Urenregistratie voor goede doelen en stichtingen
Fondsen willen weten hoeveel tijd er in het project ging dat zij betaalden, en kleine teams hebben geen tijd om dat aan het eind van het jaar uit agenda's te reconstrueren. TimeTracking legt uren per subsidie en project direct vast, voor medewerkers en vrijwilligers, tegen een prijs die past bij het budget van een stichting.
Van geschreven uren naar de verantwoording in vier stappen
Subsidies en projecten toevoegen
Maak elke subsidie, elk programma of project aan en koppel de medewerkers en vrijwilligers die eraan werken.
Uren direct schrijven
Iedereen schrijft uren op de telefoon of het web, en verdeelt een dag over meerdere subsidies als iemand aan meer dan één project werkt.
Maandelijks goedkeuren
Een coördinator keurt de maand goed, zodat de uren in de verantwoording gecontroleerde uren zijn, met naam en datum erbij.
Verantwoorden aan fondsen
Exporteer uren per subsidie en periode als CSV of XLSX voor de verantwoording aan het fonds of je boekhouding.
Tijd per subsidie, klaar voor het fonds
Veel subsidies betalen een deel van de salarissen en vragen om onderbouwing: urenstaten per project, goedgekeurd, soms per maand. TimeTracking legt elk uur vast op de subsidie of het project waar het bij hoort, met de goedkeuring erbij. Bij de verantwoording exporteer je de uren van één subsidie over de juiste periode, in plaats van iedereen te vragen het afgelopen jaar te reconstrueren.
Eén medewerker werkt vaak aan meerdere subsidies, dus een dag kan over projecten worden verdeeld. Rapportages tonen uren per subsidie, medewerker en periode, en tijd die geen enkele subsidie dekt, zoals algemene leiding, blijft zichtbaar op een eigen project.
- Uren per subsidie, programma of project
- Eén dag verdeeld over meerdere subsidies
- Rapportages per subsidie, medewerker en periode
- Goedgekeurde uren, klaar voor export
Medewerkers en vrijwilligers op één plek
Vrijwilligers zijn de ruggengraat van veel goede doelen, en sommige fondsen vragen in de projectverantwoording ook om vrijwilligersuren. Vrijwilligers schrijven hun uren in dezelfde app als medewerkers, op hun eigen telefoon en in hun eigen taal. Ze loggen in met een eenmalige code per sms of een link per mail, dus een werkaccount is niet nodig.
Omdat elk uur aan een project gekoppeld is, kun je vrijwilligerswerk op eigen projecten schrijven en los van betaalde uren rapporteren. Elke vrijwilliger die uren schrijft, telt als gebruiker.
Een prijs die past bij een krap budget
TimeTracking is gratis tot 5 gebruikers. Grotere teams betalen € 1 per gebruiker per maand op Core, met goedkeuringen, roosters, verlof, kilometers en salarisexports. Pro voor € 3 voegt voorspellende urenregistratie en export van de auditlog toe. Er zijn geen add-ons en er is geen minimumaantal gebruikers.
Je betaalt alleen voor actieve gebruikers. Vrijwilligers die bij één evenement helpen, zet je daarna op inactief, en hun uren blijven in de historie staan.
- Gratis tot 5 gebruikers
- € 1 per gebruiker per maand op Core
- Geen add-ons, geen minimumaantal gebruikers
- Alleen betalen voor actieve gebruikers
Goedkeuring die standhoudt bij een controle
Bij een controle op een subsidie komen steeds dezelfde vragen: wie werkte de uren, wie heeft ze gecontroleerd en is er achteraf iets veranderd? Elke registratie, goedkeuring en correctie in TimeTracking staat in de audittrail.
Is een periode geëxporteerd en vergrendeld, dan verandert die niet meer. Een correctie wordt een regel in de volgende open periode, zodat de verantwoording die je al naar het fonds stuurde blijft kloppen.
Ook verlof, kilometers en onkosten
Kleine teams willen niet voor elke administratieve taak een aparte tool. Verlofaanvragen en saldi, kilometers voor huisbezoeken of veldwerk en bonnetjes staan naast de uren, allemaal inbegrepen in Core. Ook vrijwilligers kunnen de ritten registreren die ze voor je maken.
Goedgekeurde periodes gaan naar de salarisadministratie als export in SD Worx-formaat, als instelbaar CSV- of XLSX-bestand of via de REST API. Koppelingen met Loket, Nmbrs en AFAS komen binnenkort.
Respectvol naar medewerkers en vrijwilligers
Mensen kiezen voor een goed doel omdat ze om de zaak geven, niet om in de gaten gehouden te worden. TimeTracking maakt geen screenshots, registreert geen toetsaanslagen en volgt geen locatie. Het legt begin, eind, pauzes en het project vast, en verder niets. Gegevens staan in de EU, in Ierland.
Veelgestelde vragen
Is TimeTracking gratis voor kleine stichtingen?
Ja, tot 5 gebruikers. Daarboven kost Core € 1 per gebruiker per maand en Pro € 3, zonder add-ons en zonder minimumaantal gebruikers.
Tellen vrijwilligers als gebruikers?
Ja. Iedereen die uren schrijft, is een gebruiker. Je betaalt alleen voor actieve gebruikers, dus vrijwilligers die af en toe helpen, zet je tussendoor op inactief.
Kan één medewerker tijd over meerdere subsidies verdelen?
Ja. Een dag kan over meerdere projecten worden verdeeld, en rapportages tonen de uren per subsidie, medewerker en periode.
Kan ik uren per subsidie exporteren voor de verantwoording?
Ja. Exporteer goedgekeurde uren per project en periode als instelbaar CSV- of XLSX-bestand. TimeTracking stelt de verantwoording zelf niet op; de export levert de uren die je erin zet.
Doet TimeTracking ook boekhouding of fondsenwerving?
Nee. Het richt zich op uren, verlof, kilometers en onkosten, en exporteert die naar de tools die je al gebruikt.
Waar worden onze gegevens opgeslagen?
In de EU. De hoofddatabase draait in Ierland, en de lijst met subverwerkers en hun locatie is openbaar.
Gerelateerde pagina's
Uitzendbureaus
Plaatsingen, goedkeuring door de klant via magic link, AI-parser, conflictdetectie en salarisexports.
Bouw
Een timer die offline doorloopt, uren per bouwplaats en een kiosk bij de poort.
Logistiek en magazijnen
Geroosterde diensten, bevestigen met één tik, inklokken bij de kiosk en nachtdiensten die kloppen.
Bekijk prijzen
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.
Probeer TimeTracking gratis
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.