Suivi du temps pour les associations et les ONG
Les financeurs veulent savoir combien de temps a été consacré au projet qu’ils ont financé, et les petites équipes n’ont pas le temps de le reconstituer à partir d’agendas en fin d’année. TimeTracking enregistre les heures par subvention et par projet au fil de l’eau, pour les salariés et les bénévoles, à un prix adapté au budget d’une association.
Des heures saisies au rapport pour le financeur en quatre étapes
Ajoutez subventions et projets
Créez chaque subvention, programme ou projet et affectez les salariés et bénévoles qui y travaillent.
Saisissez les heures au fil de l’eau
Chacun saisit son temps sur son téléphone ou sur le web, et répartit une journée entre plusieurs subventions quand il travaille sur plusieurs.
Validez chaque mois
Un coordinateur valide le mois : les heures du rapport sont des heures vérifiées, avec un nom et une date.
Rendez compte aux financeurs
Exportez les heures par subvention et par période en CSV ou XLSX pour le rapport au financeur ou pour votre comptabilité.
Le temps par subvention, prêt pour le financeur
De nombreuses subventions financent une part des salaires et demandent des justificatifs : feuilles d’heures par projet, validées par quelqu’un, parfois chaque mois. TimeTracking enregistre chaque heure sur la subvention ou le projet auquel elle appartient et conserve la validation avec elle. Au moment du rapport, vous exportez les heures d’une subvention pour la bonne période, au lieu de demander à chacun de reconstituer l’année passée.
Une même personne travaille souvent sur plusieurs subventions : une journée peut donc être répartie entre projets. Les rapports montrent les heures par subvention, par personne et par période, et le temps qu’aucune subvention ne finance, comme la direction générale, reste visible sur son propre projet.
- Heures par subvention, programme ou projet
- Une journée répartie entre plusieurs subventions
- Rapports par subvention, par personne et par période
- Heures validées, prêtes à exporter
Salariés et bénévoles au même endroit
Les bénévoles sont l’ossature de nombreuses associations, et certains financeurs demandent les heures de bénévolat dans le rapport de projet. Les bénévoles saisissent leurs heures dans la même application que les salariés, sur leur propre téléphone et dans leur langue. Ils se connectent avec un code à usage unique par SMS ou un lien par e-mail : aucun compte professionnel n’est nécessaire.
Comme chaque heure est liée à un projet, le bénévolat peut être imputé sur ses propres projets et présenté séparément du temps rémunéré. Chaque bénévole qui saisit des heures compte comme un utilisateur.
Une tarification adaptée à un budget serré
TimeTracking est gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Les équipes plus grandes paient 1 € par utilisateur et par mois avec Core, qui ajoute validations, plannings, congés, kilomètres et exports de paie. Pro à 3 € ajoute le suivi du temps prédictif et l’export du journal d’audit. Pas d’options payantes ni de minimum de licences.
Vous ne payez que les utilisateurs actifs. Les bénévoles qui aident lors d’un seul événement peuvent être désactivés ensuite, et leurs heures restent dans l’historique.
- Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs
- 1 € par utilisateur et par mois avec Core
- Pas d’options payantes, pas de minimum de licences
- Vous ne payez que les utilisateurs actifs
Une validation qui résiste à un audit
Les contrôles de subventions posent toujours les mêmes questions : qui a effectué les heures, qui les a vérifiées et si quelque chose a été modifié ensuite. Chaque saisie, validation et correction dans TimeTracking est consignée dans la piste d’audit.
Une fois une période exportée et verrouillée, elle ne change plus. Une correction devient une ligne dans la prochaine période ouverte : le rapport déjà envoyé au financeur reste exact.
Congés, kilomètres et frais aussi
Les petites équipes ne veulent pas un outil distinct pour chaque tâche administrative. Demandes de congés et soldes, kilomètres pour les visites à domicile ou le travail de terrain et justificatifs de frais figurent à côté des heures, le tout inclus dans Core. Les bénévoles peuvent aussi saisir les trajets qu’ils font pour vous.
Les périodes validées partent vers la paie sous forme d’export au format SD Worx ou de fichier CSV ou XLSX configurable, ou via l’API REST. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.
Respectueux des salariés et des bénévoles
On rejoint une association par attachement à la cause, pas pour être surveillé. TimeTracking ne prend aucune capture d’écran, n’enregistre pas les frappes et ne suit pas la position. Il enregistre le début, la fin, les pauses et le projet, rien de plus. Les données sont hébergées dans l’UE, en Irlande.
Questions fréquentes
TimeTracking est-il gratuit pour les petites associations ?
Oui, jusqu’à 5 utilisateurs. Au-delà, Core coûte 1 € par utilisateur et par mois et Pro 3 €, sans options payantes ni minimum de licences.
Les bénévoles comptent-ils comme utilisateurs ?
Oui. Toute personne qui saisit des heures est un utilisateur. Vous ne payez que les utilisateurs actifs : les bénévoles qui aident occasionnellement peuvent être désactivés entre-temps.
Une personne peut-elle répartir son temps entre plusieurs subventions ?
Oui. Une journée peut être répartie entre plusieurs projets, et les rapports montrent les heures par subvention, par personne et par période.
Puis-je exporter les heures par subvention pour un rapport de financeur ?
Oui. Exportez les heures validées par projet et par période en CSV ou XLSX configurable. TimeTracking ne rédige pas lui-même le rapport au financeur ; l’export vous donne les heures à y reporter.
TimeTracking fait-il de la comptabilité ou de la collecte de fonds ?
Non. Il se concentre sur les heures, les congés, les kilomètres et les frais, et les exporte vers les outils que vous utilisez déjà.
Où nos données sont-elles stockées ?
Dans l’UE. La base de données principale tourne en Irlande, et la liste des sous-traitants ultérieurs avec leur localisation est publique.
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Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Core dès 1 € par utilisateur et par mois, tout compris.
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