Hoppa till innehållet
TimeTracking

Tidrapportering för personal i förskola och fritidshem

Inom barnomsorgen följer schemat barnen: hur många som är bokade, på vilken enhet och vilken tid på dagen. TimeTracking hjälper dig att planera personalens timmar utifrån det, täcka sjukfrånvaro snabbt och få korrekta timmar till lönen. Det registrerar bara personalens timmar, aldrig något om barnen.

Kom igång gratisSe priser
Animerad demo: personalschemat för en förskoleenhet under en dag, en medarbetare sjukanmäler sig tidigt på morgonen, hennes pass erbjuds som öppet pass, en deltidsanställd kollega tar det i appen och dagen är täckt. Dagens schema, Sjukanmälan, Öppet pass, Täckt.

Så använder barnomsorgsorganisationer TimeTracking

  1. Planera per enhet

    Planera pass per enhet och dag, utifrån den bemanning du behöver för de bokade barnen. Återkommande mönster täcker den vanliga veckan för varje deltidsanställd.

  2. Personalen registrerar sina timmar

    Personalen stämplar in på en surfplatta i personalrummet med en personlig PIN-kod, eller bekräftar sitt pass i appen. Raster registreras uttryckligen.

  3. Täck sjukfrånvaro

    När någon sjukanmäler sig blir passet ett öppet pass som kollegor kan ta i appen. Sjukdagen registreras på samma ställe.

  4. Godkänn och exportera

    Enhetscheferna godkänner perioden. Arbetade timmar, ledighet och sjukdagar går till lönen i en export.

Scheman som följer barnen

Hur många i personalen du behöver ändras under dagen: en hektisk lämning, en lugn timme medan de yngsta sover, en topp när skolan slutar. Regler för barngruppernas storlek och personaltäthet beror på åldersgrupp och land, och dina planerare känner dem bäst. TimeTracking räknar inte ut personaltäthet och sparar inga uppgifter om barn. Det ger planerarna ett tydligt schema per enhet, så att de kan lägga rätt personer på rätt timmar och direkt se luckor.

Skiftmallar och återkommande mönster täcker den vanliga veckan, och att kopiera en vecka sparar arbetet med att bygga om schemat när lite ändras. Innan ett schema publiceras får planerarna en varning om det skulle bryta mot de vilotidsregler du ställt in.

  • Scheman per enhet och dag
  • Mallar, återkommande mönster och kopiera vecka
  • Varningar för vilotid före publicering
  • Planerat mot arbetat per enhet

Deltidsanställda och delade dagar

De flesta barnomsorgsteam arbetar deltid, med fasta dagar, delade pass och någon enstaka extra eftermiddag. Varje medarbetare ser sina egna pass i appen, och extra timmar registreras den dag de uppstod. Planerade mot arbetade timmar per person och enhet visar var extratimmar byggs upp före månadens slut.

Fritidshem har sin egen rytm: korta eftermiddagspass under terminen och långa dagar under skollov. Terminsveckor och lovveckor är helt enkelt olika veckor i schemat, var och en med eget mönster.

Vikarier utan telefonkedja

En sjukanmälan kvart i sju är en välbekant morgon inom barnomsorgen. Planeraren markerar frånvaron, passet blir ett öppet pass och kollegor kan ta det i appen. Planeraren ser vem som tackat ja och schemat uppdateras. Kollegor ser öppna pass i appen idag, och pushnotiser kommer snart.

Sjukdagen registreras i samma system, så att den hamnar i perioden och i löneexporten utan en separat lista.

  • Öppna pass som kollegor kan ta
  • Passbyten mellan kollegor
  • Sjukfrånvaro i samma period som arbetade timmar

Ledighet utifrån skolkalendern

Ledighetsansökningar toppar kring skolloven, precis när fritidshemmen behöver fler timmar. Cheferna ser varje ansökan bredvid schemat för de dagarna, så de vet vem mer som är ledig innan de godkänner. Godkänd ledighet blockerar schemat och uppdaterar saldona direkt.

Helgdagar läggs in per land, och du definierar egna ledighetstyper, till exempel semester, särskild ledighet eller obetald ledighet.

Bara personal, aldrig barn

TimeTracking är ett tidrapporteringsverktyg för din personal. Det innehåller inga uppgifter om barn eller vårdnadshavare, inga närvarolistor och inga observationer. Det håller det åtskilt från ditt administrationssystem för barnomsorg och gör det enkelt att förklara för personal, vårdnadshavare och personalrepresentanter.

Appen spårar inte plats och tar inga skärmdumpar. Data hostas i EU, i Irland.

Lön och kostnader per enhet

Godkända perioder exporteras med arbetade timmar, tillägg för obekväm arbetstid, ledighet och sjukdagar kopplade till dina lönekoder. Live idag: en export i SD Worx-format, konfigurerbar export till CSV och XLSX och REST-API:t. Kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS kommer snart.

Priset gäller per aktiv användare: gratis för upp till 5 användare, därefter €1 per användare och månad i Core, som inkluderar scheman, ledighet och löneexporter. Vikarier som bara hoppar in då och då kan inaktiveras när de inte behövs.

Vanliga frågor

Registrerar TimeTracking barn eller närvaro?

Nej. TimeTracking registrerar bara personalens timmar, ledighet och utlägg. Det innehåller inga uppgifter om barn eller vårdnadshavare.

Kan TimeTracking räkna ut personaltäthet?

Nej. Personaltätheten beror på era bokningar och lokala regler, som finns i ert administrationssystem för barnomsorg. TimeTracking ger er personalschemat per enhet att planera utifrån.

Hur ordnar vi vikarier när någon är sjuk?

Markera frånvaron och erbjud passet som öppet pass. Kollegor tar det i appen, schemat uppdateras och sjukdagen registreras i samma period.

Kan personalen stämpla in utan egen telefon?

Ja. En surfplattekiosk i personalrummet låter personalen stämpla in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod.

Ingår ledighet och sjukfrånvaro?

Ja. Ledighetsansökningar, saldon, sjukfrånvaro och helgdagar ingår i Core för €1 per användare och månad.

Vad kostar det för en liten förskola?

Gratis för upp till 5 användare. Därutöver kostar Core €1 per användare och månad, utan tillägg och utan minsta antal användare.

Relaterade sidor

Prova TimeTracking gratis

Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.

Kom igång gratisSe priser