Перейти до вмісту
TimeTracking

Облік робочого часу для агентств відрядження спеціалістів

Ваші спеціалісти працюють у клієнта місяцями чи роками, часто у власних системах клієнта й за його кодами проєктів. TimeTracking веде один затверджений місяць на кожне призначення, розбитий так, як хоче бачити клієнт, а ваш офіс не звіряє два табелі вручну.

Почати безкоштовноПереглянути ціни
Анімована демонстрація: відряджений інженер на сьомому місяці 12-місячного призначення вносить жовтень за трьома кодами проєктів клієнта, порівнюється власний експорт клієнта, одна розбіжність усувається, а лінійний керівник затверджує місяць. Місяць 7 із 12, Години за кодами проєктів, Порівняння з експортом клієнта, Місяць затверджено.

Як агентства відрядження використовують TimeTracking

  1. Одноразово налаштуйте призначення

    Спеціаліст, клієнт, посада, ставка, період і надбавки зберігаються в призначенні. Додайте проєкти або центри витрат клієнта, щоб кожну годину можна було віднести на код, яким користується клієнт.

  2. Спеціалісти підтверджують свій тиждень

    Більшість відряджених спеціалістів працює за стабільним графіком. У Pro прогнозований облік часу пропонує звичайний тиждень, а спеціаліст коригує лише винятки. Таймер і ручне введення завжди під рукою.

  3. Години клієнта порівнюються

    Якщо клієнт веде власний облік, його місячний експорт або табель зчитує AI-парсер у Pro і порівнює з тим, що зафіксував спеціаліст. Розбіжності видно ще до затвердження.

  4. Місячне затвердження й експорт

    Лінійний керівник у клієнта затверджує місяць через magic link. Затверджений період іде в зарплату й блокується, а виправлення потрапляють у наступний період.

Тривалі призначення, а не тижневі зміни

Відрядження відрізняється від тимчасового працевлаштування. Спеціаліст часто працює в одного клієнта рік і довше, з фіксованою кількістю годин на тиждень, місячним ритмом і контактною особою, яка його добре знає. Помилки рідко стосуються загальної суми: це розподіл за проєктами, надбавка за проїзд, що змінилася посеред терміну, або місяць, затверджений не тією людиною.

TimeTracking зберігає все це в призначенні: клієнта, посаду, ставку, період, фіксовані надбавки, як-от проїзд, і осіб, які мають право затверджувати. Коли призначення подовжують або ставка змінюється, ви оновлюєте його один раз, і всі нові записи слідують за ним.

  • Призначення: спеціаліст × клієнт × посада × ставка × період
  • Місячні, чотиритижневі або тижневі періоди для кожного клієнта
  • Фіксовані надбавки та ставки кілометражу для кожного призначення
  • Кілька призначень на спеціаліста, для відряджень на неповну ставку

Години за кодами проєктів клієнта

Багато клієнтів хочуть бачити години за проєктами, робочими замовленнями або центрами витрат, з використанням власних кодів. Налаштуйте їх як проєкти під клієнтом, і спеціаліст щодня вноситиме години на потрібний код у застосунку чи вебверсії. Клієнт затверджує години в структурі, якої очікує його контролер.

Ваш офіс веде ті самі дані за призначенням, тож зарплата бачить загальну суму, а клієнт бачить розподіл, і все з одного набору затверджених годин.

Два табелі, один затверджений місяць

Відряджені спеціалісти часто мусять ще й заповнювати власну систему обліку часу клієнта. Наприкінці місяця клієнт надсилає експорт, і хтось у вашому офісі порівнює його рядок за рядком із вашими даними. У Pro AI-парсер табелів зчитує цей експорт Excel чи CSV, лист або скан підписаного аркуша та зіставляє його зі спеціалістом і призначенням.

Потім виявлення розбіжностей показує, де дві версії відрізняються, наприклад державне свято, внесене лише з одного боку. Ваш офіс усуває розбіжність ще до того, як клієнта просять затвердити, а рішення зберігається в журналі аудиту.

Затвердження лінійним керівником без логіна

Затверджує зазвичай менеджер у клієнта, який раз на місяць затверджує одного-двох ваших спеціалістів. Йому не повинен бути потрібен обліковий запис. TimeTracking надсилає захищене magic link з обмеженим терміном дії електронною поштою або SMS, показує місяць за днями й кодами проєктів і фіксує ім'я та час затвердження.

Коли період ще очікує поблизу кінцевого терміну, надходить нагадування. Для великих клієнтів із багатьма менеджерами затвердження можна розділити за відділами, щоб кожен менеджер бачив лише своїх людей.

Зарплата й рахунки лишаються там, де були

Затверджені місяці експортуються в зарплату за один крок. Уже працює: експорт у форматі SD Worx, налаштовувані експорти CSV і XLSX та REST API. Конектори до Loket, Nmbrs і AFAS незабаром з'являться.

TimeTracking не виставляє рахунків. Ті самі затверджені години з кодами проєктів і ставками можна експортувати у вашу систему виставлення рахунків, тож розрахунковий листок і рахунок клієнту базуються на одних цифрах.

Відпустки й хвороба в тому самому місяці

У місяці в клієнта трапляються й відпустки, лікарняні та окремі навчальні дні у вашому офісі. Заявки на відпустку й баланси входять до Core, тому вони з'являються в періоді поруч із відпрацьованими годинами, затверджуються й експортуються разом.

Клієнт бачить, що день був відпусткою, не бачачи причини, а ваш експорт для зарплати містить правильний тип годин для кожного дня.

  • Заявки на відпустку й баланси
  • Лікарняні в тому самому періоді
  • Окремі типи годин в експорті для зарплати

Поширені запитання

Чи можна вносити години на власні коди проєктів клієнта?

Так. Додайте проєкти або центри витрат клієнта як проєкти в TimeTracking. Спеціалісти вносять години на них, а клієнт затверджує місяць за кодами проєктів.

Наші спеціалісти ще й заповнюють систему обліку клієнта. Чи доведеться й далі порівнювати вручну?

У Pro AI-парсер табелів зчитує експорт, лист або скан аркуша клієнта, а виявлення розбіжностей позначає відмінності від годин у TimeTracking. Ваш офіс опрацьовує лише винятки.

Чи можна використовувати місячні періоди?

Так. Періоди налаштовуються для кожного клієнта чи призначення: щотижня, раз на чотири тижні, двічі на місяць або щомісяця.

Чи потрібен клієнту обліковий запис для затвердження?

Ні. Клієнт затверджує через захищене magic link з обмеженим терміном дії. Ім'я та час затвердження зберігаються в журналі аудиту.

Чи надсилає TimeTracking рахунки нашим клієнтам?

Ні. Він експортує затверджені години з кодами проєктів і ставками у вашу систему виставлення рахунків через CSV, XLSX або API.

Який тариф нам потрібен?

Core (€1 за користувача на місяць) охоплює призначення, затвердження клієнтом, відпустки й експорти для зарплати. Pro (€3) додає AI-парсер табелів, зіставлення розбіжностей і прогнозований облік часу. Безкоштовно до 5 користувачів.

Пов'язані сторінки

Спробуйте TimeTracking безкоштовно

Безкоштовно до 5 користувачів. Core від €1 за користувача на місяць, усе включено.

Почати безкоштовноПереглянути ціни