Přejít na obsah
TimeTracking

Evidence pracovní doby pro agentury dlouhodobého zapůjčení odborníků

Vaši odborníci pracují u zákazníka měsíce či roky, často v jeho systémech a na jeho projektových kódech. TimeTracking vede jeden schválený měsíc na nasazení, rozdělený tak, jak ho chce vidět zákazník, aniž by vaše kancelář ručně porovnávala dva výkazy hodin.

Začít zdarmaZobrazit ceník
Animované demo: zapůjčený inženýr v 7. měsíci dvanáctiměsíčního nasazení zapíše říjen na tři projektové kódy zákazníka, porovná se export zákazníka, jeden rozdíl se vyřeší a přímý nadřízený měsíc schválí. Měsíc 7 z 12, Hodiny podle projektového kódu, Porovnání s exportem zákazníka, Měsíc schválen.

Jak agentury zapůjčující odborníky používají TimeTracking

  1. Nasazení nastavíte jednou

    Na nasazení se uloží odborník, zákazník, funkce, sazba, období a příplatky. Přidejte projekty nebo střediska zákazníka, aby šla každá hodina zapsat na kód, který zákazník používá.

  2. Odborníci potvrdí svůj týden

    Většina zapůjčených odborníků pracuje v pevném režimu. V tarifu Pro prediktivní evidence času navrhne obvyklý týden a odborník upraví jen výjimky. Časovač i ruční zadání jsou vždy k dispozici.

  3. Hodiny zákazníka se porovnají

    Pokud zákazník vede vlastní evidenci, jeho měsíční export nebo výkaz přečte AI čtečka v tarifu Pro a porovná ho s tím, co odborník zapsal. Rozdíly se ukážou ještě před schválením.

  4. Měsíční schválení a export

    Přímý nadřízený u zákazníka schválí měsíc přes magický odkaz. Schválené období jde do mezd a uzamkne se, opravy se přesunou do dalšího období.

Dlouhá nasazení, ne týdenní směny

Zapůjčení odborníků se liší od krátkodobého agenturního zaměstnávání. Odborník často pracuje u jednoho zákazníka rok i déle, s pevným počtem hodin týdně, měsíčním rytmem a kontaktní osobou, která ho dobře zná. Chyby se málokdy týkají celkového součtu. Jde o rozdělení mezi projekty, cestovní náhradu, která se v půlce změnila, nebo měsíc, který schválila nesprávná osoba.

TimeTracking vše ukládá na nasazení: zákazníka, funkci, sazbu, období, pevné příplatky, například na cestovné, a osoby oprávněné schvalovat. Když se nasazení prodlouží nebo změní sazba, upravíte ji jednou a každý nový záznam se jí řídí.

  • Nasazení: odborník × zákazník × funkce × sazba × období
  • Měsíční, čtyřtýdenní nebo týdenní období podle zákazníka
  • Pevné příplatky a sazby za kilometry podle nasazení
  • Více nasazení na jednoho odborníka, pro zapůjčení na částečný úvazek

Hodiny na projektových kódech zákazníka

Mnoho zákazníků chce hodiny rozdělené podle projektu, zakázky nebo střediska s jejich vlastními kódy. Nastavte je jako projekty pod zákazníkem a odborník zapisuje každý den na správný kód v aplikaci nebo na webu. Zákazník pak schvaluje hodiny ve struktuře, kterou očekává jeho controller.

Vaše kancelář vede stejná data u každého nasazení, takže mzdy vidí celkový součet a zákazník rozdělení, ze stejné sady schválených hodin.

Dva výkazy, jeden schválený měsíc

Zapůjčení odborníci často vyplňují i evidenci času zákazníka. Na konci měsíce zákazník pošle export a někdo ve vaší kanceláři ho řádek po řádku porovnává s vašimi záznamy. V tarifu Pro čte AI čtečka výkazů tento export z Excelu nebo CSV, e-mail či sken podepsaného výkazu a přiřadí ho k odborníkovi a nasazení.

Detekce konfliktů pak ukáže, kde se obě verze liší, například státní svátek zapsaný jen na jedné straně. Vaše kancelář rozdíl vyřeší dřív, než se zákazník vyzve ke schválení, a rozhodnutí zůstane v auditní stopě.

Schválení přímým nadřízeným bez přihlášení

Schvalující je obvykle manažer u zákazníka, který jednou měsíčně schvaluje jednoho či dva vaše odborníky. Nemá potřebovat účet. TimeTracking pošle zabezpečený magický odkaz s omezenou platností e-mailem nebo SMS, ukáže měsíc po dnech a podle projektových kódů a zaznamená jeho jméno a čas schválení.

Když období čeká blízko termínu, odešle se připomenutí. U velkých zákazníků s mnoha manažery lze schvalování rozdělit podle oddělení, takže každý manažer vidí jen své lidi.

Mzdy a fakturace zůstávají, kde jsou

Schválené měsíce se do mezd exportují jedním krokem. Dnes funguje export ve formátu SD Worx, konfigurovatelné exporty CSV a XLSX a REST API. Konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou.

TimeTracking nevystavuje faktury. Stejné schválené hodiny s projektovými kódy a sazbami lze exportovat do fakturačního nástroje, který už používáte, takže výplatní páska i faktura zákazníkovi vycházejí ze stejných čísel.

Dovolená a nemoc ve stejném měsíci

Měsíc u zákazníka obsahuje i dovolenou, nemoc a občasný školicí den ve vaší kanceláři. Žádosti o dovolenou a zůstatky jsou součástí tarifu Core, takže se v období zobrazí vedle odpracovaných hodin a schvalují se i exportují společně.

Zákazník vidí, že šlo o dovolenou, aniž by znal důvod, a váš export do mezd obsahuje pro každý den správný typ hodin.

  • Žádosti o dovolenou a zůstatky
  • Nemoc ve stejném období
  • Samostatné typy hodin v exportu do mezd

Časté dotazy

Lze zapisovat hodiny na vlastní projektové kódy zákazníka?

Ano. Projekty nebo střediska zákazníka přidáte v TimeTracking jako projekty. Odborníci na ně zapisují a zákazník schvaluje měsíc podle projektových kódů.

Naši odborníci vyplňují i evidenci času zákazníka. Musíme pořád porovnávat ručně?

V tarifu Pro čte AI čtečka výkazů export, e-mail nebo naskenovaný výkaz zákazníka a detekce konfliktů označí rozdíly oproti hodinám v TimeTracking. Vaše kancelář řeší jen výjimky.

Můžeme používat měsíční období?

Ano. Období se nastavují podle zákazníka nebo nasazení: týdně, po čtyřech týdnech, dvakrát měsíčně nebo měsíčně.

Potřebuje zákazník ke schválení účet?

Ne. Zákazník schvaluje přes zabezpečený magický odkaz s omezenou platností. Jméno a čas schválení se uloží do auditní stopy.

Posílá TimeTracking našim zákazníkům faktury?

Ne. Schválené hodiny s projektovými kódy a sazbami exportuje do vašeho fakturačního nástroje přes CSV, XLSX nebo API.

Který tarif potřebujeme?

Core (€1 za uživatele měsíčně) zahrnuje nasazení, schvalování zákazníkem, dovolenou a exporty do mezd. Pro (€3) přidává AI čtečku výkazů, párování konfliktů a prediktivní evidenci času. Zdarma do 5 uživatelů.

Související stránky

Vyzkoušejte TimeTracking zdarma

Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.

Začít zdarmaZobrazit ceník