Control horario para ONG y entidades sin ánimo de lucro
Los financiadores quieren saber cuánto tiempo se dedicó al proyecto que pagaron, y los equipos pequeños no tienen tiempo para reconstruirlo a partir de calendarios a final de año. TimeTracking registra las horas por subvención y proyecto a medida que se trabaja, para personal y voluntarios, a un precio que cabe en el presupuesto de una entidad social.
De las horas registradas al informe del financiador en cuatro pasos
Añada subvenciones y proyectos
Cree cada subvención, programa o proyecto y asigne al personal y a los voluntarios que trabajan en él.
Registre las horas sobre la marcha
Las personas registran su tiempo en el teléfono o en la web, y reparten un día entre varias subvenciones cuando trabajan en más de una.
Apruebe cada mes
Una persona coordinadora aprueba el mes, de modo que las horas del informe son horas revisadas, con un nombre y una fecha asociados.
Informe a los financiadores
Exporte las horas por subvención y periodo en CSV o XLSX para el informe del financiador o para su contabilidad.
Tiempo por subvención, listo para el financiador
Muchas subvenciones pagan una parte de los salarios y piden una justificación: hojas de horas por proyecto, aprobadas por alguien, a veces mensuales. TimeTracking registra cada hora en la subvención o el proyecto al que pertenece y mantiene la aprobación junto a ella. A la hora de justificar, exporta las horas de una subvención para el periodo correcto, en lugar de pedir a todo el mundo que reconstruya el año pasado.
Una misma persona suele trabajar en varias subvenciones, así que un día se puede repartir entre proyectos. Los informes muestran las horas por subvención, persona y periodo, y el tiempo que ninguna subvención paga, como la gestión general, sigue visible en su propio proyecto.
- Horas por subvención, programa o proyecto
- Un día repartido entre varias subvenciones
- Informes por subvención, persona y periodo
- Horas aprobadas, listas para exportar
Personal y voluntarios en un solo sitio
Los voluntarios son la columna vertebral de muchas entidades, y algunos financiadores piden las horas de voluntariado como parte del informe del proyecto. Los voluntarios registran sus horas en la misma app que el personal, en su propio teléfono y en su propio idioma. Acceden con un código de un solo uso por SMS o con un enlace por email, de modo que no hace falta una cuenta de trabajo.
Como cada hora está vinculada a un proyecto, el trabajo voluntario se puede imputar a sus propios proyectos y notificar por separado del tiempo remunerado. Cada voluntario que registra horas cuenta como usuario.
Un precio que cabe en un presupuesto ajustado
TimeTracking es gratis hasta 5 usuarios. Los equipos más grandes pagan €1 por usuario al mes en Core, que añade aprobaciones, cuadrantes, permisos, kilometraje y exportaciones a nóminas. Pro, a €3, añade el registro horario predictivo y la exportación del registro de auditoría. No hay complementos ni mínimo de usuarios.
Solo paga por los usuarios activos. Los voluntarios que ayudan en un único evento se pueden desactivar después, y sus horas permanecen en el historial.
- Gratis hasta 5 usuarios
- €1 por usuario al mes en Core
- Sin complementos, sin mínimo de usuarios
- Pague solo por los usuarios activos
Una aprobación que resiste una auditoría
Las auditorías de subvenciones hacen siempre las mismas preguntas: quién trabajó las horas, quién las revisó y si se cambió algo después. Cada registro, aprobación y corrección de TimeTracking queda en el registro de auditoría.
Cuando un periodo se exporta y se bloquea, ya no cambia. Una corrección se convierte en una línea del siguiente periodo abierto, de modo que el informe que ya envió al financiador sigue siendo cierto.
También permisos, kilometraje y gastos
Los equipos pequeños no quieren una herramienta aparte para cada tarea administrativa. Las solicitudes y los saldos de permisos, el kilometraje de las visitas a domicilio o del trabajo de campo y los tickets de gastos están junto a las horas, todo incluido en Core. Los voluntarios también pueden registrar los trayectos que hacen para usted.
Los periodos aprobados pasan a nóminas como una exportación en formato SD Worx o un archivo CSV o XLSX configurable, o mediante la API REST. Los conectores para Loket, Nmbrs y AFAS llegarán próximamente.
Respetuoso con el personal y los voluntarios
Las personas se incorporan a una entidad social porque les importa la causa, no para ser vigiladas. TimeTracking no hace capturas de pantalla, no registra pulsaciones y no rastrea la ubicación. Registra el inicio, el fin, las pausas y el proyecto, y nada más. Los datos se alojan en la UE, en Irlanda.
Preguntas frecuentes
¿Es TimeTracking gratis para las entidades sociales pequeñas?
Sí, hasta 5 usuarios. A partir de ahí, Core cuesta €1 por usuario al mes y Pro €3, sin complementos ni mínimo de usuarios.
¿Cuentan los voluntarios como usuarios?
Sí. Cualquiera que registre horas es un usuario. Solo paga por los usuarios activos, así que los voluntarios que ayudan de forma ocasional se pueden desactivar entretanto.
¿Puede una persona repartir su tiempo entre varias subvenciones?
Sí. Un día se puede repartir entre varios proyectos, y los informes muestran las horas por subvención, persona y periodo.
¿Puedo exportar las horas por subvención para un informe del financiador?
Sí. Exporte las horas aprobadas por proyecto y periodo en CSV o XLSX configurables. TimeTracking no redacta el informe del financiador; la exportación le da las horas para incluir en él.
¿Hace TimeTracking contabilidad o captación de fondos?
No. Se centra en horas, permisos, kilometraje y gastos, y los exporta a las herramientas que ya utiliza.
¿Dónde se almacenan nuestros datos?
En la UE. La base de datos principal funciona en Irlanda, y la lista de subencargados con su ubicación es pública.
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