Urenregistratie voor winkels en winkelketens
Een winkelketen bestaat uit tientallen kleine teams, elk met een eigen rooster, een eigen filiaalmanager en veel parttimers die een paar avonden en een zaterdag werken. TimeTracking geeft elk filiaal een eenvoudige manier om uren te klokken en goed te keuren, en geeft het hoofdkantoor één periode om te exporteren, met zondag- en avondtoeslagen al berekend.
Zo werken winkelketens met TimeTracking
Rooster per filiaal
Elke filiaalmanager plant de week voor de eigen winkel met dienstsjablonen, rekening houdend met de beschikbaarheid van medewerkers.
Inklokken in de winkel of in de app
Medewerkers klokken in op een kiosktablet in het magazijn of kantoortje met een persoonlijke pincode, of gebruiken de timer in de app.
Filiaalmanager keurt goed
Aan het eind van de week legt de filiaalmanager gepland naast gewerkt en keurt de uren van de winkel goed.
Hoofdkantoor exporteert
Alle filialen komen in één periode samen. Uren, toeslagen en verlof gaan in één export naar de salarisadministratie.
Een rooster voor elk filiaal
In TimeTracking is elk filiaal een locatie met een eigen team en rooster. Filiaalmanagers plannen hun eigen week met dienstsjablonen en terugkerende patronen, gefilterd op hun winkel, terwijl het hoofdkantoor over alle locaties heen kijkt. Beschikbaarheid laat zien wie welke dagen kan, en dat telt als de helft van het team scholier, student of ouder met schooltijden is.
Meldt iemand zich ziek, dan zet de filiaalmanager de dienst open. Collega's, ook uit een filiaal in de buurt als je ze aan de groep toevoegt, zien hem in de app en kunnen reageren. Ruilen tussen medewerkers gaat pas door als de filiaalmanager het goedkeurt.
- Eén rooster per filiaal, overzicht voor het hoofdkantoor
- Beschikbaarheid zichtbaar bij het plannen
- Open diensten en goedgekeurde ruilingen
- Gepubliceerde diensten zichtbaar in de app
Parttimers en wisselende uren
Retail draait op parttimecontracten en mensen van wie de uren elke week anders zijn. Het rooster staat, maar in de praktijk loopt een dienst uit door een levering, of gaat iemand eerder naar huis op een rustige dinsdag. TimeTracking legt vast wat er echt gebeurde en toont gepland versus gewerkt per persoon, filiaal en week.
Nieuwe medewerkers nodig je uit per sms en ze loggen in met een eenmalige code, zodat een weekendkracht klaar is voor de eerste dienst zonder zakelijk mailadres. De apps zijn beschikbaar in 20 talen.
Zondag- en avondtoeslagen volgens regels
Koopavonden, zondagen en feestdagen gaan vaak gepaard met een toeslag, en die met de hand uitrekenen voor honderden parttimers is precies waar fouten ontstaan. De regelengine verdeelt elke dienst over de ORT-banden die je instelt, bijvoorbeeld na 18:00, op zondag of op een feestdag, en legt de uren per band vast. Feestdagen voor Nederland, Duitsland en België zitten er standaard in.
Overuren en toeslagbanden krijgen in de export elk een eigen looncode. De salarisadministratie krijgt uren die al zijn uitgesplitst, en de filiaalmanager hoeft niets te rekenen.
- Banden voor avond, zondag en feestdag
- Feestdagen voor NL, DE en BE
- Overuren tegen instelbare percentages
- Waarschuwingen voor arbeidstijden in het rooster
Filiaalmanagers keuren hun eigen winkel goed
Wie weet of Lisa echt tot sluitingstijd bleef, is de filiaalmanager, niet het hoofdkantoor. In TimeTracking keurt de filiaalmanager de week van het eigen team goed, op het web of op de telefoon. Goedkeuringen worden met naam en tijdstip vastgelegd in de audittrail.
Het hoofdkantoor ziet welke filialen al hebben goedgekeurd en welke nog openstaan, zodat de salarisdeadline niet afhangt van veertig managers nabellen. Herinneringen voor ontbrekende uren gaan automatisch de deur uit.
Een kiosk in het magazijn
Veel retailers willen dat medewerkers op het werk inklokken en niet op hun eigen telefoon. Met een kiosktablet in het magazijn of bij de personeelsingang klokt iedereen in en uit met een persoonlijke 6-cijferige pincode. Elke kiosk kan worden beperkt tot één filiaal, zodat elke klokking op de juiste locatie terechtkomt.
De kiosk maakt geen foto's en gebruikt geen gezichtsherkenning. Na 5 verkeerde pincodes gaat de tablet 15 minuten op slot, wat inklokken voor een collega ontmoedigt.
Gericht op uren, open naar je systemen
TimeTracking is geen kassasysteem, geen personeelsprognose en geen HR-suite. Het regelt roosters, uren, verlof en goedkeuringen en geeft goedgekeurde periodes door. Een export in SD Worx-formaat, configureerbare CSV-, XLSX- en XML-exports en de REST API zijn vandaag live; koppelingen met Loket, Nmbrs en AFAS komen binnenkort.
Met een gratis plan tot 5 gebruikers en €1 per gebruiker per maand op Core gebruiken één winkel en een keten van honderd filialen hetzelfde product tegen dezelfde prijs, zonder add-ons of minimum aantal gebruikers.
Veelgestelde vragen
Kan elk filiaal een eigen rooster hebben?
Ja. Elk filiaal is een locatie met een eigen team en rooster. Filiaalmanagers plannen hun winkel, het hoofdkantoor ziet alle locaties.
Kunnen filiaalmanagers de uren van hun eigen winkel goedkeuren?
Ja. De filiaalmanager keurt de week van het eigen team goed, en die goedkeuring wordt met naam en tijdstip vastgelegd.
Worden zondag- en avondtoeslagen berekend?
Ja. De regelengine verdeelt diensten over de ORT-banden die je instelt, inclusief feestdagen voor NL, DE en BE, en exporteert elke band met een eigen looncode.
Kunnen medewerkers zonder eigen telefoon inklokken?
Ja. Op een kiosktablet in de winkel klokken ze in en uit met een persoonlijke 6-cijferige pincode.
Koppelt TimeTracking met ons kassasysteem?
Nee. TimeTracking heeft geen koppeling met kassasystemen. Goedgekeurde uren gaan via bestanden en de REST API naar andere systemen.
Wat kost het voor een keten met veel filialen?
Gratis tot 5 gebruikers, daarna €1 per gebruiker per maand op Core, inclusief roosters, kiosken, goedkeuringen en salarisexports. Er zijn geen kosten per locatie.
Gerelateerde pagina's
Uitzendbureaus
Plaatsingen, goedkeuring door de klant via magic link, AI-parser, conflictdetectie en salarisexports.
Bouw
Een timer die offline doorloopt, uren per bouwplaats en een kiosk bij de poort.
Logistiek en magazijnen
Geroosterde diensten, bevestigen met één tik, inklokken bij de kiosk en nachtdiensten die kloppen.
Bekijk prijzen
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.
Probeer TimeTracking gratis
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.