Controle de ponto para empresas de facilities e serviços prediais
Uma empresa de facilities cuida de limpeza, manutenção técnica, recepção e atendimento em dezenas de edifícios de clientes, cada um com o seu contrato e a sua pessoa de contato. O TimeTracking lança cada hora no edifício e no contrato certos, mantém o trabalho extra separado e deixa que cada gestor de local aprove apenas o seu edifício.
Como as empresas de facilities usam o TimeTracking
Mapeie clientes, edifícios e contratos
Cada edifício vira um local sob o seu cliente. O trabalho do contrato e o trabalho extra são projetos separados, então as horas nunca se misturam.
As equipes registram por edifício
Recepcionistas confirmam o turno escalado, técnicos registram serviço por serviço, equipes de limpeza lançam cada visita. Todos usam o mesmo app no próprio idioma, ou um tablet em modo quiosque no edifício.
Contrato x realizado
As horas planejadas e trabalhadas por edifício e contrato mostram onde as horas acordadas são ultrapassadas, ainda com o mês em andamento.
Aprovação por local, depois exportação
O contato de cada cliente aprova as horas do seu próprio edifício por um link mágico. Os períodos aprovados vão para a folha de pagamento e, como exportação, para o seu faturamento.
Uma empresa, várias disciplinas
Facilities significa pessoas com dias muito diferentes sob o mesmo teto. Um recepcionista cumpre um turno fixo em um edifício. Um técnico visita seis edifícios em uma semana. Uma equipe de limpeza faz visitas curtas à noite. Um anfitrião reforça um evento do cliente. O TimeTracking cuida de todos em um só sistema: turnos escalados, serviços registrados com cronômetro e visitas curtas caem no mesmo período, com o mesmo fluxo de aprovação e a mesma exportação para a folha de pagamento.
Cada funcionário vê no app apenas os próprios turnos e lançamentos. Quem planeja vê o quadro completo por edifício ou cliente.
- Turnos fixos, serviços e visitas curtas em um só sistema
- Escalas filtradas por edifício ou cliente
- Apps em 20 idiomas, escolhidos por cada funcionário
- Quiosque no edifício para quem não tem celular corporativo
Contratos por edifício
A maioria dos contratos de facilities acorda um número de horas ou um nível de serviço por edifício. O TimeTracking liga cada hora ao edifício e ao contrato a que ela pertence. O comparativo entre planejado e trabalhado por edifício mostra quando um contrato está estourando, para que o gerente de contas converse com o cliente antes do relatório mensal, e não depois.
Quando um cliente tem vários edifícios, você apresenta relatórios por edifício e no total, para qualquer período.
Trabalho extra separado
O trabalho fora do contrato é onde a margem se ganha ou se perde: um vazamento que precisa de um técnico hoje à noite, uma limpeza extra depois de uma reforma, a montagem de um evento do cliente. No TimeTracking, o trabalho extra tem um projeto próprio no mesmo edifício. As horas dele nunca se perdem entre as horas do contrato, uma observação em cada lançamento explica o que foi feito e a exportação mostra as linhas separadamente.
O TimeTracking não emite faturas por conta própria. Ele entrega as horas aprovadas por edifício e projeto à ferramenta de faturamento que você já usa, por exportações CSV e XLSX configuráveis ou pela API REST.
- Trabalho do contrato e trabalho extra como projetos separados
- Uma observação por lançamento explicando o trabalho extra
- Linhas separadas em relatórios e exportações
Aprovação por local, pela pessoa certa
Com clientes grandes, ninguém na matriz sabe se as horas de um edifício regional estão certas. O gestor do local sabe. As aprovações podem ser divididas por local, para que cada contato receba um link mágico seguro apenas do seu edifício. Ele vê os dias, horários e observações de cada funcionário e aprova ou rejeita linhas com um comentário. Não é preciso conta nem senha, e o nome e o horário da aprovação ficam registrados.
Clientes com muitos aprovadores também podem ter um portal opcional, em que cada gestor vê apenas as próprias pessoas.
Escalas que acompanham os edifícios
Postos fixos, como uma recepção ou um ponto de atendimento, funcionam com turnos recorrentes. Quando alguém avisa que está doente, o planejador vê qual edifício é afetado e pode oferecer o turno como turno em aberto a um grupo de colegas, por exemplo os que já conhecem o edifício. Férias aprovadas e regras de descanso são verificadas antes de a escala ser publicada.
No Pro, o controle de ponto preditivo propõe o dia a partir da escala, então quem trabalha em postos fixos confirma um dia normal com um toque.
Folha de pagamento e o resto da sua estrutura
Horas aprovadas, horas extras, deslocamento entre edifícios e despesas vão para a folha de pagamento em uma única exportação: exportação no formato SD Worx e arquivos CSV e XLSX configuráveis hoje, com conectores para Loket, Nmbrs e AFAS chegando em breve. Os períodos exportados são bloqueados, então a folha de pagamento, o relatório do cliente e o TimeTracking sempre concordam. As correções entram no próximo período aberto.
Perguntas frequentes
Um funcionário pode trabalhar em vários edifícios de clientes?
Sim. Cada lançamento traz o próprio local e projeto, então um técnico que visita cinco edifícios em um dia tem cinco lançamentos corretamente lançados.
Cada cliente pode ver apenas o seu edifício?
Sim. As aprovações podem ser divididas por local, então cada contato aprova apenas as horas do seu próprio edifício por um link mágico.
Como mantemos o trabalho extra separado das horas do contrato?
Dê ao trabalho extra um projeto próprio no edifício. As horas dele são apresentadas e exportadas separadamente das horas do contrato.
O TimeTracking emite faturas?
Não. Ele exporta as horas aprovadas por edifício e projeto para a sua ferramenta de faturamento em CSV ou XLSX, ou pela API.
Quem não tem celular corporativo pode registrar o ponto?
Sim. Um tablet em modo quiosque no edifício permite que registrem entrada e saída com um PIN pessoal de 6 dígitos, e o quiosque pode ser limitado àquele local.
De qual plano precisamos?
O Core, a €1 por usuário por mês, cobre escalas, aprovações do cliente, quilometragem e exportações para a folha. O Pro, a €3, acrescenta o controle de ponto preditivo e o leitor com IA para as horas que os clientes enviam no próprio formato.
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