Gå til indhold
TimeTracking

Tidsregistrering til udstationering og konsulentudlejning

Dine konsulenter arbejder hos en kunde i måneder eller år, ofte i kundens egne systemer og på kundens projektkoder. TimeTracking samler det til én godkendt måned pr. opgave, fordelt, som kunden vil se det, uden at dit kontor skal sammenligne to timesedler i hånden.

Start gratisSe priser
Animeret demo: en udstationeret ingeniør i måned 7 af en 12-måneders opgave registrerer oktober på tre af kundens projektkoder, kundens egen eksport sammenlignes, én forskel afklares, og lederen godkender måneden. Måned 7 af 12, Timer pr. projektkode, Kundens eksport sammenlignet, Måned godkendt.

Sådan bruger udlejningsfirmaer TimeTracking

  1. Opsæt opgaven én gang

    Konsulent, kunde, funktion, sats, periode og tillæg ligger på opgaven. Tilføj kundens projekter eller omkostningssteder, så hver time kan bogføres på den kode, kunden bruger.

  2. Konsulenterne bekræfter ugen

    De fleste udstationerede arbejder efter et fast mønster. På Pro foreslår forudsigende tidsregistrering den sædvanlige uge, og konsulenten retter kun undtagelserne. Timer og manuel indtastning er der altid.

  3. Kundens timer sammenlignes

    Fører kunden sin egen registrering, bliver dens månedlige eksport eller timeseddel læst af AI-aflæsningen på Pro og sammenlignet med det, konsulenten har registreret. Forskelle vises før godkendelsen.

  4. Månedlig godkendelse og eksport

    Den nærmeste leder hos kunden godkender måneden via et magic link. Den godkendte periode går til lønnen og låses, og rettelser havner i næste periode.

Lange opgaver, ikke ugentlige vagter

Udstationering er noget andet end vikararbejde. En konsulent arbejder ofte hos én kunde i et år eller mere, med et fast timetal pr. uge, en månedlig rytme og en kontaktperson, der kender vedkommende godt. Det, der går galt, er sjældent totalen. Det er fordelingen på projekter, kørselstillægget, der blev ændret midtvejs, eller måneden, som den forkerte person godkendte.

TimeTracking gemmer alt det på opgaven: kunden, funktionen, satsen, perioden, faste tillæg som kørsel og de personer, der må godkende. Forlænges opgaven, eller ændres satsen, opdaterer du den én gang, og alle nye registreringer følger med.

  • Opgave: konsulent × kunde × funktion × sats × periode
  • Månedlige, fireugers- eller ugentlige perioder pr. kunde
  • Faste tillæg og kilometersatser pr. opgave
  • Flere opgaver pr. konsulent, til deltidsudstationeringer

Timer på kundens projektkoder

Mange kunder vil have timerne fordelt pr. projekt, arbejdsordre eller omkostningssted med deres egne koder. Opret dem som projekter under kunden, så bogfører konsulenten hver dag på den rigtige kode i appen eller på nettet. Kunden godkender så timerne i den struktur, dens egen controller forventer.

Dit kontor har de samme data pr. opgave, så lønnen ser totalen, og kunden ser fordelingen, ud fra ét sæt godkendte timer.

To timesedler, én godkendt måned

Udstationerede konsulenter skal ofte også udfylde kundens eget tidssystem. I slutningen af måneden sender kunden en eksport, og én på dit kontor sammenligner den linje for linje med dine egne tal. På Pro læser AI-aflæsningen af timesedler den Excel- eller CSV-eksport, e-mailen eller en scanning af et underskrevet ark og kobler det til konsulenten og opgaven.

Konfliktregistreringen viser derefter, hvor de to versioner afviger, for eksempel en helligdag, der kun er registreret på den ene side. Dit kontor løser forskellen, før kunden bliver bedt om at godkende, og afgørelsen gemmes i revisionssporet.

Godkendelse hos lederen, uden login

Den, der godkender, er som regel en leder hos kunden, som godkender en eller to af dine konsulenter én gang om måneden. Vedkommende skal ikke have en konto. TimeTracking sender et sikkert magic link, der udløber, på e-mail eller sms, viser måneden pr. dag og pr. projektkode og gemmer navn og tidspunkt for godkendelsen.

Der går en påmindelse ud, når en periode stadig venter tæt på fristen. Hos store kunder med mange ledere kan godkendelser deles op pr. afdeling, så hver leder kun ser sine egne folk.

Løn og fakturering bliver, hvor de er

Godkendte måneder eksporteres til lønnen i ét trin. Live i dag: en eksport i SD Worx-format, konfigurerbar eksport til CSV og XLSX og REST API'et. Forbindelser til Loket, Nmbrs og AFAS kommer snart.

TimeTracking opretter ikke fakturaer. De samme godkendte timer kan med projektkoder og satser eksporteres til det faktureringsværktøj, du allerede bruger, så lønsedlen og kundefakturaen bygger på de samme tal.

Fravær og sygdom i samme måned

En måned hos en kunde rummer også ferie, sygedage og en enkelt kursusdag hos dig. Fraværsanmodninger og saldi er en del af Core, så de vises i perioden ved siden af de arbejdede timer og bliver godkendt og eksporteret sammen med dem.

Kunden ser, at en dag var fravær, uden at se hvorfor, og din løneksport indeholder den rigtige timetype for hver dag.

  • Fraværsanmodninger og saldi
  • Sygefravær i samme periode
  • Separate timetyper i løneksporten

Ofte stillede spørgsmål

Kan timer bogføres på kundens egne projektkoder?

Ja. Tilføj kundens projekter eller omkostningssteder som projekter i TimeTracking. Konsulenterne bogfører på dem, og kunden godkender måneden pr. projektkode.

Vores konsulenter udfylder også kundens tidssystem. Skal vi stadig sammenligne i hånden?

På Pro læser AI-aflæsningen af timesedler kundens eksport, e-mail eller scannede ark, og konfliktregistreringen markerer forskelle i forhold til timerne i TimeTracking. Dit kontor håndterer kun undtagelserne.

Kan vi bruge månedlige perioder?

Ja. Perioder kan konfigureres pr. kunde eller opgave: ugentligt, hver fjerde uge, halvmånedligt eller månedligt.

Skal kunden have en konto for at godkende?

Nej. Kunden godkender via et sikkert magic link, der udløber. Navn og tidspunkt for godkendelsen gemmes i revisionssporet.

Sender TimeTracking fakturaer til vores kunder?

Nej. Det eksporterer godkendte timer med projektkoder og satser til dit faktureringsværktøj via CSV, XLSX eller API'et.

Hvilken plan har vi brug for?

Core (€1 pr. bruger pr. måned) dækker opgaver, kundegodkendelse, fravær og løneksport. Pro (€3) tilføjer AI-aflæsningen af timesedler, konfliktmatchning og forudsigende tidsregistrering. Gratis op til 5 brugere.

Relaterede sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.

Start gratisSe priser