Zeiterfassung für Einzelhandel und Filialketten
Ein Filialist besteht aus Dutzenden kleiner Teams, jedes mit eigenem Dienstplan, eigener Filialleitung und vielen Teilzeit- und Aushilfskräften, die ein paar Abende und einen Samstag arbeiten. TimeTracking gibt jeder Filiale eine einfache Möglichkeit, Stunden zu stempeln und freizugeben, und der Zentrale einen Zeitraum zum Export, mit bereits berechneten Sonntags- und Abendzuschlägen.
So arbeiten Filialisten mit TimeTracking
Dienstplan pro Filiale
Jede Filialleitung plant die Woche für ihre eigene Filiale mit Schichtvorlagen und berücksichtigt dabei die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
In der Filiale oder in der App einstempeln
Mitarbeiter stempeln an einem Kiosk-Tablet im Lager oder Büro mit ihrer persönlichen PIN ein oder nutzen den Timer in der App.
Filialleitung gibt frei
Am Ende der Woche vergleicht die Filialleitung Soll und Ist und gibt die Stunden der Filiale frei.
Die Zentrale exportiert
Alle Filialen landen in einem Zeitraum. Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten gehen in einem Export an die Lohnabrechnung.
Ein Dienstplan für jede Filiale
In TimeTracking ist jede Filiale ein Standort mit eigenem Team und Dienstplan. Filialleitungen planen ihre Woche mit Schichtvorlagen und wiederkehrenden Mustern, gefiltert auf ihre Filiale, während die Zentrale alle Standorte überblickt. Die Verfügbarkeit zeigt, wer an welchen Tagen kann, und das zählt, wenn die Hälfte des Teams aus Schülern, Studierenden oder Eltern mit Schulzeiten besteht.
Meldet sich jemand krank, stellt die Filialleitung die Schicht als offene Schicht ein. Kolleginnen und Kollegen, auch aus einer Filiale in der Nähe, wenn Sie sie der Gruppe hinzufügen, sehen sie in der App und können sich melden. Ein Schichttausch wird erst wirksam, wenn die Filialleitung zustimmt.
- Ein Dienstplan pro Filiale, Überblick für die Zentrale
- Verfügbarkeit bei der Planung sichtbar
- Offene Schichten und freigegebener Tausch
- Veröffentlichte Schichten in der App sichtbar
Teilzeit, Aushilfen und wechselnde Stunden
Der Einzelhandel lebt von Teilzeitverträgen, Minijobs und Menschen, deren Stunden sich jede Woche ändern. Der Plan steht, aber in der Praxis dauert eine Schicht wegen einer Anlieferung länger, oder jemand geht an einem ruhigen Dienstag früher. TimeTracking erfasst, was wirklich passiert ist, und zeigt Soll und Ist pro Person, Filiale und Woche.
Neue Mitarbeiter laden Sie per SMS ein, und sie melden sich mit einem Einmalcode an. So ist eine Wochenendaushilfe ohne Firmen-E-Mail-Adresse für die erste Schicht bereit. Die Apps gibt es in 20 Sprachen.
Sonntags- und Abendzuschläge nach Regeln
Späte Öffnungszeiten, verkaufsoffene Sonntage und Feiertage bringen oft Zuschläge mit sich, und genau dort entstehen Fehler, wenn sie für Hunderte Teilzeitkräfte von Hand berechnet werden. Die Regel-Engine teilt jede Schicht in die von Ihnen hinterlegten Zuschlagsbänder auf, etwa ab 18:00 Uhr, sonntags oder an Feiertagen, und erfasst die Stunden pro Band. Feiertage für die Niederlande, Deutschland und Belgien sind bereits hinterlegt.
Überstunden und Zuschlagsbänder bekommen im Export jeweils eine eigene Lohnart. Die Lohnabrechnung erhält bereits aufgeteilte Stunden, und die Filialleitung muss nichts nachrechnen.
- Bänder für Abend, Sonntag und Feiertag
- Feiertage für NL, DE und BE
- Überstunden mit einstellbaren Prozentsätzen
- Arbeitszeit-Warnungen im Dienstplan
Die Filialleitung gibt ihre eigene Filiale frei
Ob Lisa wirklich bis Ladenschluss geblieben ist, weiß die Filialleitung, nicht die Zentrale. In TimeTracking gibt die Filialleitung die Woche ihres eigenen Teams frei, im Web oder auf dem Handy. Freigaben werden mit Name und Zeitpunkt im Audit-Trail gespeichert.
Die Zentrale sieht, welche Filialen schon freigegeben haben und welche noch offen sind, sodass der Abrechnungstermin nicht davon abhängt, vierzig Filialleitungen hinterherzutelefonieren. Erinnerungen bei fehlenden Stunden gehen automatisch raus.
Ein Kiosk im Backoffice
Viele Händler möchten, dass Mitarbeiter im Geschäft einstempeln und nicht auf dem privaten Handy. Mit einem Kiosk-Tablet im Lager oder am Personaleingang stempeln alle mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus. Jeder Kiosk lässt sich auf eine Filiale beschränken, sodass jede Buchung am richtigen Standort landet.
Der Kiosk macht keine Fotos und nutzt keine Gesichtserkennung. Nach 5 falschen PINs sperrt sich das Tablet für 15 Minuten, was Stempeln für Kollegen erschwert.
Fokus auf Stunden, offen für Ihre Systeme
TimeTracking ist kein Kassensystem, keine Personalbedarfsprognose und keine HR-Suite. Es regelt Dienstpläne, Stunden, Abwesenheiten und Freigaben und gibt freigegebene Zeiträume weiter. Ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV-, XLSX- und XML-Exporte und die REST-API sind heute live; Anbindungen an Loket, Nmbrs und AFAS folgen demnächst.
Mit einem kostenlosen Tarif bis 5 Nutzer und 1 € pro Nutzer und Monat im Tarif Core nutzen ein einzelnes Geschäft und eine Kette mit hundert Filialen dasselbe Produkt zum selben Preis, ohne Add-ons und ohne Mindestanzahl an Nutzern.
Häufige Fragen
Kann jede Filiale einen eigenen Dienstplan haben?
Ja. Jede Filiale ist ein Standort mit eigenem Team und Dienstplan. Filialleitungen planen ihre Filiale, die Zentrale sieht alle Standorte.
Können Filialleitungen die Stunden ihrer Filiale freigeben?
Ja. Die Filialleitung gibt die Woche ihres Teams frei, und die Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt gespeichert.
Werden Sonntags- und Abendzuschläge berechnet?
Ja. Die Regel-Engine teilt Schichten in die von Ihnen hinterlegten Zuschlagsbänder auf, einschließlich Feiertagen für NL, DE und BE, und exportiert jedes Band mit eigener Lohnart.
Können Mitarbeiter ohne eigenes Handy einstempeln?
Ja. An einem Kiosk-Tablet in der Filiale stempeln sie mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus.
Gibt es eine Anbindung an unser Kassensystem?
Nein. TimeTracking ist nicht mit Kassensystemen verbunden. Freigegebene Stunden gehen über Dateien und die REST-API an andere Systeme.
Was kostet es für eine Kette mit vielen Filialen?
Kostenlos bis 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat im Tarif Core, inklusive Dienstplänen, Kiosken, Freigaben und Lohnexporten. Es gibt keine Gebühren pro Standort.
Verwandte Seiten
Personaldienstleister
Einsätze, Kundenfreigabe per Magic Link, KI-Parser, Konflikterkennung und Lohnexporte.
Bau
Ein Timer, der offline weiterläuft, Stunden pro Baustelle und ein Kiosk am Tor.
Logistik und Lager
Schichten nach Dienstplan, Bestätigung mit einem Tippen, Stempeln am Kiosk und korrekt erfasste Nachtschichten.
Preise ansehen
Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Core ab 1 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive.
TimeTracking kostenlos testen
Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Core ab 1 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive.