Beveiliging en privacy

TimeTracking wordt gebruikt door organisaties: werkgevers, uitzendbureaus en hun opdrachtgevers. Voor de uren, plaatsingen en goedkeuringen die je organisatie in TimeTracking vastlegt, is je organisatie verwerkingsverantwoordelijke en TimeTracking verwerker. We verwerken die gegevens alleen op jouw gedocumenteerde instructies. De instellingen die je in de app kiest, zoals of locatie aan staat en hoe lang die bewaard wordt, gelden als die instructies.

Onze verwerkersovereenkomst hoort bij de voorwaarden en accepteer je samen met die voorwaarden bij het aanmelden. Erin staan afspraken over geheimhouding, beveiligingsmaatregelen, het melden van datalekken, subverwerkers, hulp bij verzoeken van betrokkenen, audits en verwijdering na afloop van het contract. Voor account-, factuur- en websitegegevens is TimeTracking zelf verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de privacyverklaring.

• Verwerkersovereenkomst
• Privacyverklaring
• Algemene voorwaarden

Alle verbindingen, tussen browser, mobiele app, API en database, gebruiken TLS 1.2 of hoger, met HSTS op timetracking.tech. In opslag zijn de database, bestandsopslag en back-ups versleuteld met AES-256-schijfversleuteling, met sleutels die de provider beheert.

Magic links voor goedkeuringen zijn willekeurige tokens van 256 bits. We bewaren alleen een hash van elk token. Links verlopen na 14 dagen, zijn in te trekken en kunnen maar één keer worden gebruikt om goed te keuren.

Elke wijziging in urenbriefjes, plaatsingen, periodes, goedkeuringen, exports en conflicten wordt vastgelegd in een auditlog waaraan alleen kan worden toegevoegd: wie wat heeft gewijzigd, wanneer, via welke bron, met de oude en nieuwe waarde. Het auditlog is niet aan te passen of te verwijderen. Vergrendelde periodes zijn niet te wijzigen, alleen te corrigeren met een nieuwe regel met verwijzing, en exports krijgen een hash van de inhoud zodat ze reproduceerbaar zijn.

Als een opdrachtgever uren accordeert, opent die een beveiligde magic link en tekent met een eenmalige code die per e-mail binnenkomt. De goedkeuring legt naam, rol, beslissing, tijdstip, IP-adres en browser van de ondertekenaar vast. Dat is een gewone elektronische handtekening volgens de eIDAS-verordening, en beide partijen hebben zo een duidelijk bewijs van wie met welke uren heeft ingestemd.

• Goedkeuring door opdrachtgevers

TimeTracking gebruikt AI (Anthropic Claude) voor functies zoals het uitlezen van urenbriefjes die opdrachtgevers mailen, het signaleren van afwijkingen zoals onmogelijke uren of dubbele invoer, en het categoriseren van regels. Wat de AI oplevert is altijd een voorstel. Uitlezingen met een lage betrouwbaarheid gaan naar een mens ter controle, en de AI kan niets goedkeuren, versturen of verwijderen. Goedkeuringen, exports en salarisbeslissingen nemen mensen.

Inkomende e-mail wordt behandeld als gegevens: het model kan alleen een vast uitleesschema invullen en geen acties starten. Klantgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Het model draaien via AWS Bedrock in de EU (Frankfurt) is gepland; tot dat live is, zie je de actuele status op de lijst met subverwerkers. Je kunt AI-functies voor je organisatie uitzetten.

• AI-urenparser

Denk je een beveiligingslek te hebben gevonden? Meld het dan bij ons beveiligingsadres. Beschrijf het probleem, de betrokken URL of het onderdeel, de stappen om het te reproduceren, de verwachte impact en hoe we je kunnen bereiken. Een screenshot of korte proof of concept helpt.

We vragen om gecoördineerde openbaarmaking: geef ons redelijk de tijd om het probleem te onderzoeken en op te lossen voordat je het deelt. Bekijk, wijzig of verwijder geen gegevens die niet van jou zijn, verstoor de dienst niet voor anderen en stop met testen zodra je het probleem hebt aangetoond.

• Contact