Přejít na obsah
TimeTracking

Evidence pracovní doby pro neziskové organizace a charity

Donoři chtějí vědět, kolik času šlo do projektu, který zaplatili, a malé týmy nemají čas to na konci roku zpětně skládat z kalendářů. TimeTracking eviduje hodiny podle grantu a projektu průběžně, pro zaměstnance i dobrovolníky, za cenu, která odpovídá rozpočtu neziskovky.

Začít zdarmaZobrazit ceník
Animované demo: zaměstnanci a dobrovolníci malé charity zapisují hodiny v telefonech, hodiny se sčítají podle grantu s odděleně zobrazeným placeným a dobrovolnickým časem, koordinátor schválí měsíc a hodiny jednoho grantu se exportují pro zprávu donorovi. Zaměstnanci a dobrovolníci zapisují hodiny, Hodiny podle grantu, Schválení měsíce, Zpráva donorovi.

Od zapsaných hodin ke zprávě pro donora ve čtyřech krocích

  1. Přidejte granty a projekty

    Vytvořte každý grant, program nebo projekt a přiřaďte zaměstnance i dobrovolníky, kteří na něm pracují.

  2. Zapisujte hodiny průběžně

    Lidé zapisují čas v telefonu nebo na webu a den rozdělí mezi několik grantů, pokud pracují na více než jednom.

  3. Schvalujte každý měsíc

    Koordinátor schválí měsíc, takže hodiny ve zprávě jsou zkontrolované hodiny s připojeným jménem a datem.

  4. Reportujte donorům

    Exportujte hodiny podle grantu a období jako CSV nebo XLSX pro zprávu pro donora nebo účetnictví.

Čas podle grantu, připravený pro donora

Mnoho grantů hradí část mezd a žádá doklady: výkazy podle projektu, někým schválené, někdy po měsících. TimeTracking zapisuje každou hodinu k grantu či projektu, do kterého patří, a uchovává s ní schválení. V době vykazování exportujete hodiny jednoho grantu za správné období, místo abyste žádali všechny o rekonstrukci minulého roku.

Jedna osoba často pracuje na několika grantech, takže se den může rozdělit mezi projekty. Přehledy ukazují hodiny podle grantu, osoby a období a čas, který žádný grant neplatí, například obecné řízení, zůstává viditelný na vlastním projektu.

  • Hodiny podle grantu, programu nebo projektu
  • Jeden den rozdělený mezi několik grantů
  • Přehledy podle grantu, osoby a období
  • Schválené hodiny připravené k exportu

Zaměstnanci a dobrovolníci na jednom místě

Dobrovolníci jsou páteří mnoha charit a někteří donoři žádají hodiny dobrovolníků jako součást zprávy o projektu. Dobrovolníci zapisují hodiny ve stejné aplikaci jako zaměstnanci, na vlastním telefonu a ve svém jazyce. Přihlašují se jednorázovým kódem přes SMS nebo odkazem z e-mailu, takže není potřeba pracovní účet.

Protože je každá hodina propojená s projektem, lze práci dobrovolníků zapisovat na vlastní projekty a vykazovat zvlášť od placeného času. Každý dobrovolník, který zapisuje hodiny, se počítá jako uživatel.

Cena, která odpovídá napjatému rozpočtu

TimeTracking je zdarma až pro 5 uživatelů. Větší týmy platí €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core, který přidává schvalování, rozpisy, dovolenou, kilometry a exporty do mezd. Pro za €3 přidává prediktivní evidenci času a export auditního logu. Žádné doplňky a žádný minimální počet licencí.

Platíte jen za aktivní uživatele. Dobrovolníky, kteří pomáhají na jedné akci, lze poté deaktivovat a jejich hodiny zůstanou v historii.

  • Zdarma do 5 uživatelů
  • €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core
  • Žádné doplňky, žádný minimální počet licencí
  • Platíte jen za aktivní uživatele

Schvalování, které obstojí v auditu

Audity grantů kladou stále stejné otázky: kdo hodiny odpracoval, kdo je zkontroloval a změnilo se něco poté. Každý záznam, schválení a oprava v TimeTracking se zaznamenává do auditní stopy.

Po exportu a uzamčení období se už nemění. Oprava se stane řádkem v dalším otevřeném období, takže zpráva, kterou jste donorovi už poslali, zůstává pravdivá.

I dovolená, kilometry a výdaje

Malé týmy nechtějí zvláštní nástroj pro každou administrativní věc. Žádosti o dovolenou a zůstatky, kilometry za návštěvy u klientů či práci v terénu a účtenky s výdaji jsou vedle hodin, vše v tarifu Core. Dobrovolníci mohou zapsat i cesty, které pro vás vykonají.

Schválená období jdou do mezd jako export ve formátu SD Worx nebo konfigurovatelný soubor CSV či XLSX, případně přes REST API. Konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou.

S respektem k zaměstnancům i dobrovolníkům

Lidé se k neziskovce přidávají, protože jim záleží na věci, ne aby byli sledováni. TimeTracking nepořizuje snímky obrazovky, nezaznamenává stisky kláves a nesleduje polohu. Zaznamenává začátek, konec, přestávky a projekt, nic víc. Data jsou hostovaná v EU, v Irsku.

Časté dotazy

Je TimeTracking zdarma pro malé neziskovky?

Ano, až pro 5 uživatelů. Nad tento počet stojí Core €1 za uživatele měsíčně a Pro €3, bez doplňků a minimálního počtu licencí.

Počítají se dobrovolníci jako uživatelé?

Ano. Uživatelem je každý, kdo zapisuje hodiny. Platíte jen za aktivní uživatele, takže dobrovolníky, kteří pomáhají občas, lze mezitím deaktivovat.

Může jedna osoba rozdělit čas mezi několik grantů?

Ano. Den lze rozdělit mezi několik projektů a přehledy ukazují hodiny podle grantu, osoby a období.

Mohu exportovat hodiny podle grantu pro zprávu donorovi?

Ano. Schválené hodiny podle projektu a období exportujte jako konfigurovatelný CSV nebo XLSX. TimeTracking zprávu pro donora samo nepíše, export vám dá hodiny, které do ní patří.

Řeší TimeTracking účetnictví nebo fundraising?

Ne. Zaměřuje se na hodiny, dovolenou, kilometry a výdaje a exportuje je do nástrojů, které už používáte.

Kde jsou naše data uložena?

V EU. Primární databáze běží v Irsku a seznam subdodavatelů s jejich lokalitou je veřejný.

Související stránky

Vyzkoušejte TimeTracking zdarma

Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.

Začít zdarmaZobrazit ceník