Suivi du temps pour les équipes d’aide à domicile
Un intervenant à domicile peut voir huit ou dix personnes avant midi, avec quelques minutes de voiture ou de vélo entre chacune. TimeTracking enregistre cette journée telle qu’elle s’est déroulée : durée des visites, temps de trajet et kilomètres, vérifiés par l’intervenant et validés par le responsable d’équipe, sans rien conserver sur les soins eux-mêmes.
Une journée d’aide à domicile en quatre étapes
Planifiez la tournée
Les visites sont planifiées dans le planning par intervenant et par jour, avec l’intitulé que vous choisissez, par exemple un numéro de bénéficiaire ou un nom de tournée plutôt qu’un nom complet.
Saisissez visites et trajets
Les intervenants démarrent et arrêtent chaque visite dans l’application, ou confirment une visite proposée à partir du planning. Temps de trajet et kilomètres entre deux bénéficiaires sont enregistrés comme des types à part.
Vérifiez et soumettez la journée
En fin de tournée, l’intervenant voit visites, trajets et totaux sur un seul écran, corrige ce qui s’est passé autrement et soumet la journée.
Validez et exportez
Le responsable d’équipe valide les journées soumises de l’équipe. Durée des visites, temps de trajet et kilomètres partent vers la paie, chacun avec son propre code.
De nombreuses courtes visites, saisies au fil de l’eau
L’aide à domicile entre rarement dans une feuille d’heures de neuf à cinq. Une tournée du matin peut comprendre une visite de 15 minutes pour la prise de médicaments, une toilette de 45 minutes, un passage rapide et une autre demi-heure à l’autre bout du quartier. Noter tout cela de mémoire après coup, c’est là que des minutes se perdent. Dans TimeTracking, chaque visite est une saisie à part avec une heure de début et de fin : la journée s’additionne sans reconstitution.
Le chronomètre continue de tourner quand l’application est fermée ou que le téléphone redémarre, et les visites saisies sans réseau sont mises en file d’attente jusqu’au retour de la connexion. Quand une visite déborde, l’intervenant ajuste l’heure de fin en quelques secondes.
- Chaque visite comme saisie à part, avec heure de début et de fin
- Chronomètre qui survit aux redémarrages, file d’attente hors ligne
- Visites proposées à partir du planning (Pro)
- Rappel par e-mail quand une journée manque encore
Temps de trajet et kilomètres entre bénéficiaires
Le trajet entre deux bénéficiaires est du temps de travail, souvent rémunéré autrement que la durée des visites. TimeTracking enregistre le temps de trajet comme un type d’heures à part et les kilomètres par déplacement, calculés à partir de l’adresse de départ et d’arrivée. La paie reçoit une répartition nette entre durée des visites, temps de trajet et kilomètres, chacun associé à son propre code.
Les planificateurs voient quelle part de chaque tournée est du trajet. Une tournée qui comporte plus de route que de soins apparaît dans les chiffres, pas seulement dans les plaintes de l’équipe.
- Temps de trajet comme type d’heures à part
- Kilomètres par déplacement aux barèmes que vous fixez
- Codes de paie distincts pour visites, trajets et kilomètres
Les intervenants vérifient leur propre journée
La personne qui a fait la tournée sait mieux que quiconque ce qui s’est passé. En fin de journée, l’intervenant voit toutes les visites, les trajets et les totaux sur un seul écran, corrige une visite qui a duré plus longtemps, ajoute un trajet oublié et soumet. Le responsable d’équipe reçoit une journée vérifiée plutôt qu’une pile de corrections en fin de mois.
Les responsables d’équipe valident les journées soumises sur le web ou sur leur téléphone, ou renvoient une journée avec un commentaire. Chaque modification et chaque validation est conservée dans la piste d’audit : une question sur les heures du mois dernier reçoit une réponse claire.
La vie privée des bénéficiaires passe avant tout
TimeTracking enregistre le temps de travail, les trajets et les frais. Ce n’est pas un système de planification des soins ni un dossier de bénéficiaire, et il ne conserve ni diagnostics, ni plans d’aide, ni comptes rendus de soins. Vous décidez comment les visites sont intitulées, par exemple avec un numéro de bénéficiaire ou un nom de tournée : l’application n’a pas besoin du nom complet d’un bénéficiaire.
Les données sont hébergées dans l’UE, en Irlande, et l’accès dépend du rôle : les intervenants voient leurs propres heures, les responsables d’équipe voient leur équipe. L’application ne suit pas la position des intervenants et ne collecte ni captures d’écran ni données d’activité.
- Aucune donnée de soins, aucun diagnostic, aucun plan d’aide
- Visites intitulées avec un numéro de bénéficiaire si vous préférez
- Pas de suivi de position, pas de captures d’écran
- Hébergement dans l’UE, en Irlande
À côté de votre planification des soins, pas à sa place
Votre système de planification des soins décide quel bénéficiaire reçoit quelle aide. TimeTracking ne cherche pas à le remplacer. Il gère le volet temps de la tournée : ce que chaque intervenant a travaillé, combien de temps il a roulé et ce qui part vers la paie.
Les exports de paie sont disponibles sous forme d’export au format SD Worx et de fichiers CSV et XLSX configurables, et l’API REST relie TimeTracking à d’autres systèmes. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.
Simple pour chaque intervenant
Les équipes d’aide à domicile couvrent tous les âges et tous les parcours. L’application est disponible en 20 langues, utilise de grands boutons et suit la taille de texte du téléphone. Les intervenants sans adresse e-mail professionnelle se connectent avec un code à usage unique par SMS.
Aujourd’hui, le chronomètre fonctionne dans l’application. Un chronomètre sur l’écran verrouillé dépend de prochaines versions natives de l’application et arrive bientôt.
Questions fréquentes
TimeTracking conserve-t-il des données de bénéficiaires ou de soins ?
Non. Il enregistre le temps de travail, le temps de trajet, les kilomètres et les frais. Ce n’est pas un système de planification des soins ni un dossier de bénéficiaire, et les visites peuvent être intitulées avec un numéro de bénéficiaire plutôt qu’un nom.
Le temps de trajet entre bénéficiaires peut-il être rémunéré séparément ?
Oui. Le temps de trajet est un type d’heures à part et les kilomètres sont saisis par déplacement : les deux peuvent être exportés avec leurs propres codes de paie.
Les intervenants soumettent-ils eux-mêmes leur journée ?
C’est le fonctionnement habituel : l’intervenant vérifie visites et trajets en fin de tournée et soumet, puis le responsable d’équipe valide. Le bureau peut aussi saisir ou corriger des heures.
L’application suit-elle la position des intervenants ?
Non. Il n’y a pas de suivi de position en continu. Des rappels de géorepérage aux adresses sont prévus ; à leur arrivée, ils seront facultatifs.
Peut-on connecter notre système de planification des soins ?
Il n’existe pas de connecteur prêt à l’emploi pour les systèmes de planification des soins. L’API REST et les exports de fichiers permettent d’échanger personnes et heures validées avec les systèmes que vous utilisez déjà.
De quelle offre une organisation d’aide à domicile a-t-elle besoin ?
Core à 1 € par utilisateur et par mois couvre les plannings, temps de trajet et kilomètres, validations, congés et exports de paie. Pro à 3 € ajoute les visites proposées à partir du planning. Jusqu’à 5 utilisateurs, c’est gratuit.
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