Перейти до вмісту
TimeTracking

Облік робочого часу для постачальників фасіліті-послуг

Компанія з фасіліті-послуг веде прибирання, технічне обслуговування, рецепцію й гостинність у десятках будівель клієнтів, кожна зі своїм контрактом і контактною особою. TimeTracking записує кожну годину на правильну будівлю й контракт, тримає додаткові роботи окремо й дозволяє керівнику кожного об'єкта затверджувати лише свою будівлю.

Почати безкоштовноПереглянути ціни
Анімована демонстрація: команда фасіліті-сервісу з прибиральників, техніків і адміністраторів працює в трьох будівлях клієнтів, додаткові роботи ведуться окремим проєктом, відпрацьовані години порівнюються з контрактом, а контактна особа кожної будівлі затверджує лише свою будівлю. Змішані команди, багато будівель, Додаткові роботи окремо, Контракт проти факту, Кожен об'єкт затверджує.

Як постачальники фасіліті-послуг використовують TimeTracking

  1. Зіставте клієнтів, будівлі й контракти

    Кожна будівля стає об'єктом під своїм клієнтом. Роботи за контрактом і додаткові роботи є окремими проєктами, тож їхні години ніколи не змішуються.

  2. Команди ведуть облік за будівлями

    Адміністратори рецепції підтверджують свою зміну за графіком, техніки ведуть облік виклик за викликом, прибиральники фіксують кожен візит. Усі користуються тим самим застосунком своєю мовою або планшетним кіоском у будівлі.

  3. Контракт проти факту

    План проти факту за будівлею й контрактом показує, де узгоджені години перевищено, поки місяць ще триває.

  4. Затвердження за об'єктом, потім експорт

    Контактна особа кожного клієнта затверджує години своєї будівлі через magic link. Затверджені періоди йдуть у зарплату й, як експорт, у ваше виставлення рахунків.

Одна компанія, багато напрямів

Фасіліті-послуги означають людей із дуже різними днями під одним дахом. Адміністратор рецепції працює фіксовану зміну в одній будівлі. Технік за тиждень відвідує шість будівель. Команда клінінгу робить короткі вечірні візити. Хост підміняє на заході клієнта. TimeTracking обслуговує всіх у єдиній системі: зміни за графіком, виклики з таймером і короткі візити потрапляють в один період, з тим самим процесом затвердження й тим самим експортом для зарплати.

Кожен працівник у застосунку бачить лише свої зміни й записи. Планувальники бачать цілісну картину за будівлею чи клієнтом.

  • Фіксовані зміни, виклики й короткі візити в одній системі
  • Графіки з фільтром за будівлею чи клієнтом
  • Застосунки 20 мовами, кожен працівник обирає свою
  • Кіоск у будівлі для персоналу без службового телефону

Контракти за будівлями

Більшість фасіліті-контрактів передбачає певну кількість годин або рівень сервісу для кожної будівлі. TimeTracking пов'язує кожну годину з будівлею й контрактом, до якого вона належить. План проти факту за будівлею показує, коли контракт перевищується, тож акаунт-менеджер може поговорити з клієнтом до місячного звіту, а не після нього.

Коли в клієнта кілька будівель, ви звітуєте за кожною та загалом, за будь-який період.

Додаткові роботи окремо

Роботи поза контрактом визначають маржу: протікання, що потребує техніка сьогодні ввечері, додаткове прибирання після ремонту, підготовка до заходу клієнта. У TimeTracking додаткові роботи отримують власний проєкт у тій самій будівлі. Їхні години не зникають у годинах за контрактом, нотатка до кожного запису пояснює, що зроблено, а експорт показує рядки окремо.

TimeTracking сам не виставляє рахунків. Він передає затверджені години за будівлею й проєктом у вашу систему виставлення рахунків через налаштовувані експорти CSV і XLSX або REST API.

  • Роботи за контрактом і додаткові роботи як окремі проєкти
  • Нотатка до запису, що пояснює додаткові роботи
  • Окремі рядки у звітах і експортах

Затвердження за об'єктом, правильною людиною

У великих клієнтів ніхто в головному офісі не знає, чи правильні години в регіональній будівлі. Знає керівник об'єкта. Затвердження можна розділити за об'єктами, тож кожна контактна особа отримує захищене magic link лише для своєї будівлі. Вона бачить дні, час і нотатки кожного працівника та затверджує чи відхиляє рядки з коментарем. Обліковий запис і пароль не потрібні, а її ім'я та час затвердження фіксуються.

Клієнтам із багатьма відповідальними за затвердження можна також надати додатковий портал, де кожен менеджер бачить лише своїх людей.

Графіки, що слідують за будівлями

Фіксовані пости, як-от рецепція чи сервісна точка, працюють за повторюваними змінами. Коли хтось повідомляє про хворобу, планувальник бачить, яку будівлю це стосується, і може запропонувати зміну як відкриту групі колег, наприклад тим, хто вже знає будівлю. Затверджені відпустки й правила відпочинку перевіряються до публікації графіка.

У Pro прогнозований облік часу пропонує день за графіком, тож персонал на фіксованих постах підтверджує звичайний день одним дотиком.

Зарплата й решта вашого стеку

Затверджені години, понаднормові, дорога між будівлями й витрати йдуть у зарплату одним експортом: сьогодні це експорт у форматі SD Worx і налаштовувані файли CSV та XLSX, а конектори до Loket, Nmbrs і AFAS незабаром з'являться. Експортовані періоди блокуються, тож зарплата, звіт клієнту й TimeTracking завжди збігаються. Виправлення йдуть у наступний відкритий період.

Поширені запитання

Чи може один працівник працювати в кількох будівлях клієнтів?

Так. Кожен запис має власний об'єкт і проєкт, тож технік, який за день відвідує п'ять будівель, має п'ять правильно віднесених записів.

Чи може кожен клієнт бачити лише свою будівлю?

Так. Затвердження можна розділити за об'єктами, тож кожна контактна особа через magic link затверджує лише години для своєї будівлі.

Як відокремити додаткові роботи від годин за контрактом?

Надайте додатковим роботам власний проєкт у будівлі. Їхні години звітуються й експортуються окремо від годин за контрактом.

Чи виставляє TimeTracking рахунки?

Ні. Він експортує затверджені години за будівлею й проєктом у вашу систему виставлення рахунків як CSV чи XLSX або через API.

Чи може персонал без службового телефону відмічатися?

Так. Планшетний кіоск у будівлі дозволяє відмічати початок і кінець роботи особистим 6-значним PIN-кодом, а кіоск можна обмежити цим місцем.

Який тариф нам потрібен?

Core за €1 за користувача на місяць охоплює графіки, затвердження клієнтом, кілометраж і експорти для зарплати. Pro за €3 додає прогнозований облік часу й AI-парсер для годин, які клієнти надсилають у власному форматі.

Пов'язані сторінки

Спробуйте TimeTracking безкоштовно

Безкоштовно до 5 користувачів. Core від €1 за користувача на місяць, усе включено.

Почати безкоштовноПереглянути ціни