Přejít na obsah
TimeTracking

Evidence času pro architektonické a projekční kanceláře

Projekční tým málokdy stráví celý den na jednom projektu. Ráno patří studii školy, pak koordinační schůzka k bytovému domu a potom obhlídka stavby hodinu jízdy daleko. TimeTracking eviduje hodiny podle projektu a fáze, s obhlídkami a kilometry vedle nich, takže projektoví vedoucí vidí, kam odměna jde, dokud je ještě čas řídit.

Začít zdarmaZobrazit ceník
Animované demo: den architektky se rozdělí mezi dva projekty a obhlídku stavby s cestou a kilometry, hodiny se sčítají podle fáze projektu a projektový vedoucí schválí týden. Dopoledne návrh, Obhlídka s kilometry, Hodiny podle fáze, Vedoucí schválí.

Jak architektonické a projekční kanceláře používají TimeTracking

  1. Nastavte projekty a fáze

    Každá fáze, za kterou sjednáte odměnu, od studie po autorský dozor, se stane vlastním řádkem pod projektem. Hodiny pak padají do fáze, do které patří.

  2. Přepínejte mezi projekty během dne

    Zastavte časovač na jednom projektu a spusťte ho na dalším, nebo den vyplňte dodatečně. Opakující se schůzky se navrhnou ze záznamů minulého týdne.

  3. Zapište obhlídky s kilometry

    Na místě mobilní aplikace zaznamená obhlídku, cestovní čas a kilometry a také parkovné či jiné výdaje s fotkou účtenky.

  4. Kontrola a reporting podle fáze

    Projektový vedoucí hodiny schválí a vidí součty podle fáze a osoby, připravené k porovnání s rozpočtem odměny nebo k exportu do projektové administrativy.

Hodiny podle fáze, ne jen podle projektu

Odměny v architektuře a projektování se obvykle sjednávají po fázích: studie, dokumentace pro územní řízení, dokumentace pro stavební povolení, prováděcí dokumentace, výběrové řízení, autorský dozor. Celkový součet projektu říká málo, pokud fáze návrhu spolkla rozpočet na dozor. V TimeTracking je každá fáze nastavená jako vlastní řádek pod klientem a projektem, takže se každá hodina zapíše k fázi, do které patří.

Tím se okamžik na konci fáze stává konkrétním. Po odevzdání fáze víte, kolik hodin zabrala, podle osoby a profese, a tato znalost napájí další nabídku odměny.

  • Fáze jako samostatné řádky pod každým projektem
  • Hodiny podle fáze, osoby a období
  • Součty fází jako podklad pro další nabídku odměny

Rozpočty odměn podle fází na dohled

Přehledy ukazují schválené hodiny podle projektu a fáze za libovolné období. Položte je vedle rozpočtu hodin, který jste pro danou fázi sjednali, a projektový vedoucí na první pohled uvidí, zda je prováděcí dokumentace stále na cestě, nebo už v polovině překročila rozpočet.

Protože se hodiny před zařazením do přehledu kontrolují, čísla, o kterých se bavíte na projektové schůzce, jsou stejná čísla, která skončí v projektové administrativě. Přehledy lze sdílet nebo exportovat jako CSV či XLSX pro vlastní rozpočtový přehled.

Několik projektů za jeden den

Projektanti a inženýři přepínají mezi projekty neustále. Časovač ve webové i mobilní aplikaci přejde z jednoho projektu na další několika klepnutími a záznamy lze dodatečně přidat či opravit s poznámkou, co se dělalo. Záznamy z minulého týdne se promění v návrhy pro opakovanou práci, například týdenní schůzku projekčního týmu, takže potvrzení stojí jedno klepnutí.

Synchronizace s Google Calendar a Outlookem pro tyto návrhy brzy přibude. Do té doby predikce vychází z vašich nedávných záznamů.

Obhlídky, cesty a kilometry

Obhlídky stavby, schůzky s klienty a kontroly patří k práci, stejně jako cesta tam. TimeTracking zaznamenává cestovní čas a kilometry jako samostatné typy, oddělené od hodin na místě, takže je lze proplácet podle vašich sazeb a vykazovat podle projektu. Parkovné, jízdenky na vlak a jiné výdaje se zapisují s fotkou účtenky.

Na stavbě bez signálu běží mobilní časovač dál a hodiny čekají ve frontě, dokud není telefon znovu online. TimeTracking nesleduje polohu nepřetržitě.

  • Cestovní čas a kilometry za cestu
  • Výdaje s fotkou účtenky
  • Časovač, který běží i offline
  • Žádné nepřetržité sledování polohy

Vícepráce s čísly na podporu

Změny rozsahu jsou běžné: další varianta fasády, přepracování po připomínkách stavebního úřadu, doplňující statické výpočty. Zapište tuto práci na samostatný řádek, například vícepráce pod projektem, a máte hodiny připravené, až přijde rozhovor s klientem.

Pokud chce klient tyto hodiny potvrdit, může je schválit přes zabezpečený magický odkaz bez zakládání účtu. Jeho jméno a čas schválení se uloží.

Otevřeno vaší projektové administrativě

TimeTracking nefakturuje a nenahrazuje váš software pro řízení projektů ani ERP. Dodává schválené hodiny, cesty a výdaje jako konfigurovatelné exporty CSV, XLSX nebo JSON, případně přes REST API a webhooky. Exportovaná období jsou uzamčená a opravy jdou do dalšího otevřeného období.

Data zákazníků jsou uložena v EU, v Irsku. Cena: zdarma do 5 uživatelů, poté €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core, včetně kilometrů, výdajů a schvalování, bez minimálního počtu licencí.

Časté dotazy

Můžeme evidovat hodiny podle fáze projektu?

Ano. Každou fázi nastavte jako vlastní řádek pod projektem. Přehledy pak ukazují hodiny podle fáze, osoby a období.

Můžeme porovnat hodiny s rozpočtem odměny za fázi?

Ano. Přehledy ukazují schválené hodiny podle fáze za libovolné období, které projektový vedoucí porovná se sjednaným rozpočtem, v TimeTracking nebo v exportu.

Jsou zahrnuty obhlídky a kilometry?

Ano. Cestovní čas, kilometry a výdaje s fotkami účtenek jsou součástí tarifu Core za €1 za uživatele měsíčně.

Může někdo za jeden den pracovat na několika projektech?

Ano. Přepínejte časovač mezi projekty nebo záznamy přidejte dodatečně. Každý záznam nese vlastní projekt, fázi a poznámku.

Synchronizuje se s Google Calendar nebo Outlookem?

Synchronizace kalendáře brzy přibude. Návrhy už využívají vaše nedávné záznamy.

Vystavuje TimeTracking faktury?

Ne. Schválené hodiny, cesty a výdaje exportuje do softwaru, ze kterého fakturujete, jako CSV, XLSX, JSON nebo přes API.

Související stránky

Vyzkoušejte TimeTracking zdarma

Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.

Začít zdarmaZobrazit ceník