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TimeTracking

Zeiterfassung für Projektdienstleister und Fachkräfteüberlassung

Ihre Fachkräfte arbeiten Monate oder Jahre beim Kunden, oft in dessen Systemen und auf dessen Projektcodes. TimeTracking macht daraus einen freigegebenen Monat pro Einsatz, aufgeteilt so, wie der Kunde ihn sehen will, ohne dass Ihr Büro zwei Stundennachweise von Hand vergleicht.

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Animierte Demo: eine Ingenieurin im 7. Monat eines 12-monatigen Einsatzes bucht den Oktober auf drei Projektcodes des Kunden, der Export des Kunden wird abgeglichen, eine Abweichung wird geklärt und die Führungskraft gibt den Monat frei. Monat 7 von 12, Stunden pro Projektcode, Kundenexport abgeglichen, Monat freigegeben.

So arbeiten Projektdienstleister mit TimeTracking

  1. Einsatz einmal anlegen

    Fachkraft, Kunde, Funktion, Satz, Zeitraum und Pauschalen werden am Einsatz gespeichert. Legen Sie die Projekte oder Kostenstellen des Kunden an, damit jede Stunde auf dem Code landet, den der Kunde verwendet.

  2. Fachkräfte bestätigen ihre Woche

    Die meisten Fachkräfte arbeiten in einem festen Rhythmus. Im Pro-Tarif schlägt die vorausschauende Zeiterfassung die übliche Woche vor, und die Fachkraft passt nur Ausnahmen an. Timer und manuelle Eingabe sind jederzeit verfügbar.

  3. Kundenstunden werden abgeglichen

    Führt der Kunde eine eigene Zeiterfassung, liest der KI-Parser im Pro-Tarif dessen Monatsexport oder Stundenzettel ein und vergleicht ihn mit den erfassten Stunden. Abweichungen sehen Sie vor der Freigabe.

  4. Monatsfreigabe und Export

    Die Führungskraft beim Kunden gibt den Monat per Magic Link frei. Der freigegebene Zeitraum geht in die Lohnabrechnung und wird gesperrt; Korrekturen landen im nächsten Zeitraum.

Lange Einsätze statt einzelner Schichten

Ein langfristiger Einsatz funktioniert anders als klassische Zeitarbeit. Eine Fachkraft arbeitet oft ein Jahr oder länger beim selben Kunden, mit fester Wochenstundenzahl, monatlichem Rhythmus und einem Ansprechpartner, der sie gut kennt. Fehler entstehen selten bei der Summe. Sie entstehen bei der Aufteilung auf Projekte, bei der Fahrtkostenpauschale, die sich mitten im Einsatz geändert hat, oder bei der Freigabe durch die falsche Person.

TimeTracking speichert all das am Einsatz: Kunde, Funktion, Satz, Zeitraum, feste Pauschalen wie Fahrtkosten und die Personen, die freigeben dürfen. Wird der Einsatz verlängert oder ändert sich der Satz, passen Sie das einmal an, und jeder neue Eintrag folgt.

  • Einsatz: Fachkraft × Kunde × Funktion × Satz × Zeitraum
  • Monatliche, vierwöchentliche oder wöchentliche Zeiträume pro Kunde
  • Feste Pauschalen und Kilometersätze pro Einsatz
  • Mehrere Einsätze pro Fachkraft, auch in Teilzeit

Stunden auf den Projektcodes des Kunden

Viele Kunden wollen Stunden nach Projekt, Auftrag oder Kostenstelle aufgeteilt, mit ihren eigenen Codes. Diese legen Sie als Projekte beim Kunden an, und die Fachkraft bucht jeden Tag in der App oder im Web auf den richtigen Code. So gibt der Kunde in der Struktur frei, die sein eigenes Controlling erwartet.

Ihr Büro behält dieselben Daten pro Einsatz. Die Lohnabrechnung sieht die Summe, der Kunde die Aufteilung, beides aus denselben freigegebenen Stunden.

Zwei Stundennachweise, ein freigegebener Monat

Fachkräfte im Einsatz müssen oft zusätzlich die Zeiterfassung des Kunden pflegen. Am Monatsende schickt der Kunde einen Export, und jemand in Ihrem Büro vergleicht ihn Zeile für Zeile mit Ihren Daten. Im Pro-Tarif liest der KI-Stundenzettel-Parser diesen Excel- oder CSV-Export, die E-Mail oder den Scan eines unterschriebenen Nachweises und ordnet ihn Fachkraft und Einsatz zu.

Die Konflikterkennung zeigt anschließend, wo die beiden Versionen voneinander abweichen, etwa bei einem Feiertag, der nur auf einer Seite gebucht ist. Ihr Büro klärt die Abweichung, bevor der Kunde um Freigabe gebeten wird, und die Entscheidung bleibt im Audit-Log nachvollziehbar.

Freigabe durch die Führungskraft, ohne Login

Freigeben wird meist eine Führungskraft beim Kunden, die einmal im Monat die Stunden von ein oder zwei Ihrer Fachkräfte prüft. Dafür braucht sie kein Konto. TimeTracking schickt einen sicheren, ablaufenden Magic Link per E-Mail oder SMS, zeigt den Monat pro Tag und Projektcode und speichert Name und Zeitpunkt der Freigabe.

Wartet ein Zeitraum kurz vor der Frist noch auf Freigabe, geht eine Erinnerung raus. Bei großen Kunden mit vielen Führungskräften lassen sich Freigaben nach Abteilung aufteilen, sodass jede Führungskraft nur ihre eigenen Leute sieht.

Lohn und Rechnungsstellung bleiben, wo sie sind

Freigegebene Monate werden in einem Schritt an die Lohnabrechnung exportiert. Heute live: ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV- und XLSX-Exporte und die REST-API. Anbindungen an Loket, Nmbrs, AFAS und DATEV folgen demnächst.

TimeTracking erstellt keine Rechnungen. Dieselben freigegebenen Stunden mit Projektcodes und Sätzen exportieren Sie in Ihr bestehendes Rechnungsprogramm. So beruhen Lohnabrechnung und Kundenrechnung auf denselben Zahlen.

Urlaub und Krankheit im selben Monat

Ein Monat beim Kunden enthält auch Urlaubstage, Krankheitstage und hin und wieder einen Schulungstag bei Ihnen im Haus. Abwesenheitsanträge und Salden sind Teil von Core. Sie stehen im Zeitraum neben den gearbeiteten Stunden und werden gemeinsam freigegeben und exportiert.

Der Kunde sieht, dass ein Tag Abwesenheit war, ohne den Grund zu sehen, und der Lohnexport enthält für jeden Tag die richtige Stundenart.

  • Abwesenheitsanträge und Salden
  • Krankheitstage im selben Zeitraum
  • Eigene Stundenarten im Lohnexport

Häufige Fragen

Können Stunden auf die Projektcodes des Kunden gebucht werden?

Ja. Legen Sie die Projekte oder Kostenstellen des Kunden als Projekte in TimeTracking an. Fachkräfte buchen darauf, und der Kunde gibt den Monat pro Projektcode frei.

Unsere Fachkräfte pflegen auch die Zeiterfassung des Kunden. Müssen wir trotzdem von Hand vergleichen?

Im Pro-Tarif liest der KI-Parser den Export, die E-Mail oder den gescannten Nachweis des Kunden ein, und die Konflikterkennung markiert Abweichungen zu den Stunden in TimeTracking. Ihr Büro bearbeitet nur die Ausnahmen.

Können wir mit Monatszeiträumen arbeiten?

Ja. Zeiträume sind pro Kunde oder Einsatz einstellbar: wöchentlich, vierwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich.

Braucht der Kunde ein Konto für die Freigabe?

Nein. Der Kunde gibt über einen sicheren, ablaufenden Magic Link frei. Name und Zeitpunkt der Freigabe werden im Audit-Log gespeichert.

Verschickt TimeTracking Rechnungen an unsere Kunden?

Nein. TimeTracking exportiert freigegebene Stunden mit Projektcodes und Sätzen per CSV, XLSX oder API in Ihr Rechnungsprogramm.

Welchen Tarif brauchen wir?

Core (1 € pro Nutzer und Monat) umfasst Einsätze, Kundenfreigabe, Abwesenheiten und Lohnexporte. Pro (3 €) ergänzt KI-Parser, Konfliktabgleich und vorausschauende Zeiterfassung. Kostenlos für bis zu 5 Nutzer.

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