Bezpečnost a soukromí
Data z evidence pracovní doby o lidech hodně vypovídají: kde pracují, kdy a pro koho. Tato stránka vysvětluje, jak je TimeTracking chrání, co nesbíráme a kde najdete podrobnosti. Naše právní dokumenty se dokončují; tato stránka shrnuje, k čemu se v nich zavazujeme.
Údaje o společnosti
- Name
- TimeTracking
- KvK
- 84956526
- Address
- 31, 6165 BH Geleen, Netherlands
- Žádosti týkající se soukromí
- privacy@timetracking.tech
- Hlášení bezpečnostních problémů (responsible disclosure)
- security@timetracking.tech
GDPR a role
TimeTracking používají organizace: zaměstnavatelé, personální agentury a jejich zákazníci. U hodin, zakázek a schválení, které vaše organizace v TimeTracking ukládá, je vaše organizace správcem a TimeTracking zpracovatelem. Tyto údaje zpracováváme pouze podle vašich doložených pokynů a za tyto pokyny se považuje i nastavení, které v aplikaci zvolíte, například zda je zapnutá poloha a jak dlouho se uchovává.
Naše smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) je součástí obchodních podmínek a přijímá se spolu s nimi při registraci. Pokrývá mlčenlivost, bezpečnostní opatření, oznamování porušení zabezpečení, subzpracovatele, součinnost při žádostech subjektů údajů, audity a výmaz na konci smlouvy. U údajů o účtu, fakturaci a webu je TimeTracking správcem, jak popisují zásady ochrany osobních údajů.
Hosting v EU a subzpracovatelé
Data zákazníků jsou uložena v EU. Primární databáze běží na Supabase na AWS v Irsku (eu-west-1). Webová aplikace je hostována na Vercelu, s funkcemi v regionu EU, kde je to možné; statický obsah se doručuje přes globální CDN.
Zveřejňujeme každého subzpracovatele s jeho účelem, umístěním, mechanismem předávání a stavem: aktivní, nebo plánovaný a aktivovaný až po oznámení. Zákazníky informujeme nejméně 30 dní před přidáním nebo výměnou subzpracovatele a zákazníci mohou v této lhůtě vznést námitku. Nepoužíváme žádné reklamní sítě, žádné obchodníky s daty ani žádné nástroje pro snímky obrazovky či záznam stisků kláves.
Šifrování
Všechna spojení, mezi prohlížečem, mobilní aplikací, API a databází, používají TLS 1.2 nebo vyšší, s HSTS na timetracking.tech. V klidovém stavu používají databáze, úložiště souborů a zálohy šifrování disku AES-256 s klíči spravovanými poskytovatelem.
Magické odkazy pro schválení jsou 256bitové náhodné tokeny. Ukládáme pouze hash každého tokenu, odkazy vyprší po 14 dnech, lze je zneplatnit a pro schválení jsou jednorázové.
Oddělení zákazníků a řízení přístupu
Data všech zákazníků jsou ve stejné databázi, ale přísně oddělená. Každá tabulka zákazníka je chráněna zabezpečením na úrovni řádků v PostgreSQL (RLS), takže sama databáze odmítne vrátit řádky, které patří jiné organizaci. Zásady jsou testovány pro každou roli v automatizovaných testech.
V rámci organizace omezují role, co lidé vidí. Zaměstnanci mohou číst jen své vlastní zakázky a hodiny a kontaktní osoba zákazníka vidí jen zakázky v rozsahu svého odkazu. Role administrátorů chrání dvoufaktorové ověření. Přístup našich vlastních zaměstnanců k produkčním datům je omezen na jmenované osoby, pouze pro podporu na vaši žádost nebo pro řešení incidentů, a každý přístup se zaznamenává.
Auditní log a podepsaná schválení
Každá změna výkazů hodin, zakázek, období, schválení, exportů a konfliktů se zaznamenává do auditního logu, do kterého lze pouze přidávat: kdo co změnil, kdy, z jakého zdroje, se starou a novou hodnotou. Auditní log nelze upravit ani smazat. Uzamčená období nelze změnit, pouze opravit novým referenčním řádkem, a exporty nesou hash obsahu, aby je bylo možné reprodukovat.
Když zákazník schvaluje hodiny, otevře zabezpečený magický odkaz a podepíše jednorázovým kódem zaslaným na e-mail. Schválení zaznamená jméno podepisujícího, roli, rozhodnutí, čas, IP adresu a prohlížeč. Jde o prostý elektronický podpis podle nařízení eIDAS, který oběma stranám dává jasný záznam o tom, kdo s jakými hodinami souhlasil.
Žádné snímky obrazovky, žádné stisky kláves
TimeTracking nepořizuje snímky obrazovky, nezaznamenává stisky kláves ani nesleduje, jaké aplikace a weby lidé používají. Myslíme si, že takové sledování poškozuje důvěru a podle GDPR je jen zřídka přiměřené.
TimeTracking dnes nesbírá polohu. Připomenutí podle geofence plánujeme: až budou k dispozici, poloha bude volitelná a zapne ji zaměstnavatel a aplikace zaznamená pozici pouze při příchodu, odchodu a při vstupu do geofence kolem pracoviště nebo jejím opuštění, nikdy jako nepřetržitou stopu. Nezpracované souřadnice se budou ve výchozím nastavení uchovávat 30 dní (nastavitelné od 0 do 90), poté se uchová jen informace uvnitř nebo vně geofence. Plánované push notifikace nebudou obsahovat žádné hodiny ani jména.
Zpracování pomocí AI
TimeTracking používá AI (Anthropic Claude) pro funkce, jako je čtení výkazů hodin, které zákazníci posílají e-mailem, označování anomálií, například nemožných hodin nebo duplicit, a kategorizace záznamů. Výstup AI je vždy jen návrh. Výsledky s nízkou jistotou jdou ke kontrole člověkem a AI nemůže nic schválit, odeslat ani smazat. Schválení, exporty a rozhodnutí o mzdách dělají lidé.
Příchozí e-maily se považují za data: model může pouze vyplnit pevné schéma pro vytěžení údajů a nemůže spouštět akce. Data zákazníků se nepoužívají k trénování AI modelů. Provoz modelu přes AWS Bedrock v EU (Frankfurt) plánujeme; dokud nebude spuštěn, seznam subzpracovatelů ukazuje aktuální stav. Funkce AI můžete pro svou organizaci vypnout.
Zálohy, incidenty a výmaz
Pro databázi je zapnutá obnova k určitému okamžiku (point-in-time recovery). Vývojové, testovací a produkční prostředí jsou oddělené a produkční data se nepoužívají k vývoji. Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, informujeme dotčené zákazníky bez zbytečného odkladu, s cílem do 48 hodin od zjištění, aby mohli splnit svou vlastní 72hodinovou povinnost.
Svá data můžete kdykoli exportovat jako CSV nebo XLSX nebo přes API. Po skončení smlouvy máte 30 dní na export, poté data zákazníka smažeme z produkce a po uplynutí okna záloh i ze záloh.
Odpovědné hlášení zranitelností
Pokud se domníváte, že jste našli bezpečnostní zranitelnost, nahlaste ji prosím na naši bezpečnostní adresu. Uveďte popis problému, dotčenou URL nebo komponentu, kroky k reprodukci, očekávaný dopad a jak vás můžeme kontaktovat. Pomohou snímky obrazovky nebo krátký proof of concept.
Žádáme o koordinované zveřejnění: dejte nám přiměřený čas problém prošetřit a opravit, než ho zveřejníte. Nepřistupujte prosím k datům, která nejsou vaše, neměňte je ani nemažte, nezhoršujte službu ostatním a přestaňte testovat, jakmile problém prokážete.
Časté dotazy
Kde jsou moje data uložena?
V EU. Primární databáze běží na Supabase na AWS v Irsku. Úplný seznam subzpracovatelů s umístěním a stavem najdete na naší stránce o subzpracovatelích.
Je TimeTracking certifikován podle ISO 27001 nebo SOC 2?
Ne, TimeTracking sám tyto certifikace nemá. Naši poskytovatelé infrastruktury zveřejňují vlastní certifikační zprávy a bezpečnostní opatření, která uplatňujeme, jsou popsána v příloze 2 naší smlouvy o zpracování osobních údajů.
Nabízíte smlouvu o zpracování osobních údajů?
Ano. DPA je součástí našich obchodních podmínek a přijímá se spolu s nimi při registraci. Naše právní dokumenty se dokončují; aktuální koncept je k dispozici na webu.
Sleduje TimeTracking polohu zaměstnanců neustále?
Ne. TimeTracking dnes nesbírá polohu. Plánovaná připomenutí podle geofence budou volitelná, nastavená zaměstnavatelem, a pozici zaznamenají jen při příchodu či odchodu a při vstupu do geofence pracoviště nebo jejím opuštění. Žádné nepřetržité sledování, žádné snímky obrazovky a žádný záznam stisků kláves.
Používají se naše data k trénování AI modelů?
Ne. Data zákazníků se nepoužívají k trénování AI modelů a funkce AI lze pro vaši organizaci vypnout.
Vyzkoušejte TimeTracking zdarma
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.