Zeiterfassung für Vereine, Stiftungen und NGOs
Geldgeber wollen wissen, wie viel Zeit in das Projekt geflossen ist, das sie finanziert haben, und kleine Teams haben keine Zeit, das am Jahresende aus Kalendern zu rekonstruieren. TimeTracking erfasst Stunden pro Förderprojekt laufend, für Haupt- und Ehrenamtliche, zu einem Preis, der in das Budget einer gemeinnützigen Organisation passt.
Von der erfassten Stunde zum Verwendungsnachweis in vier Schritten
Förderprojekte anlegen
Legen Sie jede Förderung, jedes Programm oder Projekt an und ordnen Sie die Haupt- und Ehrenamtlichen zu, die daran arbeiten.
Stunden laufend erfassen
Alle erfassen ihre Zeit am Handy oder im Web und teilen einen Tag auf mehrere Förderungen auf, wenn sie an mehr als einem Projekt arbeiten.
Monatlich freigeben
Eine Koordinatorin gibt den Monat frei, sodass die Stunden im Nachweis geprüfte Stunden mit Name und Datum sind.
Gegenüber Geldgebern nachweisen
Exportieren Sie Stunden pro Förderung und Zeitraum als CSV oder XLSX für den Verwendungsnachweis oder Ihre Buchhaltung.
Zeit pro Förderung, bereit für den Geldgeber
Viele Förderungen finanzieren einen Teil der Personalkosten und verlangen einen Nachweis: Stundenzettel pro Projekt, freigegeben, manchmal monatlich. TimeTracking erfasst jede Stunde auf der Förderung oder dem Projekt, zu dem sie gehört, und speichert die Freigabe dazu. Zum Verwendungsnachweis exportieren Sie die Stunden einer Förderung für den richtigen Zeitraum, statt alle zu bitten, das letzte Jahr zu rekonstruieren.
Eine Person arbeitet oft für mehrere Förderungen, deshalb lässt sich ein Tag auf Projekte aufteilen. Berichte zeigen Stunden pro Förderung, Person und Zeitraum, und Zeit, die keine Förderung abdeckt, etwa allgemeine Leitung, bleibt auf einem eigenen Projekt sichtbar.
- Stunden pro Förderung, Programm oder Projekt
- Ein Tag aufgeteilt auf mehrere Förderungen
- Berichte pro Förderung, Person und Zeitraum
- Freigegebene Stunden, bereit für den Export
Haupt- und Ehrenamtliche an einem Ort
Ehrenamtliche tragen viele gemeinnützige Organisationen, und manche Geldgeber verlangen ehrenamtliche Stunden im Projektbericht. Ehrenamtliche erfassen ihre Stunden in derselben App wie Hauptamtliche, auf dem eigenen Handy und in ihrer eigenen Sprache. Sie melden sich mit einem Einmalcode per SMS oder einem Link per E-Mail an, ein dienstliches Konto ist nicht nötig.
Weil jede Stunde einem Projekt zugeordnet ist, lässt sich ehrenamtliche Arbeit auf eigenen Projekten buchen und getrennt von bezahlter Zeit auswerten. Jede ehrenamtliche Person, die Stunden erfasst, zählt als Nutzer.
Preise für knappe Budgets
TimeTracking ist bis 5 Nutzer kostenlos. Größere Teams zahlen 1 € pro Nutzer und Monat im Core-Tarif, mit Freigaben, Dienstplänen, Abwesenheiten, Kilometern und Lohnexporten. Pro für 3 € ergänzt die vorausschauende Zeiterfassung und den Export des Audit-Logs. Es gibt keine Zusatzmodule und keine Mindestanzahl an Nutzern.
Sie zahlen nur für aktive Nutzer. Ehrenamtliche, die bei einer einzelnen Veranstaltung helfen, können danach deaktiviert werden, ihre Stunden bleiben in der Historie.
- Kostenlos bis 5 Nutzer
- 1 € pro Nutzer und Monat im Core-Tarif
- Keine Zusatzmodule, keine Mindestanzahl
- Nur aktive Nutzer zahlen
Freigaben, die einer Prüfung standhalten
Bei der Prüfung einer Förderung kommen immer dieselben Fragen: Wer hat die Stunden gearbeitet, wer hat sie geprüft und wurde danach etwas geändert? Jeder Eintrag, jede Freigabe und jede Korrektur steht in TimeTracking im Audit-Log.
Ist ein Zeitraum exportiert und gesperrt, ändert er sich nicht mehr. Eine Korrektur wird zu einer Zeile im nächsten offenen Zeitraum, sodass der bereits eingereichte Nachweis stimmt.
Auch Urlaub, Kilometer und Spesen
Kleine Teams wollen nicht für jede Verwaltungsaufgabe ein eigenes Werkzeug. Urlaubsanträge und Urlaubskonten, Kilometer für Hausbesuche oder Außeneinsätze und Belege liegen neben den Stunden, alles im Core-Tarif enthalten. Auch Ehrenamtliche können Fahrten erfassen, die sie für Sie machen.
Freigegebene Zeiträume gehen als Export im SD-Worx-Format, als konfigurierbare CSV- oder XLSX-Datei oder über die REST API in die Lohnabrechnung. Weitere Lohnschnittstellen, darunter DATEV, sind in Vorbereitung.
Respektvoll gegenüber Haupt- und Ehrenamtlichen
Menschen engagieren sich in einer gemeinnützigen Organisation, weil ihnen die Sache wichtig ist, nicht um überwacht zu werden. TimeTracking macht keine Screenshots, protokolliert keine Tastenanschläge und verfolgt keinen Standort. Es erfasst Beginn, Ende, Pausen und das Projekt, sonst nichts. Die Daten liegen in der EU, in Irland.
Häufige Fragen
Ist TimeTracking für kleine Vereine kostenlos?
Ja, bis 5 Nutzer. Darüber kostet Core 1 € pro Nutzer und Monat und Pro 3 €, ohne Zusatzmodule und ohne Mindestanzahl an Nutzern.
Zählen Ehrenamtliche als Nutzer?
Ja. Wer Stunden erfasst, ist Nutzer. Sie zahlen nur für aktive Nutzer, gelegentlich Helfende lassen sich zwischendurch deaktivieren.
Kann eine Person ihre Zeit auf mehrere Förderungen aufteilen?
Ja. Ein Tag lässt sich auf mehrere Projekte aufteilen, und Berichte zeigen die Stunden pro Förderung, Person und Zeitraum.
Kann ich Stunden pro Förderung für den Verwendungsnachweis exportieren?
Ja. Exportieren Sie freigegebene Stunden pro Projekt und Zeitraum als konfigurierbare CSV- oder XLSX-Datei. Den Nachweis selbst erstellt TimeTracking nicht; der Export liefert die Stunden dafür.
Macht TimeTracking auch Buchhaltung oder Spendenverwaltung?
Nein. Es konzentriert sich auf Stunden, Abwesenheiten, Kilometer und Spesen und exportiert sie in die Werkzeuge, die Sie bereits nutzen.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
In der EU. Die Hauptdatenbank läuft in Irland, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standort ist öffentlich.
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