Naar de inhoud
TimeTracking

Urenregistratie voor advocatenkantoren, per cliënt en dossier

Advocaten verliezen zelden tijd tijdens het lange schrijfwerk. Ze verliezen het in de tussenmomenten: het telefoontje tussen twee besprekingen, de mail die in de trein wordt beantwoord, het uur onderzoek dat aan het eind van de maand uit het geheugen wordt gereconstrueerd. Met TimeTracking leg je tijd per dossier snel vast, met een notitie die het werk toelicht, en controleert de partner de uren voordat ze naar de facturatie gaan.

Gratis startenBekijk prijzen
Geanimeerde demo: een advocaat zet de timer over naar een ander dossier voor een kort cliëntgesprek, schrijft meteen een notitie, en een partner controleert de dag voordat de uren naar de facturatie gaan. Dossier wisselen, Notitie terwijl het vers is, Partner controleert, Klaar voor facturatie.

Van eerste telefoontje tot facturatie in vier stappen

  1. Open het dossier

    Elk dossier staat onder de cliënt, zodat elke registratie in het juiste dossier belandt. Tijd, notities en rapportages hangen allemaal aan dat dossier.

  2. Registreer met de timer of achteraf

    Start de timer als het gesprek begint en stop hem als het klaar is, of voeg de registratie later toe. Tijd wordt tot op de minuut vastgelegd, met een notitie over het werk.

  3. De partner controleert

    Voordat er iets de deur uitgaat, controleert de verantwoordelijke partner de uren per dossier en per advocaat, keurt ze goed of stuurt regels terug met een opmerking.

  4. Exporteren naar facturatie

    Goedgekeurde uren gaan inclusief notities naar het facturatie- of praktijksysteem dat je al gebruikt. TimeTracking factureert niet en beheert geen derdengelden.

Tijd per dossier, tot op de minuut

In de advocatuur is het dossier de eenheid die telt. TimeTracking koppelt elke registratie aan een cliënt en dossier en slaat de duur op in hele minuten. Een telefoontje van zes minuten en een zitting van drie uur worden op dezelfde manier vastgelegd, zodat kort werk net zo betrouwbaar wordt geregistreerd als lang werk.

TimeTracking bewaart de werkelijk gewerkte tijd. Factureert je kantoor in vaste eenheden, dan gebeurt de afronding naar die eenheden in je facturatiesysteem, volgens je eigen opdrachtvoorwaarden. De oorspronkelijke minuten blijven beschikbaar voor controle.

  • Elke registratie gekoppeld aan cliënt en dossier
  • Duur opgeslagen tot op de minuut
  • Werkelijke tijd bewaard voor controle en rapportage
  • Uren per dossier, advocaat en periode

Timers die een advocatendag bijhouden

Een gemiddelde dag springt elk halfuur naar een ander dossier. In de webapp stop je de ene timer en start je de volgende zonder de pagina te verlaten. Op de telefoon loopt de timer door als de app gesloten wordt of de telefoon herstart, en uren die je zonder bereik in een rechtbank invoert, worden in de wachtrij gezet en verstuurd zodra er weer verbinding is.

Vergeten de timer te starten? Dan voeg je de registratie achteraf toe of pas je hem aan. Registraties van vorige week worden voorstellen voor terugkerend werk, zoals een wekelijks overleg met een zakelijke cliënt, zodat bevestigen één tik is. Een desktop-app in de taakbalk en een browserextensie staan op de roadmap.

Een notitie bij elke registratie

De omschrijving is vaak wat de cliënt op de declaratie leest, dus die is net zo belangrijk als de tijd zelf. Elke registratie in TimeTracking heeft een notitie, geschreven terwijl het werk nog vers is in plaats van weken later gereconstrueerd. Wie controleert ziet de notities bij het goedkeuren, en ze gaan mee in elke export.

Duidelijke notities maken ook de discussie korter als een cliënt vragen stelt over een declaratie. Het werk, de tijd en wie het registreerde staan bij elkaar.

Controle door de partner vóór facturatie

Uren doorlopen vaste stappen: concept, ingediend, goedgekeurd, geëxporteerd en vergrendeld. De verantwoordelijke partner ziet de ingediende tijd per dossier, keurt de periode in één keer goed of wijst één regel af met een opmerking, bijvoorbeeld om een duidelijkere omschrijving te vragen of tijd naar een ander dossier te verplaatsen.

Na de export is de periode vergrendeld. Een latere correctie wordt een aparte regel in de volgende open periode in plaats van een stille wijziging, en de audittrail bewaart wie wat goedkeurde en wanneer.

  • Controle per dossier en per advocaat
  • Losse regels afwijzen met een opmerking
  • Vergrendeld na export, correcties in de volgende periode
  • Audittrail van elke goedkeuring

Bewust geen facturatie en geen derdengelden

TimeTracking is geen praktijkmanagementsysteem. Het maakt geen declaraties, beheert geen derdengelden of cliëntrekeningen en slaat geen processtukken op. Het doet één ding, betrouwbare goedgekeurde tijd, en levert die aan de systemen die de rest doen.

Goedgekeurde uren worden geëxporteerd als instelbare CSV-, XLSX- of JSON-bestanden met je eigen kolomindeling, of opgehaald via de REST API. Een webhook kan je facturatieproces seinen zodra een periode is goedgekeurd.

Standaard vertrouwelijk

Notities bij registraties bevatten vaak gevoelige details. Klantgegevens worden opgeslagen in de EU, in Ierland, en gegevens van verschillende organisaties zijn op databaseniveau van elkaar gescheiden. Medewerkers zien hun eigen registraties; wie controleert ziet de uren die hij goedkeurt.

TimeTracking maakt geen schermafbeeldingen en registreert geen toetsaanslagen of appgebruik. De prijs is eenvoudig: gratis tot 5 gebruikers, daarna € 1 per gebruiker per maand met Core, zonder minimumaantal.

Veelgestelde vragen

Rondt TimeTracking tijd af op eenheden van zes minuten?

TimeTracking slaat de werkelijke duur in minuten op. Afronding naar declaratie-eenheden gebeurt in je facturatiesysteem, volgens je eigen voorwaarden.

Kan TimeTracking declaraties maken of derdengelden beheren?

Nee. Het registreert en keurt tijd goed en exporteert die naar je facturatie- of praktijksysteem. Het factureert niet en beheert geen cliënt- of derdengeldrekeningen.

Kan een partner de uren controleren voordat ze gefactureerd worden?

Ja. Ingediende uren worden per dossier en advocaat gecontroleerd, regel voor regel goedgekeurd of teruggestuurd met een opmerking, en na export vergrendeld.

Kan ik bij elke registratie een omschrijving toevoegen?

Ja. Elke registratie heeft een notitie, zichtbaar bij de controle en opgenomen in de exports.

Is er een desktop- of browsertimer?

De webapp en de mobiele app hebben vandaag een timer. Een desktop-app in de taakbalk en een browserextensie staan op de roadmap.

Waar worden onze gegevens opgeslagen?

Klantgegevens worden opgeslagen in de EU, in Ierland. TimeTracking maakt geen schermafbeeldingen en doet geen activiteitenmonitoring.

Gerelateerde pagina's

Probeer TimeTracking gratis

Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.

Gratis startenBekijk prijzen