Privacyverklaring
Hoe TimeTracking persoonsgegevens verwerkt, als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker.
Concept: dit document wordt nog door een jurist beoordeeld. Tekst tussen [vierkante haken] is een placeholder die vóór de definitieve versie wordt ingevuld.
CONCEPT v0.1 (2026-10-23). Geen juridisch advies. Laten reviewen door een jurist vóór publicatie. Placeholders tussen [HAKEN].
Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026
1. Wie wij zijn
TimeTracking (timetracking.tech) is een urenregistratiedienst voor bedrijven van TimeTracking, 31, 6165 BH Geleen, KvK 84956526 ("TimeTracking", "wij"). Privacyvragen: privacy@timetracking.tech. [Functionaris gegevensbescherming: niet aangesteld / naam — BESLISSING OPEN.]
2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
TimeTracking wordt gebruikt door organisaties (werkgevers, uitzendbureaus en hun opdrachtgevers). Dat bepaalt wie verantwoordelijk is voor jouw gegevens.
| Jij bent… | TimeTracking verwerkt jouw gegevens als… | Wie beslist over jouw gegevens |
|---|---|---|
| Medewerker of uitzendkracht die uren registreert in de app | Verwerker namens je werkgever/bureau | Je werkgever/bureau (de "Klant") |
| Contactpersoon bij een opdrachtgever die uren accordeert via een link | Verwerker namens het bureau dat de link stuurde | Dat bureau |
| Accounteigenaar/beheerder van een Klant, voor inloggen, facturatie, support | Verwerkingsverantwoordelijke | TimeTracking |
| Bezoeker van timetracking.tech, nieuwsbriefabonnee, prospect | Verwerkingsverantwoordelijke | TimeTracking |
Als TimeTracking verwerker is, geldt de privacyverklaring van de Klant. Wij verwerken de gegevens dan alleen op schriftelijke instructie van de Klant onder een verwerkersovereenkomst. Verzoeken over die gegevens (inzage, correctie, verwijdering) richt je aan je werkgever of bureau. Stuur je ze naar ons, dan sturen wij ze binnen 5 werkdagen door.
3. Gegevens die wij als verwerker verwerken (namens Klanten)
Wat de Klant in TimeTracking vastlegt, meestal:
- Identiteit en contact: voor- en achternaam, e-mail, telefoonnummer, personeelsnummer, taalvoorkeur.
- Arbeidsrelatie: plaatsingen/opdrachten (opdrachtgever, locatie, functie, start-/einddatum, referentienummer), vaste componenten (bijv. reiskostenvergoeding).
- Uren: werkdatum, begin-/eindtijd, gewerkte minuten, pauzes, opmerkingen, bron per invoer (app, kiosk, e-mail, import, kantoor, klantportaal), toesteltijd (tegen klokmanipulatie), statushistorie (concept, ingediend, goedgekeurd, geëxporteerd, vergrendeld).
- Accorderingen door opdrachtgevers: naam, functie, getypte handtekening, besluit (akkoord/correctie/afwijzing), reden, tijdstip, IP-adres en browser-user-agent. Dit is een eenvoudige elektronische handtekening onder de eIDAS-verordening.
- Locatie (optioneel, alleen als de Klant dit aanzet): GPS-positie alleen op het moment van in-/uitklokken of bij het binnengaan/verlaten van een geofence rond een werklocatie. Geen continu volgen, niets buiten deze momenten. Ruwe coördinaten worden standaard 30 dagen bewaard (Klant kan 0–90 dagen instellen); daarna blijft alleen "binnen/buiten geofence" over.
- Onkosten: bonnen en foto's die je uploadt, bedragen en categorieën. [Gepland.]
- Inkomende e-mail: urenbriefjes die opdrachtgevers mailen naar het TimeTracking-adres van de Klant (afzender, onderwerp, bijlagen) en wat een AI-model daaruit haalt.
- Auditlog: wie wat wanneer wijzigde (oude en nieuwe waarde, actor, bron).
Wij maken nooit screenshots, registreren geen toetsaanslagen, volgen niet welke websites of apps je gebruikt en volgen je locatie niet buiten klok-/geofencemomenten.
4. Gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
| Gegevens | Doel | Grondslag (AVG art. 6) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Accountgegevens van gebruikers van Klanten (naam, e-mail, telefoon, inlogmethode, publieke passkey-sleutels, sessies) | Inloggen en accountbeveiliging | Overeenkomst (6(1)(b)) | Looptijd account + 30 dagen |
| Factuurgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer, factuuradres, facturen; kaartgegevens verwerkt Stripe, niet wij) | Facturatie, belasting | Wettelijke plicht (6(1)(c)), art. 52 AWR | 7 jaar |
| Supportgesprekken (e-mail, chat met Mila) | Vragen beantwoorden, helpcontent verbeteren | Overeenkomst / gerechtvaardigd belang (6(1)(f)) | 24 maanden |
| Websitestatistieken (PostHog EU, alleen na cookietoestemming) | Website en product verbeteren | Toestemming (6(1)(a)) | 12 maanden |
| Productgebruik van ingelogde gebruikers (geaggregeerd, gepseudonimiseerd) | Capaciteit, fair use, misbruikdetectie | Gerechtvaardigd belang | 12 maanden |
| Fout- en beveiligingslogs (Sentry, serverlogs) | Beveiliging, debugging | Gerechtvaardigd belang | 30–90 dagen |
| B2B-prospectgegevens (zakelijk e-mailadres, naam, bedrijf, functie) | Zakelijke benadering, opt-out in elk bericht | Gerechtvaardigd belang [jurist: toetsen aan art. 11.7 Telecommunicatiewet] | Tot afmelding of 12 maanden zonder reactie |
5. AI-functies
- TimeTracking gebruikt AI (Anthropic Claude) om gemailde urenbriefjes te lezen, afwijkingen te signaleren (onmogelijke uren, dubbele invoer, GPS-afwijking), invoer te categoriseren, opmerkingen te vertalen en vragen over je eigen data te beantwoorden.
- AI-uitkomsten zijn voorstellen. Extracties onder een betrouwbaarheidsdrempel gaan naar een mens. Goedkeuren, exporteren en salarisbeslissingen doen altijd mensen; de AI kan niets goedkeuren, versturen of verwijderen. Er vinden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg plaats (AVG art. 22).
- Modelaanbieder: Anthropic Claude via AWS Bedrock in een EU-regio (Frankfurt) [gepland; zie sub-verwerkerslijst]. Klantdata wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
- Onze supportassistent Mila is een AI-assistent. Mila meldt dat aan het begin van elk gesprek (EU AI-verordening art. 50) en draagt op verzoek over aan een mens.
6. Waar je gegevens staan
Hoofddatabase: Supabase op AWS in de EU (Ierland, eu-west-1). Webapplicatie: Vercel, met functies in een EU-regio waar mogelijk; statische content via een wereldwijd CDN. Volledige lijst met locaties en doorgiftewaarborgen: Sub-verwerkers. Bij Amerikaanse aanbieders baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen (SCC's).
7. Beveiliging
Versleuteling tijdens transport (TLS 1.2+) en opslag (AES-256), strikte scheiding tussen klanten in de database (row-level security), append-only auditlog, point-in-time back-ups, tweestapsverificatie voor beheerrollen, minimale toegang voor medewerkers. Details: Bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst.
8. Account verwijderen vs. wettelijke bewaarplicht
Je kunt je app-account in de app verwijderen (Instellingen → Account verwijderen). Wat er gebeurt:
- Je login, contactgegevens, toesteltokens en voorkeuren worden verwijderd.
- Je profiel bij elke organisatie wordt geanonimiseerd (naam vervangen door pseudoniem, e-mail/telefoon verwijderd).
- Urenregels, accorderingen en exports blijven bij je werkgever/bureau, omdat werkgevers loonadministratie 7 jaar moeten bewaren (art. 52 AWR) en arbeidstijdenregistratie minimaal 52 weken (Arbeidstijdenbesluit). Je werkgever is verantwoordelijk voor deze gegevens en bepaalt wanneer ze worden verwijderd.
- Locatiepunten worden verwijderd volgens de bewaarinstelling van de Klant.
9. Jouw rechten
Recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekken van toestemming. Een export van je eigen uren is beschikbaar in de app (CSV/PDF). Voor gegevens die wij voor een Klant bewaren, neem je eerst contact op met die Klant. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in je eigen land.
Wij reageren binnen één maand.
10. Kinderen
TimeTracking is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Klanten met medewerkers onder 16 zorgen zelf voor een rechtmatige grondslag [jurist: formulering voor vakantiewerkers bevestigen].
11. Wijzigingen
Wezenlijke wijzigingen kondigen wij minimaal 30 dagen vooraf aan per e-mail aan accounteigenaren en in de app.