Urenbriefjes laten goedkeuren zonder inloggen
Voor het aftekenen van uren zou een opdrachtgever geen extra account, extra wachtwoord en training nodig moeten hebben. TimeTracking stuurt goedkeurders een veilige magic link. Ze openen hem, bekijken de week en keuren goed.
Zo werkt goedkeuring door de klant
Uren worden ingediend
Medewerkers dienen hun periode in. Interne controles gaan eerst, zodat de klant alleen uren ziet die je team al heeft nagekeken.
Er gaat een magic link uit
De contactpersoon bij de klant krijgt een mail met een eenmalige link die verloopt. Er wordt geen account aangemaakt en er is geen wachtwoord nodig.
Bekijken en goedkeuren
De klant ziet per medewerker de dagen, totalen en notities, keurt de week goed of wijst regels af met een opmerking. Naam en tijdstip van goedkeuring worden opgeslagen.
Gemaakt voor uitzendbureaus en dienstverleners
Werken je mensen op de locatie van een ander, dan weet de opdrachtgever of de uren kloppen. Vroeger deden papieren urenbriefjes en ondertekende pdf's dat werk. Een magic link doet hetzelfde in een fractie van de tijd en laat een duidelijk spoor achter.
De goedkeuringsstatus loopt door de hele periode: concept, ingediend, goedgekeurd, geëxporteerd en vergrendeld. Is een periode vergrendeld, dan wordt een wijziging een correctieregel in de volgende periode in plaats van een stille aanpassing.
- Eenmalige links die verlopen
- Naam van de goedkeurder en tijdstip in de audittrail
- Losse regels afwijzen met een opmerking
- Status van concept tot vergrendeld, gedeeld door web, mobiel en API
Verschillen komen boven voordat de klant tekent
Soms heeft de opdrachtgever al een eigen versie van de uren, uit een Excel-export of een mail. TimeTracking vergelijkt die met wat de medewerkers registreerden en markeert de verschillen, zodat kantoor ze kan oplossen voordat het goedkeuringsverzoek de deur uitgaat.
Zo voorkom je het ergste soort discussie: die pas na de salarisrun aan het licht komt.
Ook interne goedkeuring
Niet elk team factureert aan een klant. Leidinggevenden en planners keuren intern goed met dezelfde flow, in plaats van of voorafgaand aan goedkeuring door de klant. Periodes zijn instelbaar per opdrachtgever of plaatsing: per week, per vier weken, per halve maand of per maand.
Wat de klant ziet
De goedkeuringspagina is gemaakt voor een drukke leidinggevende op een telefoon. Per medewerker staan de dagen, begin- en eindtijden, pauzes en totalen, plus eventuele notities van de medewerker. De klant kan alles in één keer goedkeuren of een losse regel afwijzen en aangeven wat er niet klopt.
De link kan per mail of sms worden verstuurd, en er gaat een herinnering uit als een periode vlak voor de deadline nog wacht. Grote opdrachtgevers met veel goedkeurders kunnen ook een optioneel portaal krijgen, zodat elke afdelingsmanager alleen zijn eigen mensen ziet.
- Leesbaar op een telefoon, geen app te installeren
- Alles goedkeuren of losse regels afwijzen
- Verstuurd per mail of sms, met herinneringen
Veelgestelde vragen
Heeft de klant een TimeTracking-account nodig?
Nee. Klanten keuren goed via een veilige magic link die per mail wordt verstuurd en verloopt. Er is niets te installeren en geen wachtwoord om te onthouden.
Wat wordt vastgelegd als een klant goedkeurt?
De naam van de goedkeurder, het tijdstip van goedkeuring en precies de uren die zijn goedgekeurd. Bij afwijzing blijft de opmerking van de klant bewaard.
In welk abonnement zit goedkeuring door de klant?
Goedkeuringen en magic links voor klanten zitten in Core voor € 1 per gebruiker per maand, en in Pro.
Kunnen uren na goedkeuring nog veranderen?
Goedgekeurde uren kunnen voor de export worden heropend. Is een periode geëxporteerd en vergrendeld, dan komen wijzigingen als correctie in de volgende periode, zodat de audittrail intact blijft.
Gerelateerde pagina's
Conflictdetectie
Vergelijkt app-uren met de eigen administratie van de klant en markeert elk verschil.
AI-parser voor urenbriefjes
Leest uren uit Excel, mailtekst en foto's van papieren urenbriefjes. Markeert alles wat onzeker is.
Uitzendbureaus
Plaatsingen, goedkeuring door de klant via magic link, AI-parser, conflictdetectie en salarisexports.
Salarisexports
Goedgekeurde uren in het formaat dat de salarisadministratie verwacht. Vandaag SD Worx-formaat en instelbare CSV/XLSX.
Bekijk prijzen
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.
Probeer TimeTracking gratis
Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.