Hopp til innholdet
TimeTracking

Timeregistrering for frivillige organisasjoner

Tilskuddsgivere vil vite hvor mye tid som gikk til prosjektet de betalte for, og små team har ikke tid til å rekonstruere det fra kalendere ved årets slutt. TimeTracking registrerer timer per tilskudd og prosjekt underveis, for ansatte og frivillige, til en pris som passer et budsjett i en frivillig organisasjon.

Kom i gang gratisSe priser
Animert demo: ansatte og frivillige i en liten frivillig organisasjon fører timer på telefonene sine, timene summeres per tilskudd med betalt og frivillig tid vist hver for seg, en koordinator godkjenner måneden og timene for ett tilskudd eksporteres til rapporten til giveren. Ansatte og frivillige fører timer, Timer per tilskudd, Godkjenn måneden, Rapport til giveren.

Fra førte timer til rapporten til giveren i fire steg

  1. Legg inn tilskudd og prosjekter

    Opprett hvert tilskudd, program eller prosjekt og tildel de ansatte og frivillige som jobber med det.

  2. Før timer underveis

    Folk fører tiden sin på telefonen eller på nettet, og deler en dag på flere tilskudd når de jobber med mer enn ett.

  3. Godkjenn hver måned

    En koordinator godkjenner måneden, så timene i rapporten er kontrollerte timer med et navn og en dato på seg.

  4. Rapporter til giverne

    Eksporter timer per tilskudd og periode som CSV eller XLSX til rapporten til giveren eller regnskapet ditt.

Tid per tilskudd, klar for giveren

Mange tilskudd dekker en andel av lønnskostnadene og krever dokumentasjon: timelister per prosjekt, godkjent av noen, noen ganger per måned. TimeTracking registrerer hver time mot tilskuddet eller prosjektet den hører til og beholder godkjenningen sammen med den. Når rapporten skal leveres, eksporterer du timene for ett tilskudd for riktig periode, i stedet for å be alle rekonstruere fjoråret.

Én person jobber ofte på flere tilskudd, så en dag kan deles på prosjekter. Rapporter viser timer per tilskudd, person og periode, og tid som ingen tilskudd betaler for, som generell ledelse, forblir synlig på sitt eget prosjekt.

  • Timer per tilskudd, program eller prosjekt
  • Én dag delt på flere tilskudd
  • Rapporter per tilskudd, person og periode
  • Godkjente timer, klare til eksport

Ansatte og frivillige på ett sted

Frivillige er ryggraden i mange organisasjoner, og noen tilskuddsgivere ber om frivillige timer som del av prosjektrapporten. Frivillige fører timene sine i den samme appen som de ansatte, på sin egen telefon og på sitt eget språk. De logger inn med en engangskode på SMS eller en lenke på e-post, så det trengs ingen jobbkonto.

Fordi hver time er knyttet til et prosjekt, kan frivillig arbeid føres på egne prosjekter og rapporteres adskilt fra betalt tid. Hver frivillig som fører timer, teller som en bruker.

Priser som passer et stramt budsjett

TimeTracking er gratis for opptil 5 brukere. Større team betaler €1 per bruker per måned på Core, som legger til godkjenninger, vaktplaner, fravær, kjøring og lønnseksport. Pro til €3 legger til prediktiv timeregistrering og eksport av revisjonsloggen. Det er ingen tilleggsmoduler og ikke noe minimum antall brukere.

Du betaler bare for aktive brukere. Frivillige som hjelper til på ett enkelt arrangement, kan deaktiveres etterpå, og timene deres blir stående i historikken.

  • Gratis for opptil 5 brukere
  • €1 per bruker per måned på Core
  • Ingen tilleggsmoduler, ikke noe minimum antall brukere
  • Betal bare for aktive brukere

Godkjenning som holder i en revisjon

Revisjoner av tilskudd stiller de samme spørsmålene: hvem jobbet timene, hvem kontrollerte dem og ble noe endret etterpå. Hver registrering, godkjenning og rettelse i TimeTracking lagres i revisjonssporet.

Når en periode er eksportert og låst, endres den ikke lenger. En rettelse blir en linje i neste åpne periode, så rapporten du allerede har sendt til giveren, fortsatt stemmer.

Fravær, kjøring og utlegg også

Små team vil ikke ha et eget verktøy til hver administrative oppgave. Fraværssøknader og saldoer, kjøring til hjemmebesøk eller feltarbeid og kvitteringer for utlegg ligger ved siden av timene, alt inkludert i Core. Frivillige kan også registrere turene de gjør for deg.

Godkjente perioder går til lønn som en eksport i SD Worx-format eller en konfigurerbar CSV- eller XLSX-fil, eller via REST-API-et. Koblinger til Loket, Nmbrs og AFAS kommer snart.

Respekt for ansatte og frivillige

Folk engasjerer seg i en frivillig organisasjon fordi de brenner for saken, ikke for å bli overvåket. TimeTracking tar ingen skjermbilder, logger ikke tastetrykk og sporer ikke posisjon. Det registrerer start, slutt, pauser og prosjektet, og ingenting mer. Dataene lagres i EU, i Irland.

Ofte stilte spørsmål

Er TimeTracking gratis for små frivillige organisasjoner?

Ja, for opptil 5 brukere. Over det koster Core €1 per bruker per måned og Pro €3, uten tilleggsmoduler og uten minimum antall brukere.

Teller frivillige som brukere?

Ja. Alle som fører timer, er en bruker. Du betaler bare for aktive brukere, så frivillige som hjelper av og til, kan deaktiveres imellom.

Kan én person dele tiden sin på flere tilskudd?

Ja. En dag kan deles på flere prosjekter, og rapportene viser timene per tilskudd, person og periode.

Kan jeg eksportere timer per tilskudd til en giverrapport?

Ja. Eksporter godkjente timer per prosjekt og periode som konfigurerbar CSV eller XLSX. TimeTracking skriver ikke selve giverrapporten. Eksporten gir deg timene du skal bruke i den.

Gjør TimeTracking regnskap eller innsamling?

Nei. Det fokuserer på timer, fravær, kjøring og utlegg, og eksporterer dem til verktøyene du allerede bruker.

Hvor lagres dataene våre?

I EU. Primærdatabasen kjører i Irland, og listen over underleverandører med sted er offentlig.

Relaterte sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.

Kom i gang gratisSe priser