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TimeTracking

Zeiterfassung für ambulante Pflegedienste

Eine Pflegekraft besucht auf ihrer Tour oft acht oder zehn Klienten vor dem Mittag, mit wenigen Minuten Fahrt dazwischen. TimeTracking erfasst diesen Tag so, wie er wirklich war: Einsatzzeit, Fahrzeit und Kilometer, von der Pflegekraft geprüft und von der Pflegedienstleitung freigegeben, ohne etwas über die Pflege selbst zu speichern.

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Animierte Demo: der Vormittag einer Pflegekraft mit sechs kurzen Einsätzen bei Klienten füllt eine Zeitleiste, die Fahrzeit dazwischen kommt hinzu, sie korrigiert einen längeren Einsatz, reicht ihren Tag ein und die Leitung gibt ihn frei. Frühtour, Fahrzeit zwischen Klienten, Tag prüfen, Einreichen und freigeben.

Ein Tag in der ambulanten Pflege in vier Schritten

  1. Tour planen

    Einsätze werden pro Pflegekraft und Tag im Dienstplan geplant und so benannt, wie Sie es festlegen, etwa mit einer Klientennummer oder einem Tourennamen statt eines vollen Namens.

  2. Einsätze und Fahrten erfassen

    Pflegekräfte starten und stoppen jeden Einsatz in der App oder bestätigen einen Einsatz, der aus dem Dienstplan vorgeschlagen wird. Fahrzeit und Kilometer zwischen Klienten werden getrennt erfasst.

  3. Tag prüfen und einreichen

    Am Ende der Tour sieht die Pflegekraft Einsätze, Fahrten und Summen auf einem Bildschirm, korrigiert Abweichungen und reicht den Tag ein.

  4. Freigeben und exportieren

    Die Leitung gibt die eingereichten Tage des Teams frei. Einsatzzeit, Fahrzeit und Kilometer gehen jeweils mit eigener Lohnart in die Lohnabrechnung.

Viele kurze Einsätze, direkt erfasst

Ambulante Pflege passt selten in einen Stundenzettel von neun bis fünf. Eine Frühtour besteht aus einer Medikamentengabe von einer Viertelstunde, einer Grundpflege von 45 Minuten, einem kurzen Kontrollbesuch und einer weiteren halben Stunde am anderen Ende des Viertels. Wer das später aus dem Gedächtnis aufschreibt, verliert Minuten. In TimeTracking ist jeder Einsatz ein eigener Eintrag mit Beginn und Ende, sodass der Tag ohne Nacharbeit stimmt.

Der Timer läuft weiter, wenn die App geschlossen ist oder das Handy neu startet, und Einsätze ohne Netz werden gespeichert, bis wieder eine Verbindung besteht. Dauert ein Einsatz länger, passt die Pflegekraft das Ende in Sekunden an.

  • Jeder Einsatz ein eigener Eintrag mit Beginn und Ende
  • Timer, der einen Neustart übersteht, Offline-Warteschlange
  • Einsätze aus dem Dienstplan vorgeschlagen (Pro)
  • E-Mail-Erinnerung, wenn ein Tag noch fehlt

Fahrzeit und Kilometer zwischen Klienten

Fahrten zwischen Klienten sind Arbeitszeit und werden oft anders vergütet als die Einsatzzeit. TimeTracking erfasst Fahrzeit als eigene Stundenart und Kilometer pro Fahrt, berechnet aus Start- und Zieladresse. Die Lohnabrechnung erhält eine saubere Trennung zwischen Einsatzzeit, Fahrzeit und Kilometergeld, jeweils mit eigener Lohnart.

Die Tourenplanung sieht, welcher Anteil jeder Tour Fahrzeit ist. Eine Tour mit mehr Fahrt als Pflege wird in den Zahlen sichtbar, nicht erst in Beschwerden aus dem Team.

  • Fahrzeit als eigene Stundenart
  • Kilometer pro Fahrt zu Ihren Sätzen
  • Eigene Lohnarten für Einsätze, Fahrzeit und Kilometer

Pflegekräfte prüfen ihren Tag selbst

Wer die Tour gefahren ist, weiß am besten, was passiert ist. Am Ende des Tages sieht die Pflegekraft alle Einsätze, Fahrten und Summen auf einem Bildschirm, korrigiert einen längeren Einsatz, ergänzt eine vergessene Fahrt und reicht ein. Die Leitung erhält einen geprüften Tag statt eines Stapels Korrekturen am Monatsende.

Die Leitung gibt eingereichte Tage im Web oder auf dem Handy frei oder schickt einen Tag mit Kommentar zurück. Jede Änderung und Freigabe steht im Audit-Log, sodass eine Frage zu den Stunden des Vormonats eine klare Antwort hat.

Datenschutz der Klienten zuerst

TimeTracking erfasst Arbeitszeit, Fahrten und Spesen. Es ist weder eine Tourenplanungs- noch eine Pflegedokumentationssoftware und speichert keine Diagnosen, Pflegepläne oder Pflegeberichte. Sie bestimmen, wie Einsätze heißen, zum Beispiel mit einer Klientennummer oder einem Tourennamen, sodass die App keinen vollen Namen braucht.

Die Daten liegen in der EU, in Irland, und was jemand sieht, hängt von der Rolle ab: Pflegekräfte sehen ihre eigenen Stunden, die Leitung ihr Team. Die App verfolgt keinen Standort und sammelt keine Screenshots oder Aktivitätsdaten.

  • Keine Pflegedaten, Diagnosen oder Pflegepläne
  • Einsätze auf Wunsch mit Klientennummer
  • Kein Standort-Tracking, keine Screenshots
  • Hosting in der EU, in Irland

Neben Ihrer Pflegesoftware, nicht anstelle davon

Ihre Pflegesoftware legt fest, welcher Klient welche Leistung erhält. TimeTracking will sie nicht ersetzen. Es kümmert sich um die Zeitseite der Tour: was jede Pflegekraft gearbeitet hat, wie lange sie gefahren ist und was in die Lohnabrechnung geht.

Lohnexporte sind als Export im SD-Worx-Format und als konfigurierbare CSV- und XLSX-Dateien verfügbar, und über die REST API verbinden Sie TimeTracking mit anderen Systemen. Weitere Lohnschnittstellen sind in Vorbereitung.

Einfach für jede Pflegekraft

Pflegeteams sind vielfältig in Alter und Herkunft. Die App gibt es in 20 Sprachen, mit großen Schaltflächen und der Schriftgröße des eigenen Handys. Pflegekräfte ohne dienstliche E-Mail-Adresse melden sich mit einem Einmalcode per SMS an.

Der Timer läuft heute in der App. Ein Timer auf dem Sperrbildschirm hängt von kommenden nativen App-Versionen ab und folgt demnächst.

Häufige Fragen

Speichert TimeTracking Klienten- oder Pflegedaten?

Nein. Es erfasst Arbeitszeit, Fahrzeit, Kilometer und Spesen. Es ist keine Pflegedokumentation, und Einsätze können statt eines Namens eine Klientennummer tragen.

Lässt sich Fahrzeit zwischen Klienten getrennt vergüten?

Ja. Fahrzeit ist eine eigene Stundenart und Kilometer werden pro Fahrt erfasst, sodass beides mit eigener Lohnart exportiert wird.

Reichen Pflegekräfte ihren Tag selbst ein?

Das ist der übliche Ablauf: Die Pflegekraft prüft am Ende der Tour Einsätze und Fahrten und reicht ein, danach gibt die Leitung frei. Das Büro kann Stunden auch selbst erfassen oder korrigieren.

Verfolgt die App, wo Pflegekräfte sind?

Nein. Es gibt kein laufendes Standort-Tracking. Geofence-Hinweise an Adressen sind geplant; wenn sie kommen, sind sie optional.

Können wir unsere Pflegesoftware anbinden?

Eine fertige Schnittstelle zu Pflegesoftware gibt es nicht. Über die REST API und Dateiexporte tauschen Sie Mitarbeitende und freigegebene Stunden mit Ihren bestehenden Systemen aus.

Welchen Tarif braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Core für 1 € pro Nutzer und Monat umfasst Dienstpläne, Fahrzeit und Kilometer, Freigaben, Abwesenheiten und Lohnexporte. Pro für 3 € ergänzt Einsätze, die aus dem Dienstplan vorgeschlagen werden. Bis zu 5 Nutzer ist es kostenlos.

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