Tidrapportering för fastighetsserviceföretag
Ett fastighetsserviceföretag driver städ, teknisk förvaltning, reception och värdskap i dussintals kundbyggnader, var och en med eget avtal och egen kontaktperson. TimeTracking bokar varje timme på rätt byggnad och rätt avtal, håller extraarbete isär och låter varje objektsansvarig godkänna bara sin egen byggnad.
Så använder fastighetsserviceföretag TimeTracking
Kartlägg kunder, byggnader och avtal
Varje byggnad blir en plats under sin kund. Avtalsarbete och extraarbete är separata projekt, så att deras timmar aldrig blandas.
Teamen registrerar per byggnad
Receptionister bekräftar sitt schemalagda pass, tekniker registrerar jobb för jobb och städare registrerar varje besök. Alla använder samma app på sitt eget språk, eller en kiosk på surfplatta i byggnaden.
Avtal mot utfall
Planerade mot arbetade timmar per byggnad och avtal visar var avtalade timmar överskrids, medan månaden ännu pågår.
Godkännande per objekt, sedan export
Varje kundkontakt godkänner timmarna för sin egen byggnad via en magisk länk. Godkända perioder går till lönen och, som export, till din fakturering.
Ett företag, många discipliner
Fastighetsservice innebär människor med mycket olika dagar under samma tak. En receptionist arbetar ett fast pass i en byggnad. En tekniker besöker sex byggnader på en vecka. Ett städlag gör korta kvällsbesök. En värd hoppar in på ett kundevent. TimeTracking hanterar alla i ett system: schemalagda pass, jobb som registreras med timer och korta besök hamnar i samma period, med samma godkännandeflöde och samma löneexport.
Varje medarbetare ser bara sina egna pass och poster i appen. Planerare ser helheten per byggnad eller kund.
- Fasta pass, jobb och korta besök i ett system
- Scheman filtrerade per byggnad eller kund
- Appar på 20 språk, valda av varje medarbetare
- Kiosk i byggnaden för personal utan jobbtelefon
Avtal per byggnad
De flesta fastighetsserviceavtal anger ett antal timmar eller en servicenivå per byggnad. TimeTracking kopplar varje timme till byggnaden och det avtal den hör till. Planerat mot arbetat per byggnad visar när ett avtal drar över, så att kundansvarig kan prata med kunden före månadsrapporten i stället för efter.
När en kund har flera byggnader rapporterar du per byggnad och totalt, för valfri period.
Extraarbete hålls isär
Arbete utanför avtalet är där marginalen vinns eller förloras: ett läckage som kräver en tekniker ikväll, en extra storstädning efter en renovering, uppställning inför ett kundevent. I TimeTracking får extraarbete ett eget projekt på samma byggnad. Dess timmar försvinner aldrig bland avtalstimmarna, en anteckning på varje post förklarar vad som gjorts och exporten visar raderna separat.
TimeTracking skapar inga fakturor själv. Det levererar godkända timmar per byggnad och projekt till det faktureringsverktyg du redan använder, via konfigurerbara CSV- och XLSX-exporter eller REST-API:t.
- Avtalsarbete och extraarbete som separata projekt
- En anteckning per post som förklarar extraarbetet
- Separata rader i rapporter och exporter
Godkännande per objekt, av rätt person
Hos stora kunder vet ingen på huvudkontoret om timmarna i en regional byggnad stämmer. Det gör objektsansvarig. Godkännanden kan delas upp per objekt, så att varje kontaktperson får en säker magisk länk för enbart sin egen byggnad. Hen ser varje medarbetares dagar, tider och anteckningar och godkänner eller avvisar rader med en kommentar. Inget konto eller lösenord behövs, och namnet och tidpunkten för godkännandet sparas.
Kunder med många godkännare kan också få en valfri portal, där varje chef bara ser sina egna medarbetare.
Scheman som följer byggnaderna
Fasta poster som en receptionsdisk eller en servicepunkt går på återkommande pass. När någon sjukanmäler sig ser planeraren vilken byggnad som berörs och kan erbjuda passet som öppet pass till en grupp kollegor, till exempel de som redan känner byggnaden. Godkänd ledighet och regler för vilotid kontrolleras innan schemat publiceras.
I Pro föreslår förutseende tidrapportering dagen utifrån schemat, så att personal på fasta poster bekräftar en vanlig dag med ett tryck.
Lön och resten av era system
Godkända timmar, övertid, resor mellan byggnader och utlägg går till lönen i en export: en export i SD Worx-format och konfigurerbara CSV- och XLSX-filer idag, med kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS som kommer snart. Exporterade perioder är låsta, så att lönen, kundrapporten och TimeTracking alltid stämmer överens. Rättelser läggs i nästa öppna period.
Vanliga frågor
Kan en medarbetare arbeta i flera kundbyggnader?
Ja. Varje post bär sin egen plats och sitt eget projekt, så en tekniker som besöker fem byggnader på en dag får fem korrekt bokade poster.
Kan varje kund bara se sin egen byggnad?
Ja. Godkännanden kan delas upp per objekt, så att varje kontaktperson bara godkänner timmarna för sin egen byggnad via en magisk länk.
Hur håller vi extraarbete isär från avtalstimmar?
Ge extraarbetet ett eget projekt på byggnaden. Dess timmar rapporteras och exporteras separat från avtalstimmarna.
Skapar TimeTracking fakturor?
Nej. Det exporterar godkända timmar per byggnad och projekt till ditt faktureringsverktyg som CSV eller XLSX, eller via API:t.
Kan personal utan jobbtelefon stämpla in?
Ja. En kiosk på surfplatta i byggnaden låter dem stämpla in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod, och kiosken kan begränsas till den platsen.
Vilken plan behöver vi?
Core för €1 per användare och månad täcker scheman, kundgodkännanden, milersättning och löneexporter. Pro för €3 lägger till förutseende tidrapportering och AI-tolken för timmar som kunder skickar i sitt eget format.
Relaterade sidor
Bemanningsföretag
Uppdrag, kundgodkännande via magisk länk, AI-tolkning, konfliktkontroll och löneexport.
Bygg
En timer som fortsätter gå offline, timmar per arbetsplats och en kiosk vid grinden.
Logistik och lager
Schemalagda pass, bekräftelse med ett tryck, instämpling på kiosk och nattpass som blir rätt.
Se priser
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.
Prova TimeTracking gratis
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.