóminas y, como exportación, a su facturación.
Una empresa, muchas disciplinas
Los servicios integrales reúnen bajo un mismo techo a personas con días muy distintos. Un recepcionista trabaja un turno fijo en un edificio. Un técnico visita seis edificios en una semana. Un equipo de limpieza hace visitas cortas por la tarde. Un azafato cubre un evento del cliente. TimeTracking los gestiona a todos en un solo sistema: los turnos planificados, los trabajos registrados con temporizador y las visitas cortas acaban en el mismo periodo, con el mismo flujo de aprobación y la misma exportación a nóminas.
Cada empleado solo ve en la app sus propios turnos y registros. Quien planifica ve el panorama completo por edificio o cliente.
- Turnos fijos, trabajos y visitas cortas en un solo sistema
- Cuadrantes filtrados por edificio o cliente
- Apps en 20 idiomas, elegidos por cada empleado
- Quiosco en el edificio para el personal sin móvil de empresa
Contratos por edificio
La mayoría de los contratos de servicios acuerdan un número de horas o un nivel de servicio por edificio. TimeTracking vincula cada hora al edificio y al contrato al que pertenece. Lo planificado frente a lo trabajado por edificio muestra cuándo un contrato se está excediendo, de modo que el responsable de cuenta pueda hablar con el cliente antes del informe mensual y no después.
Cuando un cliente tiene varios edificios, el informe se hace por edificio y en total, para cualquier periodo.
Trabajos extra por separado
El trabajo fuera de contrato es donde se gana o se pierde el margen: una fuga que necesita un técnico esta noche, una limpieza extra tras una reforma, el montaje para un evento del cliente. En TimeTracking los trabajos extra tienen su propio proyecto en el mismo edificio. Sus horas nunca desaparecen entre las del contrato, una nota en cada registro explica lo que se hizo y la exportación muestra las líneas por separado.
TimeTracking no emite facturas por sí mismo. Entrega las horas aprobadas por edificio y proyecto a la herramienta de facturación que ya utiliza, mediante exportaciones CSV y XLSX configurables o la API REST.
- Trabajo del contrato y trabajos extra como proyectos distintos
- Una nota por registro que explica el trabajo extra
- Líneas separadas en informes y exportaciones
Aprobación por centro, por la persona adecuada
Con los clientes grandes, nadie en la sede central sabe si las horas de un edificio regional son correctas. El responsable del centro sí. Las aprobaciones se pueden dividir por centro, de modo que cada contacto recibe un enlace mágico seguro solo para su propio edificio. Ve los días, las horas y las notas de cada empleado y aprueba o rechaza líneas con un comentario. No hace falta cuenta ni contraseña, y se registran su nombre y la hora de la aprobación.
Los clientes con muchas personas que aprueban pueden tener también un portal opcional, en el que cada responsable ve solo a su propia gente.
Cuadrantes que siguen a los edificios
Los puestos fijos, como una recepción o un punto de servicio, funcionan con turnos recurrentes. Cuando alguien se da de baja por enfermedad, quien planifica ve qué edificio queda afectado y puede ofrecer el turno como turno abierto a un grupo de compañeros, por ejemplo a quienes ya conocen el edificio. Los permisos aprobados y las normas de descanso se comprueban antes de publicar el cuadrante.
En Pro, el registro horario predictivo propone el día a partir del cuadrante, de modo que el personal de puestos fijos confirma una jornada normal con un solo toque.
Nóminas y el resto de su software
Las horas aprobadas, las horas extra, los desplazamientos entre edificios y los gastos pasan a nóminas en una sola exportación: hoy, una exportación en formato SD Worx y archivos CSV y XLSX configurables, con los conectores de Loket, Nmbrs y AFAS próximamente. Los periodos exportados se bloquean, de modo que nóminas, el informe del cliente y TimeTracking siempre coinciden. Las correcciones van al siguiente periodo abierto.
Preguntas frecuentes
¿Puede un empleado trabajar en varios edificios de clientes?
Sí. Cada registro lleva su propio centro y proyecto, de modo que un técnico que visita cinco edificios en un día tiene cinco registros correctamente imputados.
¿Puede cada cliente ver solo su propio edificio?
Sí. Las aprobaciones se pueden dividir por centro, de modo que cada contacto aprueba mediante un enlace mágico solo las horas de su propio edificio.
¿Cómo mantenemos los trabajos extra separados de las horas del contrato?
Dé a los trabajos extra su propio proyecto en el edificio. Sus horas se registran y se exportan por separado de las horas del contrato.
¿Emite TimeTracking facturas?
No. Exporta las horas aprobadas por edificio y proyecto a su herramienta de facturación como CSV o XLSX, o mediante la API.
¿Puede fichar el personal sin móvil de empresa?
Sí. Una tableta con quiosco en el edificio les permite fichar la entrada y la salida con un PIN personal de 6 dígitos, y el quiosco puede limitarse a esa ubicación.
¿Qué plan necesitamos?
Core, a €1 por usuario al mes, cubre cuadrantes, aprobaciones del cliente, kilometraje y exportaciones a nóminas. Pro, a €3, añade el registro horario predictivo y el lector con IA para las horas que los clientes envían en su propio formato.
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