Rilevazione ore per società di distacco di personale
I professionisti lavorano presso un cliente per mesi o anni, spesso nei sistemi del cliente e sui suoi codici progetto. TimeTracking mantiene un mese approvato per incarico, suddiviso come lo vuole vedere il cliente, senza che l'ufficio debba confrontare a mano due fogli ore.
Come le società di distacco usano TimeTracking
Configurare l'incarico una sola volta
Professionista, cliente, mansione, tariffa, periodo e indennità sono memorizzati nell'incarico. Si aggiungono i progetti o i centri di costo del cliente, così ogni ora può essere imputata al codice che il cliente utilizza.
I professionisti confermano la settimana
La maggior parte dei professionisti distaccati lavora con uno schema stabile. Con Pro, la rilevazione ore predittiva propone la settimana abituale e il professionista corregge solo le eccezioni. Timer e inserimento manuale sono sempre disponibili.
Le ore del cliente vengono confrontate
Quando il cliente tiene una propria registrazione, il suo export mensile o il suo foglio ore viene letto dal parser IA di Pro e confrontato con quanto registrato dal professionista. Le differenze emergono prima dell'approvazione.
Approvazione mensile ed export
Il responsabile presso il cliente approva il mese tramite un magic link. Il periodo approvato va alle paghe e viene bloccato; le correzioni confluiscono nel periodo successivo.
Incarichi lunghi, non turni settimanali
Il distacco è diverso dalla somministrazione temporanea. Un professionista lavora spesso presso un solo cliente per un anno o più, con un numero fisso di ore a settimana, un ritmo mensile e un referente che lo conosce bene. Raramente a sbagliare è il totale: più spesso è la suddivisione tra progetti, l'indennità di trasferta cambiata a metà incarico o il mese approvato dalla persona sbagliata.
TimeTracking memorizza tutto questo nell'incarico: cliente, mansione, tariffa, periodo, indennità fisse come la trasferta e le persone autorizzate ad approvare. Quando l'incarico viene prorogato o la tariffa cambia, si aggiorna una volta sola e ogni nuova registrazione ne tiene conto.
- Incarico: professionista × cliente × mansione × tariffa × periodo
- Periodi mensili, ogni quattro settimane o settimanali per cliente
- Indennità fisse e tariffe chilometriche per incarico
- Più incarichi per professionista, per i distacchi part-time
Ore sui codici progetto del cliente
Molti clienti vogliono le ore suddivise per progetto, commessa o centro di costo, con i propri codici. Questi si configurano come progetti sotto il cliente e il professionista imputa ogni giornata al codice giusto, nell'app o sul web. Il cliente approva così le ore nella struttura che il suo controller si aspetta.
L'ufficio conserva gli stessi dati per incarico: le paghe vedono il totale e il cliente vede la suddivisione, a partire da un unico insieme di ore approvate.
Due fogli ore, un solo mese approvato
I professionisti distaccati devono spesso compilare anche il sistema di rilevazione del cliente. A fine mese il cliente invia un export e qualcuno in ufficio lo confronta riga per riga con i vostri dati. Con Pro, il parser IA dei fogli ore legge quell'export Excel o CSV, l'e-mail o la scansione di un foglio firmato e lo abbina al professionista e all'incarico.
Il rilevamento dei conflitti mostra poi dove le due versioni differiscono, per esempio una festività registrata da una parte sola. L'ufficio risolve la differenza prima di chiedere l'approvazione al cliente e la decisione resta nell'audit trail.
Approvazione del responsabile, senza login
Chi approva è di solito un manager del cliente che approva uno o due professionisti una volta al mese. Non dovrebbe aver bisogno di un account. TimeTracking invia un magic link sicuro e a scadenza via e-mail o SMS, mostra il mese per giorno e per codice progetto e registra nome e orario dell'approvazione.
Quando un periodo è ancora in attesa a ridosso della scadenza parte un promemoria. Per i grandi clienti con molti responsabili, le approvazioni possono essere suddivise per reparto, così ogni responsabile vede solo le proprie persone.
Paghe e fatturazione restano dove sono
I mesi approvati vengono esportati verso le paghe in un unico passaggio. Già attivi: un export in formato SD Worx, export CSV e XLSX configurabili e l'API REST. I connettori per Loket, Nmbrs e AFAS sono in arrivo.
TimeTracking non emette fatture. Le stesse ore approvate, con codici progetto e tariffe, possono essere esportate verso lo strumento di fatturazione già in uso, così cedolino e fattura al cliente si basano sugli stessi numeri.
Ferie e malattia nello stesso mese
Un mese presso un cliente comprende anche ferie, giorni di malattia e qualche giornata di formazione in sede. Richieste e saldi delle ferie fanno parte di Core, quindi compaiono nel periodo accanto alle ore lavorate e vengono approvati ed esportati insieme.
Il cliente vede che un giorno era di assenza senza vederne il motivo, e l'export paghe contiene il tipo di ore corretto per ogni giorno.
- Richieste e saldi delle ferie
- Malattia nello stesso periodo
- Tipi di ore separati nell'export paghe
Domande frequenti
Si possono imputare le ore sui codici progetto del cliente?
Sì. Si aggiungono i progetti o i centri di costo del cliente come progetti in TimeTracking. I professionisti imputano su quelli e il cliente approva il mese per codice progetto.
I nostri professionisti compilano anche il sistema del cliente. Dobbiamo ancora confrontare a mano?
Con Pro, il parser IA dei fogli ore legge l'export, l'e-mail o il foglio scansionato del cliente e il rilevamento dei conflitti segnala le differenze con le ore in TimeTracking. L'ufficio gestisce solo le eccezioni.
Si possono usare periodi mensili?
Sì. I periodi sono configurabili per cliente o incarico: settimanali, ogni quattro settimane, quindicinali o mensili.
Il cliente ha bisogno di un account per approvare?
No. Il cliente approva tramite un magic link sicuro e a scadenza. Nome e orario dell'approvazione sono conservati nell'audit trail.
TimeTracking invia fatture ai nostri clienti?
No. Esporta le ore approvate con codici progetto e tariffe verso lo strumento di fatturazione tramite CSV, XLSX o API.
Di quale piano abbiamo bisogno?
Core (€1 per utente al mese) comprende incarichi, approvazione del cliente, ferie ed export paghe. Pro (€3) aggiunge il parser IA dei fogli ore, l'abbinamento dei conflitti e la rilevazione ore predittiva. Gratis fino a 5 utenti.
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