Gå til indhold
TimeTracking

Tidsregistrering til facility services

Et facility services-firma driver rengøring, teknisk vedligehold, reception og værtskab i snesevis af kundebygninger, hver med sin egen kontrakt og sin egen kontaktperson. TimeTracking bogfører hver time på den rigtige bygning og kontrakt, holder ekstraarbejde adskilt og lader hver lokationsleder kun godkende sin egen bygning.

Start gratisSe priser
Animeret demo: et facility services-hold af rengøringsfolk, teknikere og receptionister arbejder i tre kundebygninger, ekstraarbejde registreres på sit eget projekt, de arbejdede timer sammenlignes med kontrakten, og hver bygnings kontaktperson godkender kun sin egen bygning. Blandede hold, mange bygninger, Ekstraarbejde holdt adskilt, Kontrakt mod faktisk, Hvert sted godkender.

Sådan bruger facility services-firmaer TimeTracking

  1. Kortlæg kunder, bygninger og kontrakter

    Hver bygning bliver et arbejdssted under sin kunde. Kontraktarbejde og ekstraarbejde er separate projekter, så timerne aldrig blandes sammen.

  2. Holdene registrerer pr. bygning

    Receptionister bekræfter deres planlagte vagt, teknikere registrerer opgave for opgave, og rengøringsfolk registrerer hvert besøg. Alle bruger den samme app på deres eget sprog eller en kiosk-tablet i bygningen.

  3. Kontrakt mod faktisk

    Planlagte mod arbejdede timer pr. bygning og kontrakt viser, hvor aftalte timer overskrides, mens måneden stadig løber.

  4. Godkendelse pr. lokation, så eksport

    Hver kundekontakt godkender timerne for sin egen bygning via et magic link. Godkendte perioder går til lønnen og, som eksport, til din fakturering.

Ét firma, mange fagområder

Facility services betyder folk med meget forskellige dage under samme tag. En receptionist har en fast vagt i én bygning. En tekniker besøger seks bygninger på en uge. Et rengøringshold har korte aftenbesøg. En vært træder til ved et kundearrangement. TimeTracking håndterer dem alle i ét system: planlagte vagter, opgaver registreret med en timer og korte besøg havner i samme periode, med samme godkendelsesforløb og samme løneksport.

Hver medarbejder ser kun sine egne vagter og registreringer i appen. Planlæggere ser det samlede billede pr. bygning eller kunde.

  • Faste vagter, opgaver og korte besøg i ét system
  • Vagtplaner filtreret pr. bygning eller kunde
  • Apps på 20 sprog, valgt af hver medarbejder
  • Kiosk i bygningen til medarbejdere uden arbejdstelefon

Kontrakter pr. bygning

De fleste facility-kontrakter aftaler et antal timer eller et serviceniveau pr. bygning. TimeTracking knytter hver time til bygningen og den kontrakt, den hører til. Planlagt mod arbejdet pr. bygning viser, når en kontrakt løber over, så kundeansvarlig kan tale med kunden før månedsrapporten i stedet for efter den.

Har en kunde flere bygninger, rapporterer du pr. bygning og samlet, for en vilkårlig periode.

Ekstraarbejde holdt adskilt

Arbejde uden for kontrakten er der, hvor marginen vindes eller tabes: en lækage, der kræver en tekniker i aften, en ekstra rengøring efter en renovering, opsætning til et kundearrangement. I TimeTracking får ekstraarbejde sit eget projekt i samme bygning. Timerne forsvinder aldrig i kontrakttimerne, en note på hver registrering forklarer, hvad der blev gjort, og eksporten viser linjerne hver for sig.

TimeTracking opretter ikke selv fakturaer. Det leverer godkendte timer pr. bygning og projekt til det faktureringsværktøj, du allerede bruger, via konfigurerbar eksport til CSV og XLSX eller REST API'et.

  • Kontraktarbejde og ekstraarbejde som separate projekter
  • En note pr. registrering, der forklarer ekstraarbejdet
  • Separate linjer i rapporter og eksporter

Godkendelse pr. lokation, af den rette person

Hos store kunder ved ingen på hovedkontoret, om timerne i en regional bygning er rigtige. Lokationslederen ved det. Godkendelser kan deles op pr. lokation, så hver kontaktperson modtager et sikkert magic link kun for sin egen bygning. De ser hver medarbejders dage, tider og noter og godkender eller afviser linjer med en kommentar. Der behøves ingen konto eller adgangskode, og deres navn og tidspunktet for godkendelsen registreres.

Kunder med mange godkendere kan også få en valgfri portal, hvor hver leder kun ser sine egne folk.

Vagtplaner, der følger bygningerne

Faste poster som en reception eller et servicepunkt kører på gentagne vagter. Når nogen melder sig syg, ser planlæggeren, hvilken bygning der er ramt, og kan tilbyde vagten som en ledig vagt til en gruppe kolleger, for eksempel dem, der allerede kender bygningen. Godkendt fravær og regler for hviletid kontrolleres, før vagtplanen offentliggøres.

På Pro foreslår forudsigende tidsregistrering dagen ud fra vagtplanen, så medarbejdere på faste poster bekræfter en normal dag med ét tryk.

Løn og resten af dit setup

Godkendte timer, overarbejde, kørsel mellem bygninger og udlæg går til lønnen i én eksport: en eksport i SD Worx-format og konfigurerbare CSV- og XLSX-filer i dag, med forbindelser til Loket, Nmbrs og AFAS på vej. Eksporterede perioder er låst, så lønnen, kunderapporten og TimeTracking altid stemmer overens. Rettelser går ind i næste åbne periode.

Ofte stillede spørgsmål

Kan én medarbejder arbejde i flere kundebygninger?

Ja. Hver registrering har sit eget arbejdssted og projekt, så en tekniker, der besøger fem bygninger på en dag, har fem korrekt bogførte registreringer.

Kan hver kunde kun se sin egen bygning?

Ja. Godkendelser kan deles op pr. lokation, så hver kontaktperson kun godkender timerne for sin egen bygning via et magic link.

Hvordan holder vi ekstraarbejde adskilt fra kontrakttimer?

Giv ekstraarbejdet sit eget projekt i bygningen. Dets timer rapporteres og eksporteres adskilt fra kontrakttimerne.

Opretter TimeTracking fakturaer?

Nej. Det eksporterer godkendte timer pr. bygning og projekt til dit faktureringsværktøj som CSV eller XLSX eller via API'et.

Kan medarbejdere uden arbejdstelefon stemple ind?

Ja. En kiosk-tablet i bygningen lader dem stemple ind og ud med en personlig 6-cifret pinkode, og kiosken kan begrænses til den lokation.

Hvilken plan har vi brug for?

Core til €1 pr. bruger pr. måned dækker vagtplaner, kundegodkendelser, kilometer og løneksport. Pro til €3 tilføjer forudsigende tidsregistrering og AI-aflæsningen til timer, som kunder sender i deres eget format.

Relaterede sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.

Start gratisSe priser