Naar de inhoud
TimeTracking

AI-parser voor urenbriefjes

Opdrachtgevers sturen uren in elk denkbaar formaat: een spreadsheet, een paar regels in een mail, een telefoonfoto van een ondertekend papieren briefje. De AI-parser zet ze om in gestructureerde uren, zodat kantoor stopt met overtypen.

Gratis startenBekijk prijzen
Geanimeerde demo: de AI-parser leest een foto van een papieren urenbriefje uit tot regels met een betrouwbaarheidsscore en stuurt de onzekere regel naar controle. Foto komt binnen, AI leest, Betrouwbaarheid, Controle.

Zo werkt de AI-parser voor urenbriefjes

  1. Stuur het document door

    Stuur de mail naar het importadres van je organisatie of upload het bestand. Excel, CSV, mailtekst, pdf's en foto's worden geaccepteerd.

  2. AI haalt de uren eruit

    De parser herkent het soort document, haalt medewerkers, datums, begin- en eindtijden en pauzes eruit en koppelt namen aan mensen en plaatsingen.

  3. Jij controleert de uitzonderingen

    Regels met een hoge betrouwbaarheid gaan direct de periode in. Alles wat onduidelijk is, zoals een onleesbaar cijfer of een onbekende naam, komt op een uitzonderingenscherm zodat iemand het bevestigt.

Gemaakt voor rommelige input uit de praktijk

Urenbriefjes van klanten volgen zelden een sjabloon. Kolommen verschuiven, namen worden afgekort, datums komen in drie formaten en sommige briefjes zijn handgeschreven. De parser is ontworpen voor die werkelijkheid, niet voor een perfect formulier.

Hij werkt met de taalmodellen uit de Claude-familie van Anthropic, inclusief beeldherkenning voor foto's en scans. Er is geen aparte OCR-leverancier bij betrokken.

  • Excel en CSV met elke kolomindeling
  • Uren in de tekst van een mail
  • Foto's en scans van papieren urenbriefjes
  • Slim koppelen van namen aan medewerkers en plaatsingen

Betrouwbaarheid, geen blind vertrouwen

Elke uitgelezen waarde heeft een betrouwbaarheidsscore. Onder de drempel bevestigt een mens. Het originele document blijft aan de registratie gekoppeld, zodat iedereen kan nagaan wat de parser zag.

De uitgelezen uren gaan daarna door de conflictdetectie, die ze vergelijkt met wat medewerkers in de app registreerden.

Waar de tijdwinst vandaan komt

Een urenbriefje van een klant overtypen is traag en foutgevoelig werk, en uitzendbureaus met veel opdrachtgevers doen het elke week. De parser neemt het typen over; kantoor handelt alleen de uitzonderingen en verschillen af die echt een beslissing vragen.

Tips voor het beste resultaat

Geef elke organisatie één importadres en vraag opdrachtgevers hun weekuren daarheen te sturen, zodat documenten nooit zoekraken in persoonlijke mailboxen. Voor foto's geeft een plat briefje bij goed licht, met alle vier de hoeken in beeld, het betrouwbaarste resultaat. Meerdere medewerkers op één briefje, of meerdere briefjes in één mail, is geen probleem.

Het originele document blijft gekoppeld aan elke registratie die eruit is voortgekomen, zodat iedereen die een getal controleert de bron kan zien. Hoe lang originelen worden bewaard, volgt de bewaarinstellingen van je organisatie.

  • Eén importadres per organisatie
  • Platte, goed belichte foto's met alle hoeken in beeld
  • Originelen bewaard volgens je bewaarinstellingen

Veelgestelde vragen

Welke bestandstypen accepteert de parser?

Excel (XLSX en XLS), CSV, pdf, platte mailtekst en afbeeldingen zoals telefoonfoto's of scans van papieren urenbriefjes.

Wat gebeurt er als de parser het niet zeker weet?

De regel gaat naar een uitzonderingenscherm met het originele document ernaast, en iemand bevestigt of corrigeert hem.

Worden klantgegevens gebruikt om AI-modellen te trainen?

TimeTracking gebruikt de commerciële API van Anthropic, die invoer van klanten standaard niet gebruikt om modellen te trainen. Documenten en uitgelezen uren worden opgeslagen op het in de EU gehoste platform van TimeTracking.

In welk abonnement zit de AI-parser voor urenbriefjes?

De AI-mailparser en de AI-backoffice zitten in het Pro-abonnement voor € 3 per gebruiker per maand.

Gerelateerde pagina's

Probeer TimeTracking gratis

Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.

Gratis startenBekijk prijzen