Suivi du temps pour les sociétés de détachement de personnel
Vos consultants travaillent des mois, voire des années chez un client, souvent dans ses propres outils et sur ses codes projet. TimeTracking conserve un mois validé par mission, ventilé comme le client veut le voir, sans que votre bureau compare deux feuilles d’heures à la main.
Comment les sociétés de détachement utilisent TimeTracking
Paramétrez la mission une seule fois
Consultant, client, fonction, taux, période et indemnités sont enregistrés sur la mission. Ajoutez les projets ou centres de coûts du client, pour que chaque heure soit imputée sur le code qu’il utilise.
Les consultants confirment leur semaine
La plupart des consultants détachés suivent un rythme stable. Avec Pro, le suivi du temps prédictif propose la semaine habituelle et le consultant n’ajuste que les exceptions. Un chronomètre et la saisie manuelle restent toujours disponibles.
Les heures du client sont rapprochées
Lorsque le client tient son propre relevé, son export mensuel ou sa feuille d’heures est lu par l’analyseur IA de Pro et comparé à ce que le consultant a saisi. Les écarts apparaissent avant la validation.
Validation mensuelle et export
Le responsable hiérarchique chez le client valide le mois via un lien magique. La période validée part vers la paie et est verrouillée ; les corrections atterrissent dans la période suivante.
Des missions longues, pas des postes à la semaine
Le détachement n’est pas de l’intérim. Un consultant reste souvent un an ou plus chez le même client, avec un nombre d’heures fixe par semaine, un rythme mensuel et un interlocuteur qui le connaît bien. Ce qui dérape est rarement le total : c’est la répartition entre projets, l’indemnité de déplacement qui a changé en cours de route, ou le mois validé par la mauvaise personne.
TimeTracking enregistre tout cela sur la mission : le client, la fonction, le taux, la période, les indemnités fixes comme les déplacements et les personnes autorisées à valider. Quand la mission est prolongée ou que le taux change, vous la mettez à jour une fois et chaque nouvelle saisie suit.
- Mission : consultant × client × fonction × taux × période
- Périodes mensuelles, toutes les quatre semaines ou hebdomadaires par client
- Indemnités forfaitaires et barèmes kilométriques par mission
- Plusieurs missions par consultant, pour les détachements à temps partiel
Des heures sur les codes projet du client
De nombreux clients veulent des heures ventilées par projet, ordre de travail ou centre de coûts, avec leurs propres codes. Créez-les comme projets sous le client : le consultant impute chaque jour sur le bon code dans l’application ou sur le web. Le client valide alors les heures dans la structure qu’attend son propre contrôle de gestion.
Votre bureau conserve les mêmes données par mission : la paie voit le total, le client voit la ventilation, à partir d’un seul jeu d’heures validées.
Deux feuilles d’heures, un seul mois validé
Les consultants détachés doivent souvent aussi remplir le système de temps du client. En fin de mois, le client envoie un export et quelqu’un de votre bureau le compare ligne par ligne à vos données. Avec Pro, l’analyseur IA de feuilles d’heures lit cet export Excel ou CSV, l’e-mail ou le scan d’une feuille signée, et l’associe au consultant et à la mission.
La détection des conflits montre ensuite où les deux versions divergent, par exemple un jour férié saisi d’un seul côté. Votre bureau règle l’écart avant de demander la validation au client, et la décision est conservée dans la piste d’audit.
Validation par le responsable, sans identifiant
Le valideur est généralement un responsable chez le client qui valide un ou deux de vos consultants une fois par mois. Il ne devrait pas avoir besoin d’un compte. TimeTracking envoie par e-mail ou SMS un lien magique sécurisé et à durée limitée, affiche le mois par jour et par code projet, puis enregistre son nom et l’heure de validation.
Un rappel est envoyé lorsqu’une période attend encore à l’approche de l’échéance. Pour les grands clients comptant de nombreux responsables, la validation peut être répartie par service : chaque responsable ne voit que ses propres collaborateurs.
La paie et la facturation restent là où elles sont
Les mois validés sont exportés vers la paie en une seule étape. Disponible dès aujourd’hui : un export au format SD Worx, des exports CSV et XLSX configurables et l’API REST. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.
TimeTracking ne crée pas de factures. Les mêmes heures validées, avec codes projet et taux, peuvent être exportées vers l’outil de facturation que vous utilisez déjà : le bulletin de paie et la facture client reposent ainsi sur les mêmes chiffres.
Congés et maladie dans le même mois
Un mois chez un client comprend aussi des congés, des jours de maladie et parfois une journée de formation dans vos locaux. Les demandes de congés et les soldes font partie de Core : ils apparaissent dans la période à côté des heures travaillées et sont validés et exportés ensemble.
Le client voit qu’une journée était un congé sans en connaître le motif, et votre export de paie contient le bon type d’heures pour chaque jour.
- Demandes de congés et soldes
- Absences maladie dans la même période
- Types d’heures distincts dans l’export de paie
Questions fréquentes
Peut-on imputer les heures sur les codes projet du client ?
Oui. Ajoutez les projets ou centres de coûts du client comme projets dans TimeTracking. Les consultants imputent dessus et le client valide le mois par code projet.
Nos consultants remplissent aussi le système de temps du client. Faut-il toujours comparer à la main ?
Avec Pro, l’analyseur IA lit l’export, l’e-mail ou la feuille scannée du client, et la détection des conflits signale les écarts avec les heures de TimeTracking. Votre bureau ne traite que les exceptions.
Peut-on utiliser des périodes mensuelles ?
Oui. Les périodes se configurent par client ou par mission : hebdomadaire, toutes les quatre semaines, bimensuelle ou mensuelle.
Le client a-t-il besoin d’un compte pour valider ?
Non. Le client valide via un lien magique sécurisé et à durée limitée. Son nom et l’heure de validation sont conservés dans la piste d’audit.
TimeTracking envoie-t-il des factures à nos clients ?
Non. Il exporte les heures validées avec codes projet et taux vers votre outil de facturation, via CSV, XLSX ou l’API.
De quelle offre avons-nous besoin ?
Core (1 € par utilisateur et par mois) couvre les missions, la validation client, les congés et les exports de paie. Pro (3 €) ajoute l’analyseur IA de feuilles d’heures, le rapprochement des conflits et le suivi du temps prédictif. Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs.
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Missions, validation client par lien magique, lecture IA, détection des conflits et exports de paie.
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Logistique et entrepôts
Postes planifiés, confirmation en un geste, pointage sur borne et postes de nuit bien gérés.
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