Salt la conținut
TimeTracking

Pontaj pentru furnizori de servicii de facility management

O companie de facility services asigură curățenie, mentenanță tehnică, recepție și servicii de ospitalitate în zeci de clădiri ale clienților, fiecare cu propriul contract și propria persoană de contact. TimeTracking înregistrează fiecare oră pe clădirea și contractul corecte, ține lucrările suplimentare separate și lasă fiecare manager de locație să aprobe doar propria clădire.

Începeți gratuitVedeți prețurile
Demo animat: o echipă de facility services formată din personal de curățenie, tehnicieni și recepționeri lucrează în trei clădiri ale clienților, lucrările suplimentare sunt înregistrate pe propriul proiect, orele lucrate sunt comparate cu contractul, iar persoana de contact a fiecărei clădiri aprobă doar propria clădire. Echipe mixte, multe clădiri, Lucrări suplimentare separate, Contract versus realitate, Fiecare locație aprobă.

Cum folosesc furnizorii de facility services TimeTracking

  1. Cartografiați clienții, clădirile și contractele

    Fiecare clădire devine o locație sub clientul ei. Lucrările din contract și lucrările suplimentare sunt proiecte separate, astfel încât orele lor nu se amestecă niciodată.

  2. Echipele pontează pe clădire

    Recepționerii își confirmă tura planificată, tehnicienii pontează intervenție cu intervenție, personalul de curățenie înregistrează fiecare vizită. Toți folosesc aceeași aplicație în propria limbă sau o tabletă de tip chioșc în clădire.

  3. Contract versus realitate

    Orele planificate versus cele lucrate pe clădire și contract arată unde orele convenite sunt depășite, cât timp luna este încă în desfășurare.

  4. Aprobare pe locație, apoi export

    Fiecare persoană de contact de la client aprobă orele propriei clădiri printr-un magic link. Perioadele aprobate merg la salarizare și, sub formă de export, la facturare.

O companie, multe discipline

Facility services înseamnă oameni cu zile foarte diferite sub același acoperiș. Un recepționer lucrează o tură fixă într-o clădire. Un tehnician vizitează șase clădiri într-o săptămână. O echipă de curățenie face vizite scurte seara. O gazdă înlocuiește la un eveniment al clientului. TimeTracking le gestionează pe toate într-un singur sistem: turele planificate, intervențiile pontate cu cronometrul și vizitele scurte ajung în aceeași perioadă, cu același flux de aprobare și același export pentru salarizare.

Fiecare angajat vede în aplicație doar propriile ture și înregistrări. Planificatorii văd imaginea de ansamblu pe clădire sau client.

  • Ture fixe, intervenții și vizite scurte într-un singur sistem
  • Planificări filtrate pe clădire sau client
  • Aplicații în 20 de limbi, alese de fiecare angajat
  • Chioșc în clădire pentru personalul fără telefon de serviciu

Contracte pe clădire

Majoritatea contractelor de facility convin un număr de ore sau un nivel de serviciu pe clădire. TimeTracking leagă fiecare oră de clădirea și de contractul căruia îi aparține. Planificat versus lucrat pe clădire arată când un contract depășește orele, astfel încât managerul de cont poate discuta cu clientul înainte de raportul lunar, nu după el.

Când un client are mai multe clădiri, raportați pe clădire și în total, pentru orice perioadă.

Lucrările suplimentare, ținute separat

Lucrările din afara contractului sunt cele în care se câștigă sau se pierde marja: o scurgere care necesită un tehnician chiar în seara aceasta, o curățenie suplimentară după o renovare, amenajarea pentru un eveniment al clientului. În TimeTracking, lucrările suplimentare primesc un proiect propriu în aceeași clădire. Orele lor nu dispar niciodată în orele din contract, o notă pe fiecare înregistrare explică ce s-a făcut, iar exportul arată liniile separat.

TimeTracking nu emite singur facturi. Livrează orele aprobate pe clădire și proiect către instrumentul de facturare pe care îl folosiți deja, prin exporturi CSV și XLSX configurabile sau prin API-ul REST.

  • Lucrări din contract și lucrări suplimentare ca proiecte separate
  • O notă pe înregistrare care explică lucrarea suplimentară
  • Linii separate în rapoarte și exporturi

Aprobare pe locație, de către persoana potrivită

La clienții mari, nimeni de la sediul central nu știe dacă orele dintr-o clădire regională sunt corecte. Managerul locației știe. Aprobările pot fi împărțite pe locații, astfel încât fiecare persoană de contact primește un magic link securizat doar pentru propria clădire. Vede zilele, orele și notele fiecărui angajat și aprobă sau respinge linii cu un comentariu. Nu este nevoie de cont sau parolă, iar numele persoanei și momentul aprobării sunt înregistrate.

Clienții cu mulți aprobatori pot primi, opțional, și un portal în care fiecare manager vede doar propriii oameni.

Planificări care urmează clădirile

Posturile fixe, cum ar fi un birou de recepție sau un punct de service, funcționează cu ture recurente. Când cineva se îmbolnăvește, planificatorul vede ce clădire este afectată și poate oferi tura ca tură liberă unui grup de colegi, de exemplu celor care cunosc deja clădirea. Concediile aprobate și regulile privind timpul de repaus sunt verificate înainte de publicarea planificării.

Pe Pro, pontajul predictiv propune ziua pe baza planificării, astfel încât personalul de pe posturi fixe confirmă o zi obișnuită dintr-o singură atingere.

Salarizare și restul instrumentelor dumneavoastră

Orele aprobate, orele suplimentare, deplasările între clădiri și cheltuielile merg la salarizare într-un singur export: un export în format SD Worx și fișiere CSV și XLSX configurabile astăzi, cu conectorii Loket, Nmbrs și AFAS în curând. Perioadele exportate sunt blocate, astfel încât salarizarea, raportul către client și TimeTracking sunt mereu în acord. Corecturile merg în următoarea perioadă deschisă.

Întrebări frecvente

Poate un angajat să lucreze în mai multe clădiri ale clienților?

Da. Fiecare înregistrare poartă propria locație și propriul proiect, deci un tehnician care vizitează cinci clădiri într-o zi are cinci înregistrări corect imputate.

Poate fiecare client să vadă doar propria clădire?

Da. Aprobările pot fi împărțite pe locații, astfel încât fiecare persoană de contact aprobă printr-un magic link doar orele propriei clădiri.

Cum păstrăm lucrările suplimentare separate de orele din contract?

Dați lucrărilor suplimentare un proiect propriu în clădire. Orele lor sunt raportate și exportate separat de orele din contract.

Emite TimeTracking facturi?

Nu. Exportă orele aprobate pe clădire și proiect către instrumentul dumneavoastră de facturare, în CSV sau XLSX ori prin API.

Poate personalul fără telefon de serviciu să ponteze?

Da. O tabletă de tip chioșc în clădire le permite să ponteze intrarea și ieșirea cu un PIN personal de 6 cifre, iar chioșcul poate fi limitat la acea locație.

De ce plan avem nevoie?

Core, la €1 per utilizator pe lună, acoperă planificările, aprobările clienților, kilometrajul și exporturile pentru salarizare. Pro, la €3, adaugă pontajul predictiv și parserul AI pentru orele pe care clienții le trimit în formatul lor.

Pagini similare

Încercați TimeTracking gratuit

Gratuit până la 5 utilizatori. Core de la €1 per utilizator pe lună, totul inclus.

Începeți gratuitVedeți prețurile