Control horario para equipos de ayuda a domicilio
Una auxiliar de ayuda a domicilio puede atender a ocho o diez usuarios antes de comer, con unos minutos de trayecto en coche o en bicicleta entre uno y otro. TimeTracking registra ese día tal como fue: tiempo de visita, tiempo de desplazamiento y kilómetros, revisados por la auxiliar y aprobados por la coordinación, sin guardar nada sobre la atención en sí.
Un día de ayuda a domicilio en cuatro pasos
Planifique la ruta
Las visitas se planifican en el cuadrante por auxiliar y por día, con la etiqueta que usted elija, por ejemplo un número de usuario o el nombre de una ruta en lugar del nombre completo.
Registre visitas y desplazamientos
Las auxiliares inician y detienen cada visita en la app, o confirman una visita propuesta a partir del cuadrante. El tiempo de desplazamiento y los kilómetros entre usuarios se registran como tipos propios.
Revise y envíe el día
Al terminar la ruta, la auxiliar ve en una sola pantalla las visitas, los desplazamientos y los totales, corrige lo que fue distinto y envía el día.
Apruebe y exporte
La coordinación aprueba los días enviados del equipo. El tiempo de visita, el de desplazamiento y los kilómetros pasan a nóminas, cada uno con su propio código.
Muchas visitas cortas, registradas cuando ocurren
La ayuda a domicilio rara vez cabe en una hoja de horas de nueve a cinco. Una ruta de mañana puede incluir una visita de 15 minutos para la medicación, una rutina matinal de 45 minutos, una comprobación rápida y otra media hora al otro lado del barrio. Anotarlo después de memoria es donde se pierden los minutos. En TimeTracking cada visita es un registro propio con hora de inicio y de fin, de modo que el día suma sin reconstrucciones.
El temporizador sigue en marcha cuando se cierra la app o se reinicia el teléfono, y las visitas registradas sin cobertura quedan en cola hasta que el teléfono vuelve a tener conexión. Cuando una visita se alarga, la auxiliar ajusta la hora de fin en segundos.
- Cada visita como registro propio con hora de inicio y de fin
- Temporizador que sobrevive a reinicios, cola sin conexión
- Visitas propuestas a partir del cuadrante (Pro)
- Recordatorio por email cuando falta un día
Tiempo de desplazamiento y kilómetros entre usuarios
El desplazamiento entre usuarios es tiempo de trabajo, y a menudo se paga de forma distinta al tiempo de visita. TimeTracking registra el tiempo de desplazamiento como un tipo de hora aparte y los kilómetros por trayecto, calculados a partir de la dirección de salida y la de llegada. Nóminas recibe un desglose limpio entre tiempo de visita, tiempo de desplazamiento y kilometraje, cada uno asignado a su propio código.
Quien planifica ve qué parte de cada ruta es desplazamiento. Una ruta que resulta tener más conducción que atención se nota en las cifras, no solo en las quejas del equipo.
- Tiempo de desplazamiento como tipo de hora propio
- Kilómetros por trayecto con las tarifas que usted establezca
- Códigos de nómina separados para visitas, desplazamiento y kilometraje
Las auxiliares revisan su propio día
Quien hizo la ruta es quien mejor sabe lo que ocurrió. Al final del día la auxiliar ve todas las visitas, los desplazamientos y los totales en una sola pantalla, corrige una visita que se alargó, añade un trayecto olvidado y lo envía. La coordinación recibe un día revisado en lugar de un montón de correcciones a final de mes.
La coordinación aprueba los días enviados en la web o en el teléfono, o devuelve un día con un comentario. Cada cambio y cada aprobación quedan en el registro de auditoría, de modo que una duda sobre las horas del mes pasado tiene una respuesta clara.
La privacidad de los usuarios, lo primero
TimeTracking registra tiempo de trabajo, desplazamientos y gastos. No es un sistema de planificación de cuidados ni una ficha del usuario, y no guarda diagnósticos, planes de atención ni informes asistenciales. Usted decide cómo se etiquetan las visitas, por ejemplo con un número de usuario o el nombre de una ruta, de modo que la app no necesita el nombre completo del usuario.
Los datos se alojan en la UE, en Irlanda, y el acceso depende del rol: las auxiliares ven sus propias horas y la coordinación ve a su equipo. La app no rastrea la ubicación de las auxiliares y no recoge capturas de pantalla ni datos de actividad.
- Sin datos asistenciales, diagnósticos ni planes de atención
- Visitas etiquetadas con un número de usuario si lo prefiere
- Sin seguimiento de la ubicación, sin capturas de pantalla
- Alojamiento en la UE, en Irlanda
Junto a su planificación de cuidados, no en su lugar
Su sistema de planificación de cuidados decide qué usuario recibe qué atención. TimeTracking no pretende sustituirlo. Se ocupa del lado del tiempo de la ruta: lo que trabajó cada auxiliar, cuánto se desplazó y qué pasa a nóminas.
Las exportaciones a nóminas están disponibles como una exportación en formato SD Worx y archivos CSV y XLSX configurables, y la API REST conecta TimeTracking con otros sistemas. Los conectores para Loket, Nmbrs y AFAS llegarán próximamente.
Sencillo para cada auxiliar
Los equipos de ayuda a domicilio abarcan todas las edades y orígenes. La app está disponible en 20 idiomas, usa botones grandes y respeta el tamaño de texto del propio teléfono. Las auxiliares sin email de trabajo acceden con un código de un solo uso por SMS.
Hoy el temporizador funciona dentro de la app. Un temporizador en la pantalla de bloqueo depende de próximas versiones nativas de la app y llegará próximamente.
Preguntas frecuentes
¿Guarda TimeTracking datos de usuarios o datos asistenciales?
No. Registra tiempo de trabajo, tiempo de desplazamiento, kilómetros y gastos. No es un sistema de planificación de cuidados ni una ficha del usuario, y las visitas se pueden etiquetar con un número de usuario en lugar de un nombre.
¿Se puede pagar por separado el tiempo de desplazamiento entre usuarios?
Sí. El tiempo de desplazamiento es un tipo de hora propio y los kilómetros se registran por trayecto, de modo que ambos se pueden exportar con sus propios códigos de nómina.
¿Envían las auxiliares su propio día?
Es el flujo habitual: la auxiliar revisa las visitas y los desplazamientos al terminar la ruta y envía el día, y después la coordinación lo aprueba. La oficina también puede introducir o corregir horas.
¿Rastrea la app dónde están las auxiliares?
No. No hay seguimiento continuo de la ubicación. Están previstos avisos por geovalla en las direcciones; cuando lleguen, serán opcionales.
¿Podemos conectar nuestro sistema de planificación de cuidados?
No hay un conector ya preparado para sistemas de planificación de cuidados. La API REST y las exportaciones de archivos permiten intercambiar personas y horas aprobadas con los sistemas que ya utiliza.
¿Qué plan necesita una organización de ayuda a domicilio?
Core, a €1 por usuario al mes, cubre cuadrantes, tiempo de desplazamiento y kilometraje, aprobaciones, permisos y exportaciones a nóminas. Pro, a €3, añade las visitas propuestas a partir del cuadrante. Hasta 5 usuarios es gratis.
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