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TimeTracking

Controle de ponto para empresas de alocação de profissionais

Seus profissionais trabalham em um cliente por meses ou anos, muitas vezes nos sistemas do próprio cliente e nos códigos de projeto dele. O TimeTracking mantém um mês aprovado por alocação, dividido do jeito que o cliente quer ver, sem que seu escritório compare duas folhas de ponto à mão.

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Demonstração animada: um engenheiro alocado no mês 7 de uma alocação de 12 meses lança outubro em três códigos de projeto do cliente, o arquivo do próprio cliente é comparado, uma diferença é resolvida e o gestor direto aprova o mês. Mês 7 de 12, Horas por código de projeto, Arquivo do cliente comparado, Mês aprovado.

Como as empresas de alocação usam o TimeTracking

  1. Configure a alocação uma vez

    Profissional, cliente, função, valor, período e ajudas de custo ficam na alocação. Adicione os projetos ou centros de custo do cliente, para que cada hora seja lançada no código que ele usa.

  2. Os profissionais confirmam a semana

    A maioria dos profissionais alocados segue uma rotina estável. No Pro, o controle de ponto preditivo propõe a semana habitual e o profissional só ajusta as exceções. Cronômetro e lançamento manual estão sempre disponíveis.

  3. As horas do cliente são comparadas

    Quando o cliente mantém um registro próprio, a exportação mensal ou a folha de ponto dele é lida pelo leitor com IA do Pro e comparada com o que o profissional registrou. As diferenças aparecem antes da aprovação.

  4. Aprovação mensal e exportação

    O gestor direto no cliente aprova o mês por um link mágico. O período aprovado vai para a folha de pagamento e é bloqueado; as correções entram no período seguinte.

Alocações longas, não turnos semanais

Alocação de profissionais é diferente de trabalho temporário. Um profissional costuma trabalhar em um único cliente por um ano ou mais, com um número fixo de horas por semana, um ritmo mensal e uma pessoa de contato que o conhece bem. O que dá errado raramente é o total: é a divisão entre projetos, o auxílio-deslocamento que mudou no meio do caminho ou o mês aprovado pela pessoa errada.

O TimeTracking guarda tudo isso na alocação: o cliente, a função, o valor, o período, ajudas de custo fixas como deslocamento e as pessoas autorizadas a aprovar. Quando a alocação é prorrogada ou o valor muda, você atualiza uma vez e todos os novos lançamentos seguem a mudança.

  • Alocação: profissional × cliente × função × valor × período
  • Períodos mensais, de quatro semanas ou semanais por cliente
  • Ajudas de custo fixas e valores de quilometragem por alocação
  • Várias alocações por profissional, para alocações em meio período

Horas nos códigos de projeto do cliente

Muitos clientes querem as horas divididas por projeto, ordem de serviço ou centro de custo, usando os próprios códigos. Configure-os como projetos do cliente e o profissional lança cada dia no código certo, no app ou na web. O cliente aprova as horas na estrutura que o controller dele espera.

Seu escritório mantém os mesmos dados por alocação: a folha de pagamento vê o total e o cliente vê a divisão, a partir de um único conjunto de horas aprovadas.

Duas folhas de ponto, um mês aprovado

Os profissionais alocados muitas vezes também precisam preencher o sistema de horas do próprio cliente. No fim do mês, o cliente envia uma exportação e alguém do seu escritório a compara linha por linha com os seus registros. No Pro, o leitor de folhas de ponto com IA lê essa exportação em Excel ou CSV, o e-mail ou a digitalização de uma folha assinada e associa tudo ao profissional e à alocação.

A detecção de conflitos mostra então onde as duas versões divergem, por exemplo um feriado lançado só de um lado. Seu escritório resolve a diferença antes de o cliente ser chamado para aprovar, e a decisão fica registrada na trilha de auditoria.

Aprovação pelo gestor direto, sem login

Quem aprova costuma ser um gestor no cliente que aprova um ou dois dos seus profissionais uma vez por mês. Essa pessoa não deveria precisar de uma conta. O TimeTracking envia por e-mail ou SMS um link mágico seguro, que expira, mostra o mês por dia e por código de projeto e registra o nome e o horário da aprovação.

Um lembrete é enviado quando um período ainda aguarda aprovação perto do prazo. Para clientes grandes com muitos gestores, as aprovações podem ser divididas por departamento, para que cada gestor veja apenas as próprias pessoas.

Folha de pagamento e faturamento continuam onde estão

Os meses aprovados são exportados para a folha de pagamento em uma única etapa. Disponíveis hoje: exportação no formato SD Worx, exportações em CSV e XLSX configuráveis e a API REST. Conectores para Loket, Nmbrs e AFAS estão chegando em breve.

O TimeTracking não emite notas fiscais nem faturas. As mesmas horas aprovadas, com códigos de projeto e valores, podem ser exportadas para a ferramenta de faturamento que você já usa, de modo que o holerite e a cobrança ao cliente partam dos mesmos números.

Férias e afastamentos no mesmo mês

Um mês em um cliente também inclui férias, dias de doença e um ou outro dia de treinamento no seu escritório. Solicitações e saldos de férias fazem parte do Core, então aparecem no período ao lado das horas trabalhadas e são aprovados e exportados juntos.

O cliente vê que o dia foi de ausência sem saber o motivo, e a exportação para a folha traz o tipo de hora correto para cada dia.

  • Solicitações e saldos de férias
  • Atestados no mesmo período
  • Tipos de hora separados na exportação para a folha

Perguntas frequentes

É possível lançar horas nos códigos de projeto do próprio cliente?

Sim. Adicione os projetos ou centros de custo do cliente como projetos no TimeTracking. Os profissionais lançam neles e o cliente aprova o mês por código de projeto.

Nossos profissionais também preenchem o sistema de horas do cliente. Ainda precisamos comparar à mão?

No Pro, o leitor de folhas de ponto com IA lê a exportação, o e-mail ou a folha digitalizada do cliente, e a detecção de conflitos sinaliza as diferenças em relação às horas do TimeTracking. Seu escritório só trata as exceções.

Podemos usar períodos mensais?

Sim. Os períodos são configuráveis por cliente ou alocação: semanal, a cada quatro semanas, quinzenal ou mensal.

O cliente precisa de uma conta para aprovar?

Não. O cliente aprova por um link mágico seguro, que expira. O nome e o horário da aprovação ficam na trilha de auditoria.

O TimeTracking envia faturas aos nossos clientes?

Não. Ele exporta as horas aprovadas, com códigos de projeto e valores, para a sua ferramenta de faturamento em CSV, XLSX ou pela API.

De qual plano precisamos?

O Core (€1 por usuário por mês) cobre alocações, aprovação do cliente, férias e exportações para a folha. O Pro (€3) acrescenta o leitor de folhas de ponto com IA, a conciliação de conflitos e o controle de ponto preditivo. Grátis até 5 usuários.

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